Mit einer Series planen Sie einen Kurs, der sich über mehrere Termine erstreckt (aufeinanderfolgende Tage oder ein wöchentlicher Block), wobei ein Mitglied einmalig bucht und automatisch für jeden Termin angemeldet wird. Denken Sie an ein 5-tägiges Bootcamp, einen Anfängerkurs an sechs aufeinanderfolgenden Montagen, einen Workshop-Block oder ein Ferienlager für Kinder.
Series im Vergleich zu einer normalen Class
Jede Aktivität hat jetzt einen Typ: Class (die Standardeinstellung) oder Series.
| Class | Series | |
|---|---|---|
| Termine | Ein einzelner Termin | Mehrere verknüpfte Termine |
| Buchung | Das Mitglied bucht diesen einen Termin | Das Mitglied bucht den ersten Termin und wird für alle angemeldet |
| Öffentliches Buchungstool | Der Termin wird angezeigt | Nur der erste Termin wird angezeigt; die übrigen sind ausgeblendet |
| Preis | Preis des Termins | Ein Preis (der des ersten Termins), einmalig berechnet |
| Check-in (QR) | Ein QR pro Termin | Ein QR für die gesamte Series |
Bestehende Classes sind in keiner Weise betroffen; Series ist ein zusätzlicher Typ, den Sie dort aktivieren, wo Sie ihn benötigen.
So funktioniert es
Für den Club (Backoffice)
Sie kennzeichnen eine Aktivität als Series und planen den ersten Termin. Das System erzeugt dann alle weiteren Termine für Sie, mit derselben Start- und Endzeit, derselben Kapazität und demselben Trainer. Jeder Termin ist im Planner sichtbar, und jedes angemeldete Mitglied ist für jeden Termin registriert.
Für das Mitglied (Buchungstool und App)
Im öffentlichen Buchungstool, im Web und in der App, wird nur der erste Termin der Series angezeigt. Wenn das Mitglied ihn bucht, meldet das System es automatisch für alle zugrunde liegenden Termine an. Unter Meine Reservierungen sieht das Mitglied jeden Termin als eigene Karte (zum Beispiel fünf Karten für eine Series mit fünf Terminen), sodass immer klar ist, für welche Daten es angemeldet ist.
Check-in mit einem QR-Code
Eine Series hat einen QR-Code, der die gesamte Series abdeckt. Er kann einmal pro Tag gescannt werden: Jeder Scan registriert einen Check-in für den Termin des jeweiligen Tages. Das System kennt das Datum und markiert den richtigen Termin als anwesend. Ein Scan an einem Tag, an dem es keinen Termin in der Series gibt, führt zu einer Fehlermeldung.
So konfigurieren Sie eine Series
- Aktivieren Sie den Typ Series. Gehen Sie zu Einstellungen > Planner > Allgemein und schalten Sie die Option Aktivitätstyp ein, sodass Series verfügbar wird (Aktivitäten sind standardmäßig Class).
- Planen Sie den ersten Termin. Erstellen Sie im Planner-Kalender eine neue Aktivität und setzen Sie ihren Typ auf Series. Geben Sie Datum, Start- und Endzeit, Kapazität und Trainer genauso ein wie bei einer normalen Class.
- Wählen Sie die Series-Tage. Beim Speichern erscheint ein Pop-up mit der Frage: "An welchen Tagen möchten Sie diese Series planen?" Wählen Sie die Wochentage (zum Beispiel Mo, Mi, Fr), oder richten Sie einen wöchentlichen Block ein (zum Beispiel jeden Montag über sechs Wochen). Das System erstellt für jeden ausgewählten Tag identische Termine, mit derselben Zeit, Kapazität und demselben Trainer.
- Lassen Sie die Sichtbarkeit sich von selbst regeln. Der erste Termin bleibt öffentlich; jeder folgende Termin wird automatisch auf privat gesetzt und bleibt aus dem öffentlichen Buchungstool ausgeblendet. Das Backoffice zeigt weiterhin alle an.
- Verwalten Sie sie über den Tab Series. Öffnen Sie die geplante Aktivität im Kalender und gehen Sie zu ihrem Tab Series. Dort sehen Sie jeden verknüpften Termin mit Datum, Status, Teilnehmerzahl und einer Kennzeichnung öffentlich/privat. Sie können mehrere Series aus demselben Aktivitätstyp betreiben, zum Beispiel Series 1 vom 18. bis 27. Juni und Series 2 vom 28. Juni bis 5. Juli, jede mit ihrem eigenen Satz verknüpfter Termine.
Wichtige Einstellung: das Reservierungslimit. Die Kalendergruppen-Einstellung "Wie viele Reservierungen dürfen Mitglieder gleichzeitig haben?" zählt jeden Termin einer Series als eine Reservierung. Ist sie auf 1 gesetzt, stößt ein Mitglied, das eine Series mit mehreren Terminen bucht, bereits bei seiner allerersten Buchung auf die Fehlermeldung "maximale Reservierungen erreicht". Setzen Sie dieses Limit hoch genug, um die Anzahl der Termine in Ihrer längsten Series abzudecken, oder schalten Sie es aus. Dies ist eine normale, erwartete Konfiguration.
Eine Series bearbeiten (Änderungen bleiben synchron)
- Kapazität: Eine Änderung der Kapazität gilt für alle Termine der Series gleichzeitig.
- Trainer: Bei Bedarf können Sie pro Termin einen anderen Trainer zuweisen.
- Zeiten: Start- und Endzeiten werden festgelegt, wenn die Series erzeugt wird. Sobald eine Series gebucht ist, kann das Personal die Zeiten bei Bedarf weiterhin anpassen.
- Der erste Termin: Änderungen am ersten Termin werden über die gesamte Series synchronisiert.
Stornieren oder Löschen
Durch das Personal
Wenn Sie einen einzelnen Termin einer Series entfernen, fragt ein Pop-up, ob Sie nur diesen Tag stornieren oder die gesamte Series stornieren möchten. "Nur dieser Tag" entfernt diesen einen Termin; "gesamte Series" entfernt alle verknüpften Termine.
Durch das Mitglied
Ein Mitglied kann selbst nur die gesamte Series stornieren. Es sieht einen Hinweis, dass die Stornierung die gesamte Series entfernt und dass es sich für eine teilweise Stornierung an den Club wenden soll. Eine teilweise Selbstbedienungs-Stornierung ist bewusst nicht verfügbar.
Preise und Rechnungsstellung
- Der Series-Preis entspricht dem Preis des ersten Termins; es gibt keine Preisgestaltung pro Tag.
- Die gesamte Series wird einmalig berechnet, bei der Anmeldung.
- Die Stornierungsrichtlinie folgt der Series-Logik.
Warum Series verwenden: die Vorteile
- Planen Sie einen ganzen Kurs in einem Schritt, anstatt jeden Termin von Hand zu erstellen.
- Mitglieder buchen einmalig und sind für jeden Termin angemeldet, mit weniger Verwaltungsaufwand und weniger Abbrüchen zwischen den Terminen.
- Ein aufgeräumtes Buchungstool: Öffentlich wird nur der erste Termin angezeigt, nicht eine ganze Wand aus sich wiederholenden Terminen.
- Volle Backoffice-Kontrolle: Jeder Termin bleibt im Planner und im Tab Series sichtbar und verwaltbar.
- Konsistenz: Dieselbe Kapazität und derselbe Trainer über alle Termine hinweg, mit Änderungen, die synchronisiert werden.
- Ein Preis, eine Rechnung für den gesamten Kurs.
- Ein QR-Code für die gesamte Series macht den täglichen Check-in einfach.
- Perfekt für Kursblöcke: mehrtägige Bootcamps, wöchentliche Anfängerkurse, Workshop-Reihen und Ferienlager.
Gut zu wissen
- Mitglieder können eine Series nicht selbst teilweise stornieren, sondern nur die gesamte Series. Für eine teilweise Stornierung wenden sie sich an den Club.
- Termine werden mit derselben Start- und Endzeit erzeugt; das Personal kann die Zeiten nachträglich anpassen, falls ein Termin verschoben werden muss.
- Es gibt keinen unterschiedlichen Preis pro einzelnem Termin.
Fragen zu Series? Unser Support-Team hilft Ihnen gerne über die üblichen Kanäle weiter.