Mit Automatisierungen erledigt Club Planner wiederkehrende Aufgaben selbstständig: Bankdateien erzeugen, CodaBox-Coda-Dateien verarbeiten, unbezahlte Rechnungen nachverfolgen und automatische E-Mails versenden, etwa eine Geburtstagsmail oder einen Hinweis, dass eine Mitgliedschaft bald ausläuft. Diese Anleitung zeigt, wo Sie sie finden, wie Sie sie lesen und wie Sie selbst eine anlegen.
Wo finden Sie die Automatisierungen?
Schritte
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie in der linken Spalte auf Automatisierungen.
- Wählen Sie Automatisierungen.
Sie sehen drei Registerkarten: Zahlung, Datenbank und Favoriten.
Zahlungsautomatisierungen
Hier liegt alles, was mit Geld zu tun hat: Bankdateien erzeugen, CodaBox-Coda-Dateien verarbeiten und unbezahlte Rechnungen nachverfolgen.
Schritte
- Öffnen Sie die Registerkarte Zahlung.
- Prüfen Sie in der Liste je Automatisierung den Titel und die letzte Ausführung. Dieses Datum zeigt sofort, ob die Automatisierung tatsächlich läuft.
- Klicken Sie auf eine bestehende Automatisierung, um sie zu öffnen, oder unten auf Neue Zahlungsautomatisierung hinzufügen.
- Legen Sie je Automatisierung fest, wann sie läuft, für welche Clubs sie gilt und welche Benachrichtigungen Sie erhalten.
💡 Tipp: Prüfen Sie die Spalte Letzte Ausführung monatlich. Ein altes Datum bei Ihrer Lastschriftautomatisierung bedeutet meist, dass Einzüge liegen geblieben sind.
Datenbankautomatisierungen
Datenbankautomatisierungen versenden automatische E-Mails und führen wiederkehrende Aufgaben auf Ihrem Mitgliederbestand aus. Häufige Beispiele:
- eine Geburtstagsmail an das Mitglied;
- eine „Wir vermissen dich"-Mail an schlafende Mitglieder;
- ein Hinweis, dass eine Mitgliedschaft in 14 Tagen ausläuft;
- eine Meldung, dass nur noch 3 Einheiten auf der Karte sind;
- eine Erinnerung an einen offenen CodaBox-Betrag.
Schritte
- Öffnen Sie die Registerkarte Datenbank.
- Prüfen Sie je Automatisierung die Beschreibung, ob sie aktiv ist und wann sie zuletzt lief.
- Klicken Sie auf eine Automatisierung, um sie zu öffnen, oder auf Neue Datenbankautomatisierung hinzufügen.
- Wählen Sie die Wochentage, an denen die Aufgabe laufen darf, und bei Bedarf einen Gültigkeitszeitraum.
- Speichern Sie.
⚠️ Wichtig: Eine Automatisierung läuft nur an den gewählten Wochentagen und innerhalb des eingestellten Gültigkeitszeitraums. Inaktive Aufgaben und Aufgaben außerhalb ihres Gültigkeitsbereichs werden übersprungen — ohne Fehlermeldung. Das ist der häufigste Grund, warum eine erwartete E-Mail nie verschickt wurde.
Favoriten
Unter Favoriten heften Sie die Automatisierungen an, die Sie am häufigsten brauchen, damit Sie sie nicht jedes Mal suchen müssen.
Ergebnis
Sie wissen, welche Aufgaben Ihr Club automatisch ausführt, wann sie laufen und wo Sie sie ändern. Eine Automatisierung, die nicht funktioniert, erkennen Sie nun sofort an der Spalte Letzte Ausführung oder an einem inaktiven Status.
Die von diesen Automatisierungen versendeten E-Mails verwalten Sie unter E-Mail-Vorlagen verwalten. Zum manuellen Einzug von Lastschriften siehe Wie kann ich meine Lastschriften manuell einziehen und an die Bank senden? und zu Fehlercodes SEPA-Fehlercodes.