Codabox

Qu'est-ce que Codabox ?

Codabox est une fintech belge (dont le siège se trouve à Louvain) qui automatise la collecte et la transmission numérique de documents financiers vers les logiciels comptables. Depuis 2024, Codabox fait partie de Wolters Kluwer.

Le service le plus connu de Codabox est la livraison de fichiers CODA : il s'agit de la norme électronique belge codée pour les extraits de compte (développée au sein du secteur bancaire / Febelfin). Au lieu que vous ou votre comptable deviez télécharger manuellement les extraits auprès de la banque chaque jour, Codabox récupère ces fichiers CODA quotidiennement et automatiquement auprès des banques et les livre prêts à l'emploi. Outre les extraits bancaires (CODA), Codabox propose également des services pour les écritures salariales, les relevés de cartes de crédit et les factures d'achat et de vente, mais pour la liaison avec Club Planner, ce sont les extraits bancaires CODA qui comptent.

Que peut faire Codabox pour mon club ?

Avec la liaison Codabox, plus personne dans votre club ne doit télécharger ou retaper des extraits. Club Planner récupère les fichiers CODA directement auprès de Codabox et les traite automatiquement :

Collecte quotidienne et automatique de vos extraits de compte — vos mouvements bancaires arrivent d'eux-mêmes dans Club Planner.
Chaque fichier CODA est converti en lot bancaire et automatiquement acheminé vers le bon club sur base de l'IBAN (pratique en cas de plusieurs clubs ou comptes).
Selon le mode choisi, les transactions sont pointées automatiquement avec les paiements et factures de vos membres, de sorte que les cotisations et les montants ouverts sont liés d'eux-mêmes.
L'import s'exécute comme tâche d'arrière-plan (environ toutes les 8 heures, chaque fois entre 07:00 et 21:00). Vous pouvez aussi lancer un import manuellement à tout moment via le bouton Run ou via Import from Codabox sur la page des lots bancaires.

En bref : moins de travail manuel, un pointage plus rapide des paiements des membres et une comptabilité toujours à jour avec vos mouvements bancaires.

Comment configurer Codabox ?

L'activation se fait en partie vous-même dans le portail, en partie avec Club Planner (support). Certains réglages techniques centraux (la clé API Codabox pour Club Planner) sont en effet configurés par Club Planner, et historiquement les données de feed étaient aussi souvent saisies par le support. Considérez-le donc comme une configuration que vous finalisez avec Club Planner.

Ce dont vous avez besoin au préalable :

Un abonnement / mandat Codabox actif pour le compte bancaire de votre club. Cela se règle avec Codabox ou via votre comptable — pas dans Club Planner. Le jeton d'activation est envoyé par Codabox à l'adresse enregistrée chez Codabox.
L'IBAN de votre club doit être correctement renseigné, afin que les fichiers CODA soient acheminés vers le bon club.
Les droits utilisateur appropriés dans Club Planner pour gérer les réglages et consulter les imports/lots bancaires.
Les réglages Codabox centraux pour Club Planner — que le support Club Planner prépare pour vous.

Les étapes dans MyClubPlanner :

Allez dans Paramètres > Intégrations et cliquez sur Settings dans la carte Codabox.
Activez le commutateur Active et cliquez sur Save. Vous activez ainsi l'intégration et la tâche d'import automatique.
Cliquez sur + Add pour créer une connexion. Renseignez une Description, choisissez le Club (le titulaire du compte), choisissez le Type (la méthode de travail, voir le tableau ci-dessous) et éventuellement des Mail recipients pour les notifications.
Pour lier la connexion, il existe deux voies :
- Via jeton (nouveau portail) : renseignez le numéro d'entreprise/de TVA et cliquez sur Request token. Codabox envoie par e-mail un jeton unique à l'adresse enregistrée chez Codabox. Collez ce jeton dans le champ Token et cliquez sur Connect & save : Club Planner récupère alors lui-même le(s) feed(s) et les identifiants de connexion.
- Manuellement : si vous disposez déjà des données (ou via le portail classique), renseignez directement Feed Id, User et Password et cliquez sur Save. Ces données sont souvent fournies et saisies par le support Club Planner.
Dès que la connexion existe et que l'intégration est Active, l'import s'exécute automatiquement en arrière-plan. Vous pouvez aussi sélectionner une connexion et cliquer sur Run, ou utiliser Import from Codabox sur la page des lots bancaires.

Quel Type choisir ? Le Type détermine jusqu'où Club Planner automatise :

Type	Ce qui se passe
Import + traitement automatiques	Les extraits sont récupérés automatiquement et pointés automatiquement avec les paiements/factures.
Import automatique (sans traitement)	Les extraits sont récupérés automatiquement ; le pointage se fait vous-même manuellement.
Traitement automatique uniquement	Pas de collecte automatique via l'API, mais les lots CODA déjà créés sont bien traités automatiquement.
Manuel	Vous lancez vous-même l'import et le traitement, quand cela vous convient.

L'autorisation expire-t-elle par la suite ? Si l'accès expire, le club titulaire reçoit automatiquement un e-mail (au maximum une fois tous les 7 jours). Retournez alors dans Paramètres > Intégrations > Codabox, ouvrez la connexion, cliquez sur Request new token, collez le nouveau jeton et cliquez sur Connect & save pour rétablir la liaison.