In dieser Anleitung erfahren Sie, wo Sie die allgemeinen Regeln für Buchung und Stornierung festlegen: wer buchen darf, wie viele Reservierungen ein Mitglied gleichzeitig haben darf und was passiert, wenn ein Mitglied storniert. Diese Regeln gelten für Ihren gesamten Club. Benötigt ein Kalender abweichende Regeln, stellen Sie diese direkt am Kalender ein.
Wo finden Sie diese Einstellungen?
Schritte
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie in der linken Spalte auf Planner.
- Öffnen Sie die Registerkarte Policy.
Sie sehen zwei Blöcke: Reservierungsrichtlinie und Stornierungsrichtlinie.
Reservierungsrichtlinie: Wer darf buchen?
Die Reservierungsrichtlinie legt fest, wie streng Club Planner prüft, bevor ein Mitglied buchen kann. Wählen Sie eine von vier Stufen:
- Frei — das Mitglied kann ohne Mitgliedschaft buchen.
- Locker — das Mitglied kann buchen, sobald es eine Mitgliedschaft hat, bezahlt oder nicht.
- Moderat — das Mitglied kann buchen, wenn die konkrete Mitgliedschaft, die Zugang zu dieser Aktivität gewährt, vollständig bezahlt ist.
- Streng — das Mitglied kann buchen, wenn alle Mitgliedschaften auf seinem Konto vollständig bezahlt sind, ohne offenen Restbetrag.
💡 Tipp: Beginnen Sie mit Locker, wenn Sie neu starten. Wechseln Sie erst zu Moderat oder Streng, wenn Ihre Nachverfolgung offener Beträge zuverlässig läuft — sonst stehen Mitglieder unerwartet vor verschlossener Tür.
Die übrigen Reservierungsregeln
Kulanzzeitraum
- Tragen Sie unter Kulanzzeitraum eine Anzahl Tage ein. Innerhalb dieses Zeitraums darf ein Mitglied mit offenem Restbetrag trotzdem buchen. Mit 0 gilt Ihre gewählte Richtlinie sofort.
Maximale Anzahl gleichzeitiger Reservierungen
- Legen Sie fest, wie viele Reservierungen ein Mitglied gleichzeitig halten darf, über alle Kalender hinweg. So bucht ein einzelnes Mitglied nicht eine ganze Woche aus.
Gesperrte Mitglieder
- Aktivieren Sie Gesperrten Mitgliedern das Buchen erlauben, wenn eine Sperre das Buchen nicht verhindern soll. Lassen Sie es deaktiviert, wenn Sie mit dem Punktesystem arbeiten.
Mehrere Aktivitäten zur selben Stunde
- Aktivieren oder deaktivieren Sie Mitgliedern erlauben, mehrere Aktivitäten zur selben Stunde zu buchen. Deaktiviert bedeutet eine Aktivität pro Zeitfenster und Mitglied — die Einstellung, die die meisten Clubs suchen, wenn Mitglieder doppelt buchen.
Stornierungsrichtlinie
Schritte
- Scrollen Sie in derselben Registerkarte zu Stornierungsrichtlinie.
- Wählen Sie unter E-Mail senden, wenn der Nutzer storniert die E-Mail-Vorlage, die das Mitglied nach der Stornierung erhält.
- Schalten Sie SMS senden ein, wenn ein Mitglied, das automatisch von der Warteliste auf die Reservierungsliste rückt, zusätzlich zur E-Mail eine SMS erhalten soll.
⚠️ Wichtig: Die Stornofrist — wie lange vor Beginn ein Mitglied noch stornieren darf — wird nicht hier, sondern am Kalender selbst eingestellt. Jeder Kalender hat eigene Einstellungen für Buchung, Zahlung, Stornierung und Sichtbarkeit. Gehen Sie dazu zu Einstellungen → Planner → Kalender und öffnen Sie den betreffenden Kalender.
Ergebnis
Ihre clubweiten Buchungs- und Stornierungsregeln stehen. Mitglieder, die die Bedingungen nicht erfüllen, erhalten beim Buchen sofort die passende Meldung, und wer storniert, bekommt automatisch die von Ihnen gewählte Bestätigung.
Zu den Regeln pro Kalender siehe Übersicht der Kalender- und Reservierungseinstellungen. Für ein Wochenmaximum pro Mitgliedschaft siehe Wie lege ich eine maximale Anzahl Reservierungen pro Woche für eine Mitgliedschaft fest?. Zum Punktesystem: Wie sanktioniere ich Mitglieder?