Peppol

Wat is Peppol?

Peppol (oorspronkelijk "Pan-European Public Procurement OnLine") is een internationaal netwerk met open standaarden om zakelijke documenten — vooral elektronische facturen en creditnota's — gestructureerd en beveiligd uit te wisselen tussen bedrijven en overheden. In plaats van een PDF te mailen, stuurt je software een machineleesbaar document (UBL/XML) rechtstreeks naar de boekhoudsoftware van je klant, over een gecontroleerd en gestandaardiseerd netwerk.

Het netwerk wordt beheerd door OpenPeppol, een non-profitvereniging met hoofdzetel in België, en wordt in meer dan 40 landen gebruikt. Je verbindt maar één keer met een gecertificeerd toegangspunt en kunt daarna met elke andere deelnemer op het netwerk uitwisselen ("connect once, reach all"). Je eigen software praat enkel met je eigen toegangspunt — de twee toegangspunten regelen de rest onderling.

Belangrijk voor Belgische clubs: vanaf 1 januari 2026 wordt het versturen én ontvangen van gestructureerde e-facturen via Peppol verplicht voor binnenlandse B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen (wet van 6 februari 2024). Een gewone PDF of papieren factuur volstaat dan niet meer voor die transacties. Facturen aan particulieren (B2C) vallen buiten deze verplichting. Het verplichte formaat in België is Peppol BIS Billing 3.0 (UBL 2.1), dat de Europese norm EN 16931 volgt.

Wat kan Peppol doen voor mijn club?

Club Planner heeft een ingebouwde Peppol-integratie voor het versturen van je facturen. Zodra je club als Peppol-verzender geregistreerd is, kun je vanuit Club Planner de volgende documenten rechtstreeks over het Peppol-netwerk pushen naar je zakelijke klanten:

Documenttype	Via Peppol
Verkoopfactuur	Ja
Creditnota	Ja
Self-billing (facturatie in naam van de klant)	Ja

Wat dit je concreet oplevert:

• Minder handwerk en fouten — de factuur komt gestructureerd binnen bij je klant, zonder overtypen.
• Snellere verwerking en betaling — de factuur belandt direct in de software van de ontvanger.
• Klaar voor de verplichting van 2026 — je verstuurt in het correcte formaat (Peppol BIS Billing 3.0 / EN 16931).
• Automatische controle vooraf — vóór elke verzending checkt Club Planner live of je klant bereikbaar is op Peppol. Is de klant niet geregistreerd, dan meldt het systeem dat en wordt er niet verzonden.
• Statusopvolging per factuur — je ziet per factuur de Peppol-status (aangemaakt, verzonden, aanvaard of fout) en kunt die vernieuwen.

Eerlijk kader: de Club Planner-integratie verzorgt het verzenden van je facturen via Peppol. Het ontvangen van inkomende e-facturen loopt niet via Club Planner — daarvoor gebruik je je boekhoud- of ERP-software die Peppol ondersteunt. Hou daar rekening mee, want vanaf 2026 moet je als B2B-onderneming ook e-facturen kunnen ontvangen.

Hoe stel ik Peppol in?

De installatie bestaat uit twee lagen. De technische verbinding met het Peppol-netwerk (het gecertificeerde toegangspunt via Wolters Kluwer Flowin, met certificaat en aanmeldgegevens) is één keer centraal ingericht door Club Planner en wordt gedeeld door alle clubs. Daar hoef je zelf niets voor te installeren. Wat jij als clubeigenaar doet, verloopt volledig zelf vanuit de app.

Stappenplan in de Core-webapp (menu Instellingen > Bedrijfsgegevens):

1. Vul je bedrijfsprofiel volledig aan. Zorg dat deze velden correct zijn — ze worden als jouw verzendergegevens naar Peppol gestuurd:
   • Bedrijfsnaam
   • Ondernemings-/btw-nummer met het juiste land geselecteerd
   • Adres: straat + nummer, postcode, gemeente
   • E-mailadres
   • IBAN
2. Registreer je club als Peppol-verzender. Klik op de knop "Create company Peppol" (Peppol-bedrijf aanmaken). Club Planner bewaart je profiel en meldt je club aan als verzender op het netwerk. Bij succes is je club een geregistreerde Peppol-verzender.
3. Verstuur je facturen. Ga naar POS > Facturen en gebruik bij een factuur de actie "Send via Peppol" (Verzenden via Peppol). Er is ook een bulk-actie om meerdere facturen samen te versturen. Club Planner controleert eerst of de factuur geldig is en of je klant op Peppol bereikbaar is, en verstuurt dan.

Werk je in de desktop-app (Club Planner.exe)? Dan vind je dezelfde knop op het scherm Bedrijfsprofiel. Na een geslaagde registratie verschijnt daar een vinkje bij de knop en wordt je btw-veld vergrendeld. Het scherm Factuur onderhouden toont een Peppol-statusveld met dezelfde verzend- en vernieuwacties.

Voorwaarden om te kunnen verzenden:

Voorwaarde	Wie regelt dit
Volledig bedrijfsprofiel (nummer, land, adres, e-mail, IBAN)	Jij (clubeigenaar)
Club geregistreerd als Peppol-verzender ("Create company Peppol")	Jij (clubeigenaar)
Medewerkersrecht "Instellingen toegestaan" om de registratie te doen	Jij (clubeigenaar)
Klant is zelf een geregistreerde Peppol-deelnemer	Je klant
Verbinding met het Peppol-toegangspunt (Flowin-certificaat)	Club Planner (centraal)

Wat als je klant nog niet op Peppol staat? Dan krijg je de melding "Customer not registered in Peppol" en wordt de factuur niet verstuurd. Je klant moet zich dan eerst aanmelden op het Peppol-netwerk (via zijn eigen boekhoudsoftware of dienstverlener). Club Planner zoekt je klant automatisch op via zijn btw-nummer (schema 9925) of ondernemingsnummer (schema 0208 voor België), dus als de klant geregistreerd is, komt de juiste identificatie meestal vanzelf goed.

Zie je de Peppol-knop niet, of loopt een verzending mis met een certificaat- of registratiefout? Neem dan contact op met Club Planner-support — de beschikbaarheid hangt af van je app-versie en de centrale netwerkverbinding, die wij beheren.