Une Series vous permet de planifier un cours qui se déroule sur plusieurs sessions (des jours consécutifs ou un bloc hebdomadaire), où un membre réserve une seule fois et est automatiquement inscrit à chaque session. Pensez à un bootcamp de 5 jours, à un cours pour débutants sur six lundis consécutifs, à un bloc d'ateliers ou à un stage de vacances pour enfants.
Series par rapport à une Class normale
Chaque activité possède désormais un Type : Class (par défaut) ou Series.
| Class | Series | |
|---|---|---|
| Sessions | Une seule session | Plusieurs sessions liées |
| Réservation | Le membre réserve cette unique session | Le membre réserve la première session et est inscrit à toutes les sessions |
| Outil de réservation public | La session est affichée | Seule la première session est affichée ; les autres sont masquées |
| Prix | Prix de la session | Un seul prix (celui de la première session), facturé une seule fois |
| Enregistrement (QR) | Un QR pour la session | Un QR pour toute la series |
Les Classes existantes ne sont en aucune manière affectées ; Series est un type supplémentaire que vous activez là où vous en avez besoin.
Comment cela fonctionne
Pour le club (backoffice)
Vous marquez une activité comme Series et vous planifiez la première session. Le système génère alors toutes les autres sessions pour vous, avec les mêmes heures de début et de fin, la même capacité et le même instructeur. Chaque session est visible dans le planner, et chaque membre inscrit est enregistré pour toutes les sessions.
Pour le membre (outil de réservation et application)
Dans l'outil de réservation public, sur le web et dans l'application, seule la première session de la series est affichée. Lorsque le membre la réserve, le système l'inscrit automatiquement à toutes les sessions sous-jacentes. Dans Mes Réservations, le membre voit chaque session sous forme de carte distincte (par exemple, cinq cartes pour une series de cinq sessions), de sorte qu'il sait toujours clairement à quelles dates il est inscrit.
Enregistrement avec un seul code QR
Une Series possède un seul code QR qui couvre toute la series. Il peut être scanné une fois par jour : chaque scan enregistre un enregistrement pour la session de ce jour-là. Le système connaît la date et marque la session correcte comme présent. Scanner un jour qui ne comporte aucune session dans la series renvoie une erreur.
Comment configurer une Series
- Activez le type Series. Rendez-vous dans Paramètres > Planner > Général et activez l'option Type d'activité afin que Series devienne disponible (les activités sont par défaut de type Class).
- Planifiez la première session. Dans le calendrier du planner, créez une nouvelle activité et définissez son type sur Series. Saisissez la date, les heures de début et de fin, la capacité et l'instructeur exactement comme vous le feriez pour un cours normal.
- Choisissez les jours de la series. Lorsque vous enregistrez, une fenêtre contextuelle vous demande : « Quels jours souhaitez-vous planifier pour cette series ? » Sélectionnez les jours de la semaine (par exemple lun, mer, ven), ou configurez un bloc hebdomadaire (par exemple chaque lundi pendant six semaines). Le système crée des sessions identiques pour chaque jour sélectionné, avec la même heure, la même capacité et le même instructeur.
- Laissez la visibilité se régler d'elle-même. La première session reste publique ; chaque session suivante est définie comme privée automatiquement et reste en dehors de l'outil de réservation public. Le backoffice continue de les afficher toutes.
- Gérez-la depuis l'onglet Series. Ouvrez l'activité planifiée dans le calendrier et rendez-vous sur son onglet Series. Vous y voyez chaque session liée avec sa date, son statut, son nombre de participants et son indicateur public/privé. Vous pouvez exécuter plusieurs series à partir du même type d'activité, par exemple Series 1 du 18 au 27 juin et Series 2 du 28 juin au 5 juillet, chacune avec son propre ensemble de sessions liées.
Paramètre important : la limite de réservations. Le paramètre de groupe de calendrier « Combien de réservations les membres peuvent-ils avoir en même temps ? » compte chaque session d'une series comme une réservation. S'il est défini sur 1, un membre qui réserve une series à sessions multiples rencontrera une erreur « nombre maximum de réservations atteint » dès sa toute première réservation. Définissez cette limite suffisamment haut pour couvrir le nombre de sessions de votre series la plus longue, ou désactivez-la. Il s'agit d'une configuration normale et attendue.
Modifier une series (les changements restent synchronisés)
- Capacité : modifier la capacité s'applique à toutes les sessions de la series en une seule fois.
- Instructeur : vous pouvez attribuer un instructeur différent par session si nécessaire.
- Horaires : les heures de début et de fin sont fixées lors de la génération de la series. Une fois qu'une series est réservée, le personnel peut encore ajuster les horaires si nécessaire.
- La première session : les modifications apportées à la première session se synchronisent sur l'ensemble de la series.
Annuler ou supprimer
Par le personnel
Lorsque vous supprimez une seule session d'une series, une fenêtre contextuelle vous demande si vous souhaitez annuler uniquement ce jour ou annuler toute la series. « Uniquement ce jour » supprime cette seule session ; « toute la series » supprime toutes les sessions liées.
Par le membre
Un membre ne peut annuler lui-même que la series entière. Il voit un avertissement indiquant que l'annulation supprime toute la series et qu'il doit contacter le club pour une annulation partielle. L'annulation partielle en libre-service n'est intentionnellement pas disponible.
Tarification et facturation
- Le prix de la series est égal au prix de la première session ; il n'y a pas de tarification par jour.
- La series complète est facturée une seule fois, lors de l'inscription.
- La politique d'annulation suit la logique de la series.
Pourquoi utiliser Series : les avantages
- Planifiez tout un cours en une seule action au lieu de créer chaque session à la main.
- Les membres réservent une seule fois et sont inscrits à chaque session, avec moins d'administration et moins d'abandons entre les sessions.
- Un outil de réservation épuré : seule la première session est affichée publiquement, et non un mur de sessions répétées.
- Un contrôle total du backoffice : chaque session reste visible et gérable dans le planner et sur l'onglet Series.
- Cohérence : la même capacité et le même instructeur pour toutes les sessions, avec des modifications qui se synchronisent.
- Un seul prix, une seule facture pour l'ensemble du cours.
- Un seul code QR pour toute la series simplifie l'enregistrement quotidien.
- Parfait pour les blocs de cours : bootcamps sur plusieurs jours, cours hebdomadaires pour débutants, series d'ateliers et stages de vacances.
Bon à savoir
- Les membres ne peuvent pas annuler partiellement une series eux-mêmes, seulement la series complète. Pour une annulation partielle, ils contactent le club.
- Les sessions sont générées avec les mêmes heures de début et de fin ; le personnel peut ajuster les horaires par la suite si une session doit être déplacée.
- Il n'y a pas de prix différent par session individuelle.
Des questions sur Series ? Notre équipe de support se fera un plaisir de vous aider via les canaux habituels.