Was ist TouchSystems?
TouchSystems ist die Verbindung zwischen deiner Club Planner-Kasse (POS) und einem belgisch registrierten Kassensystem - besser bekannt als weiße Kasse oder GKS (auf Französisch: SCE). Sobald du in Club Planner oder Club Desk eine Rechnung abrechnest, sendet die Integration diese abgeschlossene Bestellung automatisch an das Kassensystem von TouchSystems weiter, sodass dein Gastronomieumsatz steuerlich korrekt registriert wird.
Die Integrationskarte in MyClubPlanner sagt es selbst ganz deutlich:
"Integration mit belgischem Weiße-Kasse-System. Nur erforderlich, wenn du mehr als 25.000 €/Jahr Umsatz aus Mahlzeiten erzielst."
Kurz zusammengefasst: TouchSystems ist nur relevant, wenn dein Club eine Bar, Cafeteria oder ein Restaurant betreibt, das die belgische Gastronomie-Schwelle für eine verpflichtende weiße Kasse überschreitet. Liegst du unter dieser Schwelle, brauchst du diese Verbindung nicht (wobei ein Mehrwertsteuerbeleg für vor Ort verzehrte Mahlzeiten dann trotzdem verpflichtend sein kann).
TouchSystems ist der externe Anbieter des registrierten Kassensystems. Sie liefern die eigentliche Fiskalkasse (Hardware und Software); die Verbindung in Club Planner regelt nur die Weiterleitung deiner Verkäufe an dieses System. Das registrierte Kassensystem selbst liegt vollständig auf der Seite von TouchSystems.
Achtung: Der Name "TouchSystems" steht als Integration in Club Planner, aber die genauen Unternehmensdaten des Anbieters (Website, Standort, Produktangebot) werden nirgends in Club Planner beschrieben. Frage im Zweifel nach, welcher Anbieter und welches zertifizierte System für deinen Club gilt.
Was kann TouchSystems für meinen Club tun?
Die Verbindung nimmt dir deine steuerliche Registrierungspflicht für Mahlzeiten ab, ohne dass du Daten manuell abtippen musst. Konkret:
- Automatische steuerliche Registrierung. Jede abgerechnete Rechnung in Club Planner / Club Desk wird automatisch an das registrierte Kassensystem (GKS / weiße Kasse) weitergeleitet. So landet dein Mahlzeiten- und Barumsatz in einem gesetzlich konformen System - genau wozu die weiße Kasse gedacht ist: Mehrwertsteuerbetrug entgegenzuwirken.
- Einmalig einrichten, danach nichts mehr. Du gibst in MyClubPlanner eine API-URL und einen API-Key ein und stellst den Schalter auf aktiv. Ab dann erfolgt die Weiterleitung von selbst, bei jedem abgeschlossenen Verkauf.
- Funktioniert aus deinen POS-Bildschirmen heraus. Die Weiterleitung erfolgt aus den Verkaufs- und Zahlungsabläufen von Club Planner und aus der Club Desk-Abrechnung. Die POS-Punkt-ID wird von der Verkaufs-App zum Zeitpunkt des Verkaufs mitgegeben.
- Funktioniert für mehrere Clubs. Die Einstellungen können von einem Mutterclub übernommen oder pro Club einzeln eingerichtet werden, praktisch, wenn du mit einer Gruppe von Clubs arbeitest.
Wann ist das für dich relevant? Ein registriertes Kassensystem ist in Belgien gesetzlich verpflichtend, sobald deine Gastronomie-Aktivität 25.000 € Umsatz pro Jahr aus Mahlzeiten erzielt (nur Mahlzeiten, ohne Getränke und ohne Mehrwertsteuer). Bleibst du darunter, brauchst du die TouchSystems-Verbindung nicht.
Was die Verbindung nicht tut, ist gut zu wissen:
- Es ist Einwegverkehr: Verkäufe gehen von Club Planner zu TouchSystems, es kommen keine Daten zurück. TouchSystems kann eine einzelne Zeile nicht in Richtung Club Planner zurücksenden oder ablehnen.
- Es gibt kein Produkt- oder Kassen-Mapping-Bildschirm in Club Planner. Wie ein POS-Punkt an ein bestimmtes Gerät oder eine bestimmte Kasse bei TouchSystems gekoppelt wird, regelst du auf der TouchSystems-Seite.
- In Club Planner ist keine Fiskal-Hardware erforderlich - die Verbindung ist eine reine Cloud-Verbindung. Die eigentliche Weiße-Kasse-Hardware (z. B. das FDM-Modul) liegt vollständig bei TouchSystems.
Blicke voraus auf GKS 2.0. Belgien erneuert das System: Die alte Black Box + Mehrwertsteuer-Signierkarte werden durch ein Online-Fiskaldatenmodul (FDM) ersetzt, das Transaktionen direkt an die Finanzbehörde sendet, mit einer standardisierten Transaktionsdatei. Bestehende Gastronomiebetriebe migrieren schrittweise zu GKS 2.0. Der Umstieg verläuft in groben Zügen nach untenstehendem Schema:
| Registriert im Zeitraum | Umstieg auf GKS 2.0 bis |
|---|---|
| 2014 - 2017 | 1. Juli 2026 |
| 2018 - 2021 | 1. Juli 2027 |
| 2022 - 2025 | 1. Januar 2028 |
Diese Staffelung ist eine allgemeine Orientierung; manche Quellen formulieren sie etwas anders. Kontrolliere das genaue Datum für deinen Club stets bei den offiziellen Richtlinien des FÖD Finanzen.
Wie richte ich TouchSystems ein?
Die Verbindung aktivierst du selbst in MyClubPlanner. Das Anlegen der eigentlichen Fiskalkasse und der dazugehörigen Daten erfolgt jedoch bei TouchSystems selbst, außerhalb von Club Planner. Regle also zuerst die vorbereitende Arbeit.
Was du vorab benötigst
- Ein Konto oder Abonnement bei TouchSystems (dem Anbieter des registrierten Kassensystems). Sie stellen dir eine API-URL und einen API-Key zur Verfügung. Club Planner erstellt oder überprüft diese Daten nicht - es speichert sie nur und leitet sie weiter. Frage diese Werte also direkt bei TouchSystems an.
- Du verkaufst tatsächlich POS- oder Gastronomieartikel über einen Club Planner-Kassenbildschirm oder über die Club Desk-Abrechnung.
- Ein Mitarbeiterkonto mit dem Recht, Einstellungen zu verwalten (AllowSettings), sodass du zu Einstellungen > Integrationen gelangen kannst.
- In der Praxis: eine Gastronomie-Aktivität, die die Schwelle von 25.000 € Mahlzeitenumsatz pro Jahr überschreitet.
Einrichten in MyClubPlanner
- Gehe zu Einstellungen > Integrationen.
- Suche die Kachel TouchSystems und klicke auf die Schaltfläche Einstellungen. Es öffnet sich eine Seite mit einem Schalter und zwei Feldern. (Es gibt bewusst keine "Connect"- oder Anmeldeschaltfläche: Die Konfiguration ist die manuelle Eingabe deiner Daten, keine geführte oder OAuth-Verbindung.)
- Schalte den Aktiv-Schalter ein.
- Füge die API-URL, die du von TouchSystems erhalten hast, in das API-URL-Feld ein.
- Füge den API-Key von TouchSystems in das API-Key-Feld ein.
- Klicke auf Speichern. Die Kachel zeigt den Status Aktiv, sobald der Schalter eingeschaltet ist und beide Felder (API-URL und API-Key) ausgefüllt sind.
Danach musst du nichts mehr tun: Jede Rechnung, die du in Club Planner oder Club Desk abrechnest, wird automatisch an TouchSystems weitergeleitet. Innerhalb von Club Planner ist kein zusätzliches Mapping pro Artikel oder pro Kasse erforderlich.
Gut zu wissen
- Behandle den API-Key wie ein geheimes Passwort: Er ist der Schlüssel, mit dem deine Verkäufe weitergeleitet werden. Teile ihn nicht und bewahre ihn sicher auf.
- Die steuerliche Konformität (die eigentliche weiße Kasse, das FDM/die Signierung, die Zertifizierung) liegt vollständig auf der TouchSystems-Seite. Willst du sicher sein, dass du mit einem zertifizierten System arbeitest, kontrolliere dann die offizielle Liste auf geregistreerdkassasysteem.be und stimme das genaue Kassen-/Software-Gesamtpaket mit TouchSystems ab, bevor du dich für deine Steuererklärung darauf verlässt.
- Funktioniert die Verbindung nicht wie erwartet, oder bist du dir unsicher, welche Daten du eingeben musst? Wende dich dann an den Club Planner Support für die Einrichtung in MyClubPlanner und an TouchSystems für deine API-Daten und die Fiskalkasse selbst.