Mit der Kalenderverknüpfung sehen Sie Ihren Club Planner-Kalender direkt in Outlook, Google Kalender oder Apple Kalender, neben Ihren eigenen Terminen. Sie erstellen einmalig einen persönlichen Link; Ihre Kalender-App ruft ihn danach selbst ab und hält ihn aktuell. Der Link liest nur: Ein Termin, den Sie in Outlook hinzufügen, kommt nicht nach Club Planner zurück.
Ihren Link erstellen
- Gehen Sie zu Einstellungen und klicken Sie im linken Menü auf Planung. Das Menü klappt auf.
- Wählen Sie Kalenderverknüpfung.
- Klicken Sie auf Link erstellen. Ihr persönlicher Link erscheint sofort auf dem Bildschirm.
- Klicken Sie auf das Kopiersymbol rechts neben dem Link, um ihn in die Zwischenablage zu kopieren.
Wichtig: Wer diesen Link hat, kann Ihren Kalender lesen. Behandeln Sie ihn wie ein Passwort und teilen Sie ihn nicht. Etwas schiefgelaufen? Erstellen Sie einfach einen neuen Link: Der alte funktioniert dann nicht mehr.
Auswählen, was in Ihren Kalender kommt
Unter Was in den Kalender kommt schalten Sie jede Art von Eintrag ein oder aus. Jeder Schalter speichert sich selbst, Sie müssen nichts zusätzlich sichern.
- Kurse und Termine — alles im Planer, wofür Sie Trainer sind.
- Lead-Termine — Ihre geplanten Verkaufsschritte und Termine im Lead-Kalender. Dieser Schalter erscheint nur, wenn das Lead-Modul aktiv ist.
- Dienstplan — Ihre Schichten. Sie kommen als Blöcke an, die Ihren Kalender nicht als belegt markieren.
- Abwesenheiten — Ihr Urlaub und Ihre Krankheitstage, als ganztägige Einträge.
Ganzen Kalendern folgen
Möchten Sie mehr als Ihre eigene Arbeit sehen, zum Beispiel den gesamten Kursplan? Haken Sie dann unter Ganze Kalender folgen die Kalender an, denen Sie folgen wollen. Alles auf einem solchen Kalender landet in Ihrem Kalender, wer den Kurs auch gibt.
Diese Einträge verhalten sich bewusst anders als Ihre eigene Arbeit:
- Der Trainer steht im Titel, so sehen Sie auf einen Blick, wessen Kurs es ist.
- Sie sind als frei und nicht als belegt markiert, damit die Arbeit einer Kollegin oder eines Kollegen Ihren Kalender nicht blockiert.
- Private Einträge bleiben verborgen, genau wie im Planer.
- Geben Sie selbst einen Kurs auf einem solchen Kalender, kommt er nur einmal an, auf Ihre eigene Weise.
Einen Link für eine Kollegin oder einen Kollegen erstellen
Wenn Sie das Recht haben, Mitarbeiter zu bearbeiten, erscheint oben die Auswahlliste Wessen Kalender. Wählen Sie dort eine Person aus dem Team: Alles Weitere auf der Seite gehört ab dann zu dieser Person. Sie erstellen deren Link, wählen den Inhalt und kopieren den Link für sie. So muss sich diese Person nie bei Club Planner anmelden, um ihren Kalender in Outlook zu bekommen.
Jede Person im Team hat genau einen eigenen Link mit eigenem Inhalt. Brauchen Sie Links für mehrere Kolleginnen und Kollegen, erstellen Sie diese nacheinander über die Auswahlliste.
In Ihrer Kalender-App abonnieren
Fügen Sie den kopierten Link in die Kalender-App ein, die Sie verwenden. Achten Sie darauf, jeweils die Option zum Abonnieren eines Kalenders über eine Internetadresse zu wählen, nicht die Option zum Importieren einer Datei. Nur so aktualisiert sich Ihr Kalender weiterhin automatisch.
- Outlook — outlook.office.com > Kalender > Kalender hinzufügen > Aus dem Internet abonnieren > Link einfügen.
- Google Kalender — Google Kalender > Weitere Kalender > Per URL > Link einfügen.
- Apple Kalender — Kalender > Ablage > Neues Kalenderabonnement > Link einfügen.
Wie schnell folgt eine Änderung?
Ihre Kalender-App entscheidet selbst, wie oft sie den Link abruft. In Outlook sind das meist einige Male pro Tag, nicht sofort. Verschieben Sie also einen Kurs in Club Planner, erscheint er nicht unmittelbar in Outlook, sondern beim nächsten Abruf. So funktionieren Kalenderabonnements dieser Art; in Club Planner lässt sich das nicht einstellen.
Standardmäßig enthält der Link einen Monat rückwärts und sechs Monate vorwärts. Ältere oder weiter entfernte Termine sind bewusst nicht enthalten, das hält die Verknüpfung schnell.
Unter Ihrem Link zeigt die Seite, wann er zuletzt abgerufen wurde. Steht dort Noch nicht abgerufen, obwohl Sie bereits abonniert haben, war Ihre Kalender-App noch nicht da.
Einen Link widerrufen
Wurde ein Link versehentlich geteilt oder wollen Sie ihn einfach nicht mehr? Klicken Sie auf Link widerrufen. Der Link funktioniert dann nicht mehr und alle, die ihn abonniert hatten, verlieren den Kalender. Mit Neuer Link erstellen Sie einen frischen Link; auch dann endet der alte sofort. Ihre Auswahl, was mitgeschickt wird, bleibt in beiden Fällen erhalten.
Gut zu wissen
- Die Verknüpfung funktioniert in eine Richtung. Ihr Club Planner-Kalender erscheint in Outlook, aber was Sie in Outlook anlegen oder ändern, gelangt nie nach Club Planner.
- Jede Person im Team hat einen eigenen Link. Für den eigenen Link brauchen Sie kein besonderes Recht; nur für den Kalender einer Kollegin oder eines Kollegen ist das Recht zum Bearbeiten von Mitarbeitern nötig.
- Stornieren Sie einen Kurs in Club Planner, verschwindet er beim nächsten Abruf von selbst aus Ihrer Kalender-App.