E-Mail-Vorlagen sind die Grundlage jeder automatischen E-Mail, die Ihr Club versendet: die Willkommensmail, die Reservierungsbestätigung, die Erinnerung, die Rechnung, die Stornierungsmail und alle weiteren. Diese Anleitung zeigt, wo Sie sie finden, wie Sie sie ordnen und wo sie tatsächlich eingesetzt werden.
Wo finden Sie Ihre E-Mail-Vorlagen?
Schritte
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie in der linken Spalte auf Automatisierungen.
- Wählen Sie E-Mail-Vorlagen.
💡 Tipp: Das ist die häufigste Frage rund um E-Mails in Club Planner. Die Vorlagen liegen nicht unter „Kommunikation", sondern unter Automatisierungen, weil sie in erster Linie von automatischen Prozessen genutzt werden.
Wofür werden Vorlagen verwendet?
Eine Vorlage wird automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt im Verlauf Ihres Mitglieds versendet. Die wichtigsten Momente sind:
- Willkommensmail — nachdem sich ein Mitglied registriert;
- Reservierungsbestätigung — nachdem ein Mitglied eine Aktivität bucht;
- Stornierungsmail — nachdem ein Mitglied storniert;
- Wartelisten-Mail — wenn ein Platz frei wird;
- Kaufbestätigung — nach einem Kauf im Webshop;
- Erinnerung — bei einem offenen Betrag oder einem Online-Zahlungslink;
- Rechnungsmail — beim Versand einer Rechnung;
- Ablaufhinweis — wenn eine Mitgliedschaft demnächst endet.
Eine Vorlage kann Tags enthalten, die Club Planner beim Versand einsetzt, etwa den Namen des Mitglieds, die Mitgliedschaft oder das Datum. So müssen Sie persönliche Daten nie von Hand eintragen.
Vorlagen in Ordnern organisieren
Schritte
- Öffnen Sie die Übersicht E-Mail-Vorlagen.
- Ziehen Sie eine Vorlage in einen Ordner, um sie nach Einsatzzweck zu ordnen, zum Beispiel Finanzen, Retention, Newsletter oder Allgemein.
💡 Tipp: Legen Sie je einen Ordner Aktiv und Alt an. In den meisten Clubs sammeln sich Dutzende Vorlagen, von denen nur eine Handvoll wirklich genutzt wird. Ohne Ordnerstruktur bearbeitet früher oder später jemand die falsche.
Wo wird eine Vorlage mit einer Aktion verknüpft?
Eine Vorlage bewirkt für sich genommen nichts. Sie verknüpfen sie mit der Stelle, von der aus sie versendet werden soll:
- Stornierungsmail — Einstellungen → Planner → Policy, unter E-Mail senden, wenn der Nutzer storniert;
- Automatische E-Mails wie Geburtstag, „Wir vermissen dich" oder Ablauf — Einstellungen → Automatisierungen → Automatisierungen → Datenbank;
- Registrierungs- und Willkommensmail — am Registrierungsformular unter Einstellungen → Mitglieder → Formulare;
- Webshop-Bestätigungen — in der betreffenden Webshop-Einstellung.
⚠️ Wichtig: Bearbeiten Sie eine Vorlage, die mit mehreren Aktionen verknüpft ist, ändert sich der Text überall gleichzeitig. Um einen einzelnen Moment anzupassen, erstellen Sie zuerst eine Kopie und verknüpfen diese.
Ergebnis
Sie wissen, wo Ihre Vorlagen liegen, wofür sie dienen und wo sie verknüpft werden. Sie können nun gezielt die richtige E-Mail bearbeiten, ohne versehentlich einen anderen Versand zu verändern.
Siehe auch Neue E-Mail erstellen und bestehende E-Mails bearbeiten, Wie wandle ich eine E-Mail-Vorlage von HTML in Text um?, Wie füge ich ein Foto zu einer E-Mail hinzu? und Automatisierungen einrichten.