Les automatisations permettent à Club Planner d'exécuter seul des tâches récurrentes : générer des fichiers bancaires, traiter les fichiers coda CodaBox, suivre les factures impayées et envoyer des e-mails automatiques comme un message d'anniversaire ou un avertissement d'expiration prochaine d'un abonnement. Ce guide vous montre où les trouver, comment les lire et comment en ajouter une.
Où trouver les automatisations ?
Étapes
- Allez dans Paramètres.
- Cliquez sur Automatisations dans la colonne de gauche.
- Choisissez Automatisations.
Vous voyez trois onglets : Paiement, Base de données et Favoris.
Automatisations de paiement
C'est ici que se trouve tout ce qui touche à l'argent : génération des fichiers bancaires, traitement des fichiers coda CodaBox et suivi des factures impayées.
Étapes
- Ouvrez l'onglet Paiement.
- Consultez pour chaque automatisation le titre et la dernière exécution. Cette date vous indique d'un coup d'œil si l'automatisation tourne réellement.
- Cliquez sur une automatisation existante pour l'ouvrir, ou sur Ajouter une nouvelle automatisation de paiement en bas.
- Définissez pour chaque automatisation quand elle s'exécute, sur quels clubs elle s'applique et quelles notifications vous recevez.
💡 Conseil : vérifiez la colonne Dernière exécution chaque mois. Une date ancienne à côté de votre automatisation de domiciliation signifie généralement que des prélèvements n'ont pas été effectués.
Automatisations de base de données
Les automatisations de base de données envoient des e-mails automatiques et exécutent des tâches récurrentes sur votre fichier membres. Exemples courants :
- un e-mail d'anniversaire au membre ;
- un e-mail « tu nous manques » aux membres dormants ;
- un avertissement d'expiration d'abonnement dans 14 jours ;
- un message indiquant qu'il ne reste que 3 séances sur la carte ;
- un rappel concernant un montant CodaBox impayé.
Étapes
- Ouvrez l'onglet Base de données.
- Consultez la description de chaque automatisation, son statut actif et sa dernière exécution.
- Cliquez sur une automatisation pour l'ouvrir, ou sur Ajouter une nouvelle automatisation de base de données.
- Sélectionnez les jours de la semaine où la tâche peut s'exécuter et, si nécessaire, une période de validité.
- Enregistrez.
⚠️ Important : une automatisation ne s'exécute que les jours sélectionnés et pendant la période de validité définie. Les tâches inactives ou hors période de validité sont ignorées, sans message d'erreur. C'est la raison la plus fréquente pour laquelle un e-mail attendu n'est jamais parti.
Favoris
Sous Favoris, vous épinglez les automatisations dont vous avez le plus souvent besoin, pour ne pas devoir les rechercher à chaque fois.
Résultat
Vous savez quelles tâches votre club exécute automatiquement, quand elles tournent et où les modifier. Une automatisation qui ne fonctionne pas se repère désormais immédiatement à la colonne Dernière exécution ou à un statut inactif.
Les e-mails envoyés par ces automatisations se gèrent dans Gérer les modèles d'e-mail. Pour prélever manuellement les domiciliations, voir Comment configurer manuellement mes prélèvements automatiques et les transmettre à ma banque ? et pour les codes d'erreur Codes erreur - SEPA.