Met een Series plan je een cursus die over meerdere sessies loopt (opeenvolgende dagen of een wekelijks blok), waarbij een lid één keer boekt en automatisch wordt ingeschreven voor elke sessie. Denk aan een bootcamp van 5 dagen, een beginnerscursus op zes opeenvolgende maandagen, een workshopblok of een kinderkamp tijdens de vakantie.
Series versus een gewone Class
Elke activiteit heeft nu een Type: Class (de standaard) of Series.
| Class | Series | |
|---|---|---|
| Sessies | Eén enkele sessie | Meerdere gekoppelde sessies |
| Boeking | Lid boekt die ene sessie | Lid boekt de eerste sessie en wordt ingeschreven voor allemaal |
| Publieke boekingstool | De sessie wordt getoond | Alleen de eerste sessie wordt getoond; de rest is verborgen |
| Prijs | Prijs van de sessie | Eén prijs (die van de eerste sessie), één keer aangerekend |
| Check-in (QR) | Eén QR voor de sessie | Eén QR voor de hele reeks |
Bestaande Classes worden op geen enkele manier beïnvloed; Series is een extra type dat je inschakelt waar je het nodig hebt.
Hoe het werkt
Voor de club (backoffice)
Je duidt een activiteit aan als Series en plant de eerste sessie. Het systeem genereert dan alle andere sessies voor je, met dezelfde start- en eindtijd, dezelfde capaciteit en dezelfde lesgever. Elke sessie is zichtbaar in de planner en elk ingeschreven lid wordt geregistreerd voor elke sessie.
Voor het lid (boekingstool en app)
In de publieke boekingstool, op het web en in de app, wordt alleen de eerste sessie van de reeks getoond. Wanneer het lid deze boekt, schrijft het systeem hem of haar automatisch in voor alle onderliggende sessies. In Mijn Reservaties ziet het lid elke sessie als een aparte kaart (bijvoorbeeld vijf kaarten voor een reeks van vijf sessies), zodat altijd duidelijk is voor welke data hij of zij is ingeschreven.
Check-in met één QR-code
Een Series heeft één QR-code die de hele reeks dekt. Die kan één keer per dag gescand worden: elke scan registreert een check-in voor de sessie van die dag. Het systeem kent de datum en markeert de juiste sessie als aanwezig. Scannen op een dag zonder sessie in de reeks geeft een foutmelding.
Hoe je een Series instelt
- Schakel het type Series in. Ga naar Instellingen > Planner > Algemeen en zet de optie Activiteitstype aan zodat Series beschikbaar wordt (activiteiten staan standaard op Class).
- Plan de eerste sessie. Maak in de plannerkalender een nieuwe activiteit aan en stel het type in op Series. Vul de datum, start- en eindtijd, capaciteit en lesgever in, net zoals je dat voor een gewone les zou doen.
- Kies de dagen van de reeks. Wanneer je opslaat, verschijnt er een pop-up met de vraag: "Op welke dagen wil je deze reeks plannen?" Selecteer de weekdagen (bijvoorbeeld ma, wo, vr) of stel een wekelijks blok in (bijvoorbeeld elke maandag gedurende zes weken). Het systeem maakt identieke sessies voor elke geselecteerde dag, met dezelfde tijd, capaciteit en lesgever.
- Laat de zichtbaarheid zichzelf regelen. De eerste sessie blijft openbaar; elke volgende sessie wordt automatisch op privé gezet en blijft buiten de publieke boekingstool. In de backoffice blijven ze allemaal zichtbaar.
- Beheer alles vanaf het tabblad Series. Open de geplande activiteit in de kalender en ga naar het tabblad Series. Daar zie je elke gekoppelde sessie met de datum, status, het aantal deelnemers en de indicator openbaar/privé. Je kan meerdere reeksen vanuit hetzelfde activiteitstype laten lopen, bijvoorbeeld Series 1 van 18 tot 27 juni en Series 2 van 28 juni tot 5 juli, elk met een eigen gekoppelde set sessies.
Belangrijke instelling: de reservatielimiet. De kalendergroepsinstelling "Hoeveel reservaties mogen leden tegelijk hebben?" telt elke sessie van een reeks als een reservatie. Als die op 1 staat, botst een lid dat een reeks met meerdere sessies boekt al bij de allereerste boeking op een foutmelding "maximum aantal reservaties bereikt". Stel deze limiet hoog genoeg in om het aantal sessies van je langste reeks te dekken, of schakel hem uit. Dit is een normale, verwachte configuratie.
Een reeks bewerken (wijzigingen blijven gesynchroniseerd)
- Capaciteit: de capaciteit aanpassen geldt in één keer voor alle sessies van de reeks.
- Lesgever: je kan waar nodig een andere lesgever per sessie toewijzen.
- Tijden: start- en eindtijden liggen vast wanneer de reeks wordt gegenereerd. Zodra een reeks geboekt is, kan het personeel de uren indien nodig nog aanpassen.
- De eerste sessie: wijzigingen aan de eerste sessie worden over de hele reeks gesynchroniseerd.
Annuleren of verwijderen
Door het personeel
Wanneer je een enkele sessie van een reeks verwijdert, verschijnt er een pop-up met de vraag of je alleen die dag wilt annuleren of de hele reeks wilt annuleren. "Alleen deze dag" verwijdert die ene sessie; "hele reeks" verwijdert alle gekoppelde sessies.
Door het lid
Een lid kan zelf alleen de hele reeks annuleren. Het krijgt een waarschuwing dat annuleren de volledige reeks verwijdert en dat het de club moet contacteren voor een gedeeltelijke annulering. Gedeeltelijk zelf annuleren is bewust niet beschikbaar.
Prijzen en facturatie
- De reeksprijs is gelijk aan de prijs van de eerste sessie; er is geen prijs per dag.
- De volledige reeks wordt één keer aangerekend, bij de inschrijving.
- Het annulatiebeleid volgt de logica van de reeks.
Waarom Series gebruiken: de voordelen
- Plan een hele cursus in één actie in plaats van elke sessie handmatig aan te maken.
- Leden boeken één keer en worden ingeschreven voor elke sessie, met minder administratie en minder afhakers tussen de sessies.
- Een overzichtelijke boekingstool: alleen de eerste sessie wordt publiek getoond, geen muur van herhaalde sessies.
- Volledige controle in de backoffice: elke sessie blijft zichtbaar en beheerbaar in de planner en op het tabblad Series.
- Consistentie: dezelfde capaciteit en lesgever over alle sessies, met wijzigingen die synchroniseren.
- Eén prijs, één factuur voor de hele cursus.
- Eén QR-code voor de hele reeks maakt de dagelijkse check-in eenvoudig.
- Perfect voor cursusblokken: meerdaagse bootcamps, wekelijkse beginnerscursussen, workshopreeksen en vakantiekampen.
Goed om te weten
- Leden kunnen een reeks niet zelf gedeeltelijk annuleren, alleen de volledige reeks. Voor een gedeeltelijke annulering contacteren ze de club.
- Sessies worden gegenereerd met dezelfde start- en eindtijd; het personeel kan de uren achteraf aanpassen als een sessie moet verschuiven.
- Er is geen aparte prijs per individuele sessie.
Vragen over Series? Ons supportteam helpt je graag verder via de gebruikelijke kanalen.