Wat is Codabox?
Codabox is een Belgische fintech (met hoofdzetel in Leuven) die het ophalen en digitaal aanleveren van financiële documenten naar boekhoudsoftware automatiseert. Sinds 2024 maakt Codabox deel uit van Wolters Kluwer.
De bekendste dienst van Codabox is de levering van CODA-bestanden: dat is de Belgische, gecodeerde elektronische standaard voor rekeninguittreksels (ontwikkeld binnen de bankensector / Febelfin). In plaats van dat jij of je boekhouder elke dag handmatig uittreksels moet downloaden bij de bank, vraagt Codabox die CODA-bestanden dagelijks en automatisch op bij de banken en levert ze kant-en-klaar aan. Naast bankuittreksels (CODA) heeft Codabox ook diensten voor loonboekingen, kredietkaartafschriften en aan- en verkoopfacturen, maar voor de koppeling met Club Planner zijn het de CODA-bankuittreksels die tellen.
Wat kan Codabox doen voor mijn club?
Met de Codabox-koppeling hoeft niemand in je club nog uittreksels te downloaden of over te typen. Club Planner haalt de CODA-bestanden rechtstreeks bij Codabox op en verwerkt ze automatisch:
- Dagelijkse, automatische ophaling van je rekeninguittreksels — je bankverkeer komt vanzelf in Club Planner terecht.
- Elk CODA-bestand wordt omgezet in een bankbatch en op basis van het IBAN automatisch naar de juiste club gerouteerd (handig bij meerdere clubs of rekeningen).
- Afhankelijk van de gekozen modus worden de transacties automatisch afgepunt tegen betalingen en facturen van je leden, zodat lidgelden en openstaande bedragen vanzelf worden gekoppeld.
- De import draait als achtergrondtaak (ongeveer om de 8 uur, telkens tussen 07:00 en 21:00). Je kan een import ook op elk moment manueel starten via de knop Run of via Import from Codabox op de pagina met bankbatches.
Kort gezegd: minder handwerk, snellere afpunting van ledenbetalingen en een boekhouding die altijd mee is met je bankverkeer.
Hoe stel ik Codabox in?
De activatie gebeurt deels zelf in de portal, deels samen met Club Planner (support). Enkele centrale technische instellingen (de Codabox API-sleutel voor Club Planner) worden namelijk door Club Planner ingesteld, en historisch werden ook de feed-gegevens vaak door support ingevoerd. Bekijk het dus als een setup die je samen met Club Planner afrondt.
Wat je vooraf nodig hebt:
- Een actief Codabox-abonnement / mandaat voor de bankrekening van je club. Dit regel je met Codabox of via je boekhouder — niet in Club Planner. De activatietoken wordt door Codabox verstuurd naar het adres dat bij Codabox geregistreerd staat.
- Het IBAN van je club moet correct ingevuld staan, zodat de CODA-bestanden naar de juiste club worden gerouteerd.
- De juiste gebruikersrechten in Club Planner om instellingen te beheren en imports/bankbatches te bekijken.
- De centrale Codabox-instellingen voor Club Planner — die zet Club Planner support voor je klaar.
De stappen in MyClubPlanner:
- Ga naar Instellingen > Integraties en klik op de Codabox-kaart op Instellingen.
- Zet de schakelaar Active aan en klik op Save. Hiermee activeer je de integratie en de automatische import-taak.
- Klik op + Add om een verbinding aan te maken. Vul een Description in, kies de Club (de eigenaar van de rekening), kies het Type (de werkwijze, zie tabel hieronder) en eventueel Mail recipients voor meldingen.
- Om de verbinding te koppelen, zijn er twee wegen:
- Via token (nieuwe portal): vul het ondernemings-/btw-nummer in en klik op Request token. Codabox mailt een eenmalige token naar het bij Codabox geregistreerde adres. Plak die token in het Token-veld en klik op Connect & save: Club Planner haalt dan zelf de feed(s) en inloggegevens op.
- Manueel: als je de gegevens al hebt (of via de klassieke portal), vul je Feed Id, User en Password rechtstreeks in en klik je op Save. Deze gegevens worden vaak door Club Planner support aangeleverd en ingevoerd.
- Zodra de verbinding bestaat en de integratie Active staat, loopt de import automatisch op de achtergrond. Je kan ook een verbinding selecteren en op Run klikken, of Import from Codabox gebruiken op de pagina met bankbatches.
Welk Type kies je? Het Type bepaalt hoe ver Club Planner automatiseert:
| Type | Wat gebeurt er |
|---|---|
| Automatische import + verwerking | Uittreksels worden automatisch opgehaald én automatisch afgepunt tegen betalingen/facturen. |
| Automatische import (zonder verwerking) | Uittreksels worden automatisch opgehaald; het afpunten doe je zelf manueel. |
| Enkel automatische verwerking | Geen automatische ophaling via de API, maar reeds aangemaakte CODA-batches worden wel automatisch verwerkt. |
| Manueel | Je start import en verwerking zelf, wanneer het jou past. |
Vervalt de autorisatie later? Als de toegang verloopt, krijgt de eigenaar-club automatisch een e-mail (max. één keer per 7 dagen). Ga dan terug naar Instellingen > Integraties > Codabox, open de verbinding, klik op Request new token, plak de nieuwe token en klik op Connect & save om de koppeling te herstellen.