Was ist Codabox?
Codabox ist ein belgisches Fintech-Unternehmen (mit Hauptsitz in Löwen), das das Abrufen und die digitale Bereitstellung von Finanzdokumenten an Buchhaltungssoftware automatisiert. Seit 2024 ist Codabox Teil von Wolters Kluwer.
Der bekannteste Dienst von Codabox ist die Lieferung von CODA-Dateien: das ist der belgische, codierte elektronische Standard für Kontoauszüge (entwickelt innerhalb des Bankensektors / Febelfin). Anstatt dass Sie oder Ihr Buchhalter jeden Tag manuell Auszüge bei der Bank herunterladen müssen, ruft Codabox diese CODA-Dateien täglich und automatisch bei den Banken ab und liefert sie gebrauchsfertig aus. Neben Kontoauszügen (CODA) bietet Codabox auch Dienste für Lohnbuchungen, Kreditkartenabrechnungen sowie Ein- und Verkaufsrechnungen an, aber für die Anbindung an Club Planner sind es die CODA-Kontoauszüge, die zählen.
Was kann Codabox für meinen Club tun?
Mit der Codabox-Anbindung muss niemand in Ihrem Club mehr Auszüge herunterladen oder abtippen. Club Planner ruft die CODA-Dateien direkt bei Codabox ab und verarbeitet sie automatisch:
- Tägliches, automatisches Abrufen Ihrer Kontoauszüge — Ihr Bankverkehr landet von selbst in Club Planner.
- Jede CODA-Datei wird in einen Bankbatch umgewandelt und auf Basis der IBAN automatisch an den richtigen Club weitergeleitet (praktisch bei mehreren Clubs oder Konten).
- Je nach gewähltem Modus werden die Transaktionen automatisch abgeglichen mit Zahlungen und Rechnungen Ihrer Mitglieder, sodass Mitgliedsbeiträge und offene Beträge von selbst zugeordnet werden.
- Der Import läuft als Hintergrundaufgabe (ungefähr alle 8 Stunden, jeweils zwischen 07:00 und 21:00 Uhr). Sie können einen Import auch jederzeit manuell starten über die Schaltfläche Run oder über Import from Codabox auf der Seite mit den Bankbatches.
Kurz gesagt: weniger Handarbeit, schnellerer Abgleich von Mitgliederzahlungen und eine Buchhaltung, die immer mit Ihrem Bankverkehr Schritt hält.
Wie richte ich Codabox ein?
Die Aktivierung erfolgt teils selbst im Portal, teils gemeinsam mit Club Planner (Support). Einige zentrale technische Einstellungen (der Codabox-API-Schlüssel für Club Planner) werden nämlich von Club Planner eingerichtet, und historisch wurden auch die Feed-Daten oft vom Support eingegeben. Betrachten Sie es also als eine Einrichtung, die Sie gemeinsam mit Club Planner abschließen.
Was Sie im Vorfeld benötigen:
- Ein aktives Codabox-Abonnement / -Mandat für das Bankkonto Ihres Clubs. Dies regeln Sie mit Codabox oder über Ihren Buchhalter — nicht in Club Planner. Das Aktivierungstoken wird von Codabox an die bei Codabox registrierte Adresse versendet.
- Die IBAN Ihres Clubs muss korrekt eingetragen sein, damit die CODA-Dateien an den richtigen Club weitergeleitet werden.
- Die richtigen Benutzerrechte in Club Planner, um Einstellungen zu verwalten und Importe/Bankbatches einzusehen.
- Die zentralen Codabox-Einstellungen für Club Planner — die richtet Club Planner Support für Sie ein.
Die Schritte in MyClubPlanner:
- Gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen und klicken Sie auf der Codabox-Karte auf Settings.
- Schalten Sie den Schalter Active ein und klicken Sie auf Save. Damit aktivieren Sie die Integration und die automatische Import-Aufgabe.
- Klicken Sie auf + Add, um eine Verbindung anzulegen. Geben Sie eine Description ein, wählen Sie den Club (den Inhaber des Kontos), wählen Sie den Type (die Arbeitsweise, siehe Tabelle unten) und gegebenenfalls Mail recipients für Benachrichtigungen.
- Um die Verbindung zu koppeln, gibt es zwei Wege:
- Über Token (neues Portal): Geben Sie die Unternehmens-/USt-Nummer ein und klicken Sie auf Request token. Codabox mailt ein einmaliges Token an die bei Codabox registrierte Adresse. Fügen Sie dieses Token in das Feld Token ein und klicken Sie auf Connect & save: Club Planner ruft dann selbst die Feed(s) und Zugangsdaten ab.
- Manuell: Wenn Sie die Daten bereits haben (oder über das klassische Portal), tragen Sie Feed Id, User und Password direkt ein und klicken auf Save. Diese Daten werden oft von Club Planner Support bereitgestellt und eingegeben.
- Sobald die Verbindung besteht und die Integration auf Active steht, läuft der Import automatisch im Hintergrund. Sie können auch eine Verbindung auswählen und auf Run klicken oder Import from Codabox auf der Seite mit den Bankbatches verwenden.
Welchen Type wählen Sie? Der Type bestimmt, wie weit Club Planner automatisiert:
| Type | Was geschieht |
|---|---|
| Automatischer Import + Verarbeitung | Auszüge werden automatisch abgerufen und automatisch mit Zahlungen/Rechnungen abgeglichen. |
| Automatischer Import (ohne Verarbeitung) | Auszüge werden automatisch abgerufen; den Abgleich nehmen Sie selbst manuell vor. |
| Nur automatische Verarbeitung | Kein automatisches Abrufen über die API, aber bereits erstellte CODA-Batches werden automatisch verarbeitet. |
| Manuell | Sie starten Import und Verarbeitung selbst, wann es Ihnen passt. |
Läuft die Autorisierung später ab? Wenn der Zugang abläuft, erhält der Inhaber-Club automatisch eine E-Mail (max. einmal alle 7 Tage). Gehen Sie dann zurück zu Einstellungen > Integrationen > Codabox, öffnen Sie die Verbindung, klicken Sie auf Request new token, fügen Sie das neue Token ein und klicken Sie auf Connect & save, um die Anbindung wiederherzustellen.