Een bedrijfsprofiel bundelt alle bedrijfs- en facturatiegegevens van je onderneming: naam, adres, ondernemings-/BTW-nummer, bankrekening (IBAN & BIC), SEPA-gegevens, Peppol-registratie en je logo/handtekening. Deze gegevens worden gebruikt op je facturen, in je SEPA-domiciliëringsbestanden en voor e-facturatie via Peppol.
Eén profiel, één of meerdere clubs
- Elke club hoort exact één bedrijfsprofiel te hebben.
- Hetzelfde profiel kan je aan meerdere clubs koppelen. Baat je met één vennootschap (bv. één BVBA) meerdere clubs uit, dan delen die clubs best hetzelfde profiel: pas je dan bv. het IBAN of het BTW-nummer op het profiel aan, dan geldt dat meteen voor álle gekoppelde clubs.
- Heeft een club nog geen profiel gekoppeld, dan valt Club Planner terug op de oude bedrijfsvelden van de club — maar e-facturatie via Peppol werkt dan niet.
Waar beheer je bedrijfsprofielen?
- Club Planner (desktop): menu Instellingen → Clubinstellingen → knop "Bedrijfsprofiel selecteren". Daar zie je het overzicht van alle profielen en kan je er toevoegen, bewerken of er één selecteren voor de huidige club.
- MyClubPlanner (web): Instellingen → Bedrijfsgegevens. Hier stel je ook de verantwoordelijke en het logo in (die gebruikt worden op contracten en documenten).
Wijzig je een profiel in de desktop, dan wordt MyClubPlanner automatisch mee gesynchroniseerd.
Velden in het bedrijfsprofiel
| Veld | Waarvoor |
|---|---|
| Bedrijfsnaam | Verplicht. Verschijnt als afzender op facturen en documenten. |
| Land, adres, huisnummer, postcode, gemeente | Het officiële bedrijfsadres (afzender op facturen en Peppol). |
| Ondernemings-/BTW-nummer | Op facturen en als identificatie voor Peppol. Een Belgisch nummer van 9 cijfers wordt automatisch aangevuld tot 10 (leidende 0). |
| IBAN (bankrekening) | Standaard rekeningnummer voor incasso (SEPA) en voor de betaalgegevens op facturen. Kan per club overschreven worden — zie hieronder. |
| BIC | Bankidentificatiecode bij het IBAN. Ook per club overschrijfbaar. |
| SEPA-schuldeiser-ID (creditor id) | Je Creditor Identifier voor SEPA-domiciliëringen. |
| SEPA-prefix | Prefix voor de referenties/mandaten in je SEPA-bestanden. |
| Peppol-referentie | Wordt automatisch ingevuld nadat je het profiel op Peppol registreert (zie verder). |
| E-mail, contact-e-mail, website, telefoon | Contactgegevens. Deze zijn nodig om Peppol te kunnen activeren. |
| Verantwoordelijke + logo/handtekening | Voor documenten/contracten (in te stellen via MyClubPlanner web). |
IBAN & BIC: standaard van het profiel, af te wijken per club
De IBAN en BIC komen standaard uit het bedrijfsprofiel. Wil je voor één specifieke club een ánder rekeningnummer gebruiken, dan vul je op club-niveau (Clubinstellingen) een eigen IBAN/BIC in.
Dit speelt onder andere bij:
- SEPA-batch (domiciliëring): de begunstigde-rekening (creditor) in het SEPA-XML-bestand = het club-IBAN als dat ingevuld is, anders het profiel-IBAN.
- Factuur met QR-code / gestructureerde mededeling: dezelfde volgorde.
Peppol koppelen (e-facturatie)
Om facturen via Peppol te versturen moet je bedrijfsprofiel als leverancier op Peppol geregistreerd zijn. Dat doe je in het bedrijfsprofiel-scherm met de knop om het Peppol-profiel aan te maken. Na de registratie wordt de Peppol-referentie op het profiel bewaard en toont het scherm een vinkje; de "maak Peppol"-knop verdwijnt en het BTW-veld wordt vergrendeld (het land kan nadien niet meer wijzigen).
Vul deze velden correct in vóór je registreert:
- Telefoonnummer met internationale prefix (bv.
+32 ...). - Website die begint met
https://. - Een geldig algemeen e-mailadres én een contact-e-mailadres.
- Adres en huisnummer.
- Correct ondernemings-/BTW-nummer.
De volledige afzender ("van"-gegevens) op de e-factuur — naam, adres, BTW en rekening — komt uit het profiel. Zonder gekoppeld bedrijfsprofiel kan er geen e-factuur aangemaakt worden (je krijgt dan de melding dat het bedrijfsprofiel ontbreekt voor die club).
Goed om te weten
- Een profiel verwijderen kan enkel als er geen enkele club meer naar verwijst. Koppel die clubs eerst aan een ander profiel.
- Verwijder je een profiel dat op Peppol geregistreerd was, dan wordt die Peppol-registratie mee opgeruimd.
- Bij multi-club met één gedeeld profiel werkt een aanpassing op het profiel (IBAN, BTW, adres…) meteen door in álle gekoppelde clubs — tenzij een club een eigen IBAN/BIC-override heeft.