Wat is TouchSystems?
TouchSystems is de koppeling tussen je Club Planner-kassa (POS) en een Belgisch geregistreerd kassasysteem - beter bekend als de witte kassa of GKS (in het Frans: SCE). Zodra je in Club Planner of Club Desk een rekening afrekent, stuurt de integratie die afgeronde bestelling automatisch door naar het kassasysteem van TouchSystems, zodat je horeca-omzet fiscaal correct geregistreerd wordt.
De integratiekaart in MyClubPlanner zegt het zelf heel duidelijk:
"Integratie met Belgisch witte-kassasysteem. Alleen nodig als je +€25.000/jaar omzet uit maaltijden haalt."
Kort samengevat: TouchSystems is enkel relevant als je club een bar, cafetaria of restaurant uitbaat die de Belgische horecadrempel voor een verplichte witte kassa overschrijdt. Draai je onder die drempel, dan heb je deze koppeling niet nodig (al kan een btw-bonnetje voor maaltijden ter plaatse dan nog steeds verplicht zijn).
TouchSystems is de externe leverancier van het geregistreerde kassasysteem. Zij leveren de eigenlijke fiscale kassa (hardware en software); de koppeling in Club Planner regelt enkel de doorstroom van je verkopen naar dat systeem. Het geregistreerde kassasysteem zelf staat volledig aan de kant van TouchSystems.
Let op: de naam "TouchSystems" staat als integratie in Club Planner, maar de exacte bedrijfsgegevens van de leverancier (website, vestiging, productaanbod) worden nergens in Club Planner beschreven. Vraag bij twijfel welke leverancier en welk gecertificeerd systeem voor jouw club geldt.
Wat kan TouchSystems doen voor mijn club?
De koppeling neemt je fiscale registratieplicht voor maaltijden uit handen, zonder dat je manueel gegevens moet overtikken. Concreet:
- Automatische fiscale registratie. Elke afgerekende rekening in Club Planner / Club Desk wordt automatisch doorgestuurd naar het geregistreerde kassasysteem (GKS / witte kassa). Zo landt je maaltijd- en baromzet in een wettelijk conform systeem - precies waarvoor de witte kassa bedoeld is: btw-fraude tegengaan.
- Eenmalig instellen, daarna niets meer. Je vult in MyClubPlanner een API-URL en een API-Key in en zet de schakelaar op actief. Vanaf dan gebeurt het doorsturen vanzelf, bij elke afgeronde verkoop.
- Werkt vanuit je POS-schermen. Het doorsturen gebeurt vanuit de verkoop- en betaalflows van Club Planner en vanuit de Club Desk-afrekening. De POS-punt-id wordt door de verkoopapp meegegeven op het moment van verkoop.
- Werkt voor meerdere clubs. De instellingen kunnen overgenomen worden van een moederclub of per club apart ingesteld worden, handig als je met een groep clubs werkt.
Wanneer is dit voor jou relevant? Een geregistreerd kassasysteem is in België wettelijk verplicht zodra je horeca-activiteit €25.000 omzet per jaar uit maaltijden haalt (maaltijden alleen, exclusief dranken en exclusief btw). Blijf je daaronder, dan heb je de TouchSystems-koppeling niet nodig.
Wat de koppeling niet doet, is goed om te weten:
- Het is eenrichtingsverkeer: verkopen gaan van Club Planner naar TouchSystems, er komt geen data terug. TouchSystems kan een individuele lijn niet terugsturen of weigeren richting Club Planner.
- Er is geen product- of kassa-mapping-scherm in Club Planner. Hoe een POS-punt aan een specifiek toestel of kassa bij TouchSystems gekoppeld wordt, regel je aan de TouchSystems-kant.
- In Club Planner is geen fiscale hardware nodig - de koppeling is een pure cloud-verbinding. De eigenlijke witte-kassa-hardware (bv. de FDM-module) staat volledig bij TouchSystems.
Kijk vooruit naar GKS 2.0. België vernieuwt het systeem: de oude black box + btw-signeerkaart worden vervangen door een online Fiscale Datamodule (FDM) die transacties rechtstreeks naar de fiscus stuurt, met een gestandaardiseerd transactiebestand. Bestaande horecazaken migreren gefaseerd naar GKS 2.0. De overstap verloopt in grote lijnen volgens onderstaand schema:
| Geregistreerd in de periode | Overstap naar GKS 2.0 tegen |
|---|---|
| 2014 - 2017 | 1 juli 2026 |
| 2018 - 2021 | 1 juli 2027 |
| 2022 - 2025 | 1 januari 2028 |
Deze fasering is een algemene indicatie; sommige bronnen formuleren ze iets anders. Controleer de exacte datum voor jouw club steeds bij de officiële richtlijnen van FOD Financiën.
Hoe stel ik TouchSystems in?
De koppeling zet je zelf aan in MyClubPlanner. Het aanmaken van de eigenlijke fiscale kassa en de bijhorende gegevens gebeurt echter bij TouchSystems zelf, buiten Club Planner. Regel dus eerst het voorbereidende werk.
Wat je vooraf nodig hebt
- Een account of abonnement bij TouchSystems (de leverancier van het geregistreerde kassasysteem). Zij bezorgen je een API-URL en een API-Key. Club Planner maakt of controleert deze gegevens niet - het slaat ze enkel op en stuurt ze door. Vraag deze waarden dus rechtstreeks bij TouchSystems op.
- Je verkoopt effectief POS- of horeca-artikelen via een Club Planner-kassascherm of via de Club Desk-afrekening.
- Een medewerkersaccount met het recht om instellingen te beheren (AllowSettings), zodat je bij Instellingen > Integraties kan.
- In de praktijk: een horeca-activiteit die de drempel van €25.000 maaltijdomzet per jaar overschrijdt.
Instellen in MyClubPlanner
- Ga naar Instellingen > Integraties.
- Zoek de tegel TouchSystems en klik op de knop Instellingen. Er opent een pagina met één schakelaar en twee velden. (Er is bewust géén "Connect"- of aanmeldknop: de configuratie is handmatige invoer van je gegevens, geen begeleide of OAuth-koppeling.)
- Zet de Actief-schakelaar aan.
- Plak de API-URL die je van TouchSystems kreeg in het API-URL-veld.
- Plak de API-Key van TouchSystems in het API-Key-veld.
- Klik op Opslaan. De tegel toont de status Actief zodra de schakelaar aanstaat en beide velden (API-URL en API-Key) ingevuld zijn.
Daarna hoef je niets meer te doen: elke rekening die je in Club Planner of Club Desk afrekent, wordt automatisch naar TouchSystems doorgestuurd. Er is geen extra mapping per artikel of per kassa nodig binnen Club Planner.
Goed om te weten
- Behandel de API-Key als een geheim wachtwoord: het is de sleutel waarmee je verkopen doorgestuurd worden. Deel hem niet en bewaar hem veilig.
- De fiscale conformiteit (de eigenlijke witte kassa, de FDM/signering, de certificering) zit volledig aan de TouchSystems-kant. Wil je zeker zijn dat je met een gecertificeerd systeem werkt, controleer dan de officiële lijst op geregistreerdkassasysteem.be en stem het exacte kassa/software-geheel af met TouchSystems vóór je erop vertrouwt voor je aangifte.
- Werkt de koppeling niet zoals verwacht, of twijfel je over welke gegevens je moet invullen? Neem dan contact op met Club Planner support voor de instelling in MyClubPlanner, en met TouchSystems voor je API-gegevens en de fiscale kassa zelf.