Peppol

Was ist Peppol?

Peppol (ursprünglich „Pan-European Public Procurement OnLine") ist ein internationales Netzwerk mit offenen Standards, um Geschäftsdokumente — vor allem elektronische Rechnungen und Gutschriften — strukturiert und sicher zwischen Unternehmen und Behörden auszutauschen. Anstatt eine PDF zu mailen, sendet Ihre Software ein maschinenlesbares Dokument (UBL/XML) direkt an die Buchhaltungssoftware Ihres Kunden, über ein kontrolliertes und standardisiertes Netzwerk.

Das Netzwerk wird von OpenPeppol verwaltet, einem gemeinnützigen Verein mit Hauptsitz in Belgien, und wird in mehr als 40 Ländern genutzt. Sie verbinden sich nur einmal mit einem zertifizierten Zugangspunkt und können danach mit jedem anderen Teilnehmer im Netzwerk austauschen („connect once, reach all"). Ihre eigene Software kommuniziert nur mit Ihrem eigenen Zugangspunkt — die beiden Zugangspunkte regeln den Rest untereinander.

Wichtig für belgische Clubs: Ab dem 1. Januar 2026 wird das Versenden und Empfangen strukturierter E-Rechnungen über Peppol für inländische B2B-Transaktionen zwischen belgischen BTW-pflichtigen Unternehmen verpflichtend (Gesetz vom 6. Februar 2024). Eine gewöhnliche PDF- oder Papierrechnung genügt für diese Transaktionen dann nicht mehr. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) fallen nicht unter diese Pflicht. Das verpflichtende Format in Belgien ist Peppol BIS Billing 3.0 (UBL 2.1), das der europäischen Norm EN 16931 folgt.

Was kann Peppol für meinen Club tun?

Club Planner verfügt über eine integrierte Peppol-Integration für das Versenden Ihrer Rechnungen. Sobald Ihr Club als Peppol-Absender registriert ist, können Sie aus Club Planner die folgenden Dokumente direkt über das Peppol-Netzwerk an Ihre Geschäftskunden pushen:

Dokumenttyp	Über Peppol
Verkaufsrechnung	Ja
Gutschrift	Ja
Self-billing (Rechnungsstellung im Namen des Kunden)	Ja

Was Ihnen das konkret bringt:

• Weniger manuelle Arbeit und Fehler — die Rechnung kommt strukturiert bei Ihrem Kunden an, ohne Abtippen.
• Schnellere Verarbeitung und Bezahlung — die Rechnung landet direkt in der Software des Empfängers.
• Bereit für die Pflicht ab 2026 — Sie versenden im korrekten Format (Peppol BIS Billing 3.0 / EN 16931).
• Automatische Vorabprüfung — vor jedem Versand prüft Club Planner live, ob Ihr Kunde über Peppol erreichbar ist. Ist der Kunde nicht registriert, meldet das System dies und es wird nicht versendet.
• Statusverfolgung pro Rechnung — Sie sehen pro Rechnung den Peppol-Status (erstellt, versendet, angenommen oder Fehler) und können ihn aktualisieren.

Ehrliche Einordnung: Die Club Planner-Integration übernimmt das Versenden Ihrer Rechnungen über Peppol. Das Empfangen eingehender E-Rechnungen läuft nicht über Club Planner — dafür verwenden Sie Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software, die Peppol unterstützt. Beachten Sie das, denn ab 2026 müssen Sie als B2B-Unternehmen auch E-Rechnungen empfangen können.

Wie richte ich Peppol ein?

Die Einrichtung besteht aus zwei Ebenen. Die technische Verbindung mit dem Peppol-Netzwerk (der zertifizierte Zugangspunkt über Wolters Kluwer Flowin, mit Zertifikat und Anmeldedaten) wurde einmal zentral von Club Planner eingerichtet und wird von allen Clubs gemeinsam genutzt. Dafür müssen Sie selbst nichts installieren. Was Sie als Clubbesitzer tun, erledigen Sie vollständig selbst über die App.

Schritt-für-Schritt-Anleitung in der Core-Webapp (Menü Einstellungen > Firmendaten):

1. Vervollständigen Sie Ihr Firmenprofil. Achten Sie darauf, dass diese Felder korrekt sind — sie werden als Ihre Absenderdaten an Peppol gesendet:
   • Firmenname
   • Unternehmens-/BTW-Nummer mit dem richtigen ausgewählten Land
   • Adresse: Straße + Hausnummer, Postleitzahl, Gemeinde
   • E-Mail-Adresse
   • IBAN
2. Registrieren Sie Ihren Club als Peppol-Absender. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Create company Peppol" (Peppol-Unternehmen erstellen). Club Planner speichert Ihr Profil und meldet Ihren Club als Absender im Netzwerk an. Bei Erfolg ist Ihr Club ein registrierter Peppol-Absender.
3. Versenden Sie Ihre Rechnungen. Gehen Sie zu POS > Rechnungen und verwenden Sie bei einer Rechnung die Aktion „Send via Peppol" (Über Peppol senden). Es gibt auch eine Sammelaktion, um mehrere Rechnungen gemeinsam zu versenden. Club Planner prüft zunächst, ob die Rechnung gültig und ob Ihr Kunde über Peppol erreichbar ist, und versendet dann.

Arbeiten Sie in der Desktop-App (Club Planner.exe)? Dann finden Sie dieselbe Schaltfläche im Bildschirm Firmenprofil. Nach einer erfolgreichen Registrierung erscheint dort ein Häkchen neben der Schaltfläche und Ihr BTW-Feld wird gesperrt. Der Bildschirm Rechnung verwalten zeigt ein Peppol-Statusfeld mit denselben Versand- und Aktualisierungsaktionen.

Voraussetzungen für den Versand:

Voraussetzung	Wer erledigt das
Vollständiges Firmenprofil (Nummer, Land, Adresse, E-Mail, IBAN)	Sie (Clubbesitzer)
Club als Peppol-Absender registriert („Create company Peppol")	Sie (Clubbesitzer)
Mitarbeiterrecht „Einstellungen erlaubt" für die Registrierung	Sie (Clubbesitzer)
Kunde ist selbst ein registrierter Peppol-Teilnehmer	Ihr Kunde
Verbindung mit dem Peppol-Zugangspunkt (Flowin-Zertifikat)	Club Planner (zentral)

Was, wenn Ihr Kunde noch nicht bei Peppol registriert ist? Dann erhalten Sie die Meldung „Customer not registered in Peppol" und die Rechnung wird nicht versendet. Ihr Kunde muss sich dann zuerst im Peppol-Netzwerk anmelden (über seine eigene Buchhaltungssoftware oder seinen Dienstleister). Club Planner sucht Ihren Kunden automatisch anhand seiner BTW-Nummer (Schema 9925) oder Unternehmensnummer (Schema 0208 für Belgien), sodass die richtige Identifikation meist automatisch stimmt, wenn der Kunde registriert ist.

Sehen Sie die Peppol-Schaltfläche nicht, oder schlägt ein Versand mit einem Zertifikats- oder Registrierungsfehler fehl? Wenden Sie sich dann an den Club Planner-Support — die Verfügbarkeit hängt von Ihrer App-Version und der zentralen Netzwerkverbindung ab, die wir verwalten.