Peppol

Qu'est-ce que Peppol ?

Peppol (à l'origine « Pan-European Public Procurement OnLine ») est un réseau international à normes ouvertes permettant d'échanger des documents commerciaux — surtout des factures et notes de crédit électroniques — de manière structurée et sécurisée entre entreprises et administrations. Au lieu d'envoyer un PDF par e-mail, votre logiciel transmet un document lisible par machine (UBL/XML) directement dans le logiciel comptable de votre client, via un réseau contrôlé et standardisé.

Le réseau est géré par OpenPeppol, une association sans but lucratif dont le siège se trouve en Belgique, et il est utilisé dans plus de 40 pays. Vous vous connectez une seule fois à un point d'accès certifié et vous pouvez ensuite échanger avec n'importe quel autre participant du réseau (« connect once, reach all »). Votre propre logiciel dialogue uniquement avec votre propre point d'accès — les deux points d'accès règlent le reste entre eux.

Important pour les clubs belges : à partir du 1er janvier 2026, l'envoi et la réception de factures électroniques structurées via Peppol deviennent obligatoires pour les transactions B2B nationales entre entreprises belges assujetties à la TVA (loi du 6 février 2024). Un simple PDF ou une facture papier ne suffira alors plus pour ces transactions. Les factures aux particuliers (B2C) ne sont pas concernées par cette obligation. Le format obligatoire en Belgique est Peppol BIS Billing 3.0 (UBL 2.1), qui suit la norme européenne EN 16931.

Que peut faire Peppol pour mon club ?

Club Planner dispose d'une intégration Peppol intégrée pour l'envoi de vos factures. Dès que votre club est enregistré comme expéditeur Peppol, vous pouvez, depuis Club Planner, pousser les documents suivants directement sur le réseau Peppol vers vos clients professionnels :

Type de document	Via Peppol
Facture de vente	Oui
Note de crédit	Oui
Self-billing (facturation au nom du client)	Oui

Ce que cela vous apporte concrètement :

Moins de manipulations et d'erreurs — la facture arrive de manière structurée chez votre client, sans ressaisie.
Traitement et paiement plus rapides — la facture arrive directement dans le logiciel du destinataire.
Prêt pour l'obligation de 2026 — vous envoyez dans le format correct (Peppol BIS Billing 3.0 / EN 16931).
Contrôle automatique préalable — avant chaque envoi, Club Planner vérifie en direct si votre client est joignable sur Peppol. Si le client n'est pas enregistré, le système le signale et n'effectue pas l'envoi.
Suivi du statut par facture — vous voyez pour chaque facture le statut Peppol (créée, envoyée, acceptée ou erreur) et vous pouvez l'actualiser.

Cadre en toute transparence : l'intégration Club Planner assure l'envoi de vos factures via Peppol. La réception des factures électroniques entrantes ne passe pas par Club Planner — pour cela, vous utilisez votre logiciel comptable ou ERP qui prend en charge Peppol. Tenez-en compte, car à partir de 2026, en tant qu'entreprise B2B, vous devez aussi pouvoir recevoir des factures électroniques.

Comment configurer Peppol ?

L'installation comporte deux niveaux. La connexion technique au réseau Peppol (le point d'accès certifié via Wolters Kluwer Flowin, avec certificat et identifiants) est configurée une seule fois de manière centralisée par Club Planner et partagée par tous les clubs. Vous n'avez rien à installer vous-même pour cela. Ce que vous faites en tant que propriétaire de club se déroule entièrement par vous-même depuis l'application.

Étapes dans l'application web Core (menu Paramètres > Données de l'entreprise) :

Complétez entièrement votre profil d'entreprise. Veillez à ce que ces champs soient corrects — ils sont transmis à Peppol comme vos données d'expéditeur :
- Nom de l'entreprise
- Numéro d'entreprise/de TVA avec le bon pays sélectionné
- Adresse : rue + numéro, code postal, commune
- Adresse e-mail
- IBAN
Enregistrez votre club comme expéditeur Peppol. Cliquez sur le bouton « Create company Peppol » (Créer l'entreprise Peppol). Club Planner enregistre votre profil et inscrit votre club comme expéditeur sur le réseau. En cas de succès, votre club est un expéditeur Peppol enregistré.
Envoyez vos factures. Rendez-vous dans POS > Factures et utilisez sur une facture l'action « Send via Peppol » (Envoyer via Peppol). Il existe également une action groupée pour envoyer plusieurs factures ensemble. Club Planner vérifie d'abord si la facture est valide et si votre client est joignable sur Peppol, puis procède à l'envoi.

Vous travaillez dans l'application desktop (Club Planner.exe) ? Vous trouverez alors le même bouton sur l'écran Profil d'entreprise. Après un enregistrement réussi, une coche apparaît à côté du bouton et votre champ TVA est verrouillé. L'écran Gérer la facture affiche un champ de statut Peppol avec les mêmes actions d'envoi et d'actualisation.

Conditions pour pouvoir envoyer :

Condition	Qui s'en charge
Profil d'entreprise complet (numéro, pays, adresse, e-mail, IBAN)	Vous (propriétaire du club)
Club enregistré comme expéditeur Peppol (« Create company Peppol »)	Vous (propriétaire du club)
Droit collaborateur « Paramètres autorisés » pour effectuer l'enregistrement	Vous (propriétaire du club)
Le client est lui-même un participant Peppol enregistré	Votre client
Connexion au point d'accès Peppol (certificat Flowin)	Club Planner (centralisé)

Que faire si votre client n'est pas encore sur Peppol ? Vous recevez alors le message « Customer not registered in Peppol » et la facture n'est pas envoyée. Votre client doit d'abord s'inscrire sur le réseau Peppol (via son propre logiciel comptable ou son prestataire). Club Planner recherche automatiquement votre client via son numéro de TVA (schéma 9925) ou son numéro d'entreprise (schéma 0208 pour la Belgique) ; ainsi, si le client est enregistré, la bonne identification se fait généralement d'elle-même.

Vous ne voyez pas le bouton Peppol, ou un envoi échoue avec une erreur de certificat ou d'enregistrement ? Contactez alors le support Club Planner — la disponibilité dépend de la version de votre application et de la connexion réseau centrale, que nous gérons.