Deze handleiding legt uit hoe u e-mails kunt versturen via Club Planner. U kiest daarbij uit twee werkwijzen: via de mailserver van Club Planner, of via uw eigen mailserver. Beide opties worden hieronder volledig uitgelegd. De technische aanpassingen worden normaal uitgevoerd door uw IT-partner of e-mailbeheerder.
Kies uw werkwijze
Er zijn twee manieren om e-mails te versturen vanuit Club Planner. Kies de optie die past bij uw situatie:
|
Optie A Via de server van Club Planner |
Optie B Via uw eigen mailserver (SMTP) |
|
Club Planner verstuurt de e-mails via zijn eigen gedeelde mailserver, maar met uw afzenderadres als afzender. U geeft hiervoor enkel toestemming via een SPF-record. Wat u moet instellen:
|
U gebruikt uw eigen mailserver om e-mails te sturen. Club Planner maakt hiervoor verbinding via SMTP met uw mailprovider. Wat u moet instellen:
|
| ✔ Voordelen | ✔ Voordelen |
|
|
| ✖ Aandachtspunten | ✖ Aandachtspunten |
|
|
Optie A - Versturen via de server van Club Planner
Bij deze optie verstuurt Club Planner de e-mails via zijn eigen mailinfrastructuur, maar met uw domeinnaam als afzender. U hoeft zelf geen mailserver te beheren. U moet uw domein enkel toestemming geven om dit toe te laten.
A.1 SPF-record: toestemming verlenen aan Club Planner
Een SPF-record (Sender Policy Framework) is een instelling in uw domeinnaam die bepaalt welke servers e-mails mogen versturen namens uw domein.
Wat doet het?
Wanneer Club Planner een e-mail verstuurt met uw adres als afzender (bv. info@uwclub.be), controleren ontvangende mailservers of onze server hiervoor gemachtigd is. Zonder de juiste instelling kan uw e-mail als verdacht of spam worden gemarkeerd.
Vergelijk het met een volmacht: u verklaart officieel dat Club Planner namens u e-mails mag versturen, waardoor ontvangers de berichten vertrouwen.
Hoe instellen?
Uw IT-partner voegt onderstaande include-regel toe aan het SPF-record van uw domein:
| include:_spf.clubplanner.be |
Een volledig SPF-record ziet er dan zo uit:
| v=spf1 include:_spf.clubplanner.be -all |
📣Let op: Heeft u al een SPF-record? Dan moet de include worden toegevoegd aan het bestaande record — niet als een apart, extra SPF-record. Per domeinnaam mag er maar één SPF-record bestaan. Twee aparte SPF-records zorgen voor conflicten en leveringsproblemen.
Voorbeeld van een correct gecombineerd record (als u ook Google Workspace gebruikt):
| v=spf1 include:_spf.google.com include:_spf.clubplanner.be -all |
A.2 DKIM - geen actie vereist
| Wanneer u verstuurt via de server van Club Planner, wordt DKIM automatisch door ons ingesteld en beheerd. U hoeft hiervoor zelf niets te doen. |
DKIM (DomainKeys Identified Mail) is een digitale handtekening die bewijst dat een e-mail niet is aangepast onderweg. Het verhoogt de betrouwbaarheid van uw e-mails bij ontvangende mailservers.
Club Planner plaatst deze handtekening automatisch op alle e-mails die via onze server worden verstuurd.
A.3 DMARC-record: bescherming tegen e-mailfraude
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) is een extra beveiligingslaag die uw domeinnaam beschermt tegen misbruik. Het voorkomt dat oplichters valse e-mails sturen alsof ze van uw organisatie afkomstig zijn (phishing).
Wat doet het?
DMARC controleert of een binnenkomende e-mail echt afkomstig is van uw domein. Als dat niet zo is, vertelt het de ontvangende mailserver wat er moet gebeuren: de mail weigeren, markeren als spam, of gewoon rapporteren.
Hoe instellen?
Uw IT-partner maakt een DNS TXT-record aan op het subdomein _dmarc.uwdomein.be. Een veilige begininstelling is:
| v=DMARC1; p=none; rua=mailto:info@uwdomein.be |
| Parameter | Uitleg |
| p=none | Monitoring-modus: geen actie, maar wel rapportage. Ideaal om te starten. |
| p=quarantine | Verdachte mails worden in de spamfolder geplaatst. |
| p=reject | Verdachte mails worden volledig geweigerd. Strengste optie. |
| rua=mailto:... | E-mailadres voor DMARC-rapporten (optioneel maar aanbevolen). |
💡: Begin altijd met p=none om te monitoren zonder dat legitieme e-mails worden geblokkeerd. Schakel later over naar p=quarantine of p=reject zodra alles stabiel werkt.
Optie B - Versturen via uw eigen mailserver (SMTP)
Bij deze optie maakt Club Planner verbinding met uw eigen mailprovider om e-mails te versturen. De e-mails verlopen volledig via uw eigen mailinfrastructuur. Dit geeft u meer controle, maar vereist iets meer configuratie.
B.1 SMTP-instellingen per é-mailprovider
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) is het protocol waarmee e-mails worden verstuurd. U geeft de SMTP-gegevens van uw mailprovider in bij Club Planner, zodat het systeem e-mails kan versturen via uw mailbox.
| Wat heeft u nodig? Voor elke provider heeft u uw e-mailadres en het bijhorende wachtwoord nodig. Bij sommige providers (zoals Gmail of Microsoft 365) moet u ook een app-wachtwoord aanmaken — een speciaal wachtwoord voor externe applicaties, los van uw gewone inlogwachtwoord. |
Telenet
| Instelling | Waarde |
|---|---|
| Weergavenaam | Naam die getoond wordt aan de ontvanger (bv. Mijn Club) |
| Afzenderadres | Uw mailadres waarmee u wil versturen (bv. info@uwclub.be) |
| SMTP-server | smtp.telenet.be |
| Beveiliging | SSL/TLS |
| Poort | 587 |
| Gebruikersnaam | Uw volledige mailadres |
| Wachtwoord | Wachtwoord van uw mailadres |
| Meer info | https://www2.telenet.be — zoek op 'e-mail instellen' |
Proximus
| Instelling | Waarde |
|---|---|
| Weergavenaam | Naam die getoond wordt aan de ontvanger |
| Afzenderadres | Uw mailadres (@proximus.be of eigen domein) |
| SMTP-server | smtp.proximus.be |
| Beveiliging | SSL/TLS |
| Poort | 587 |
| Gebruikersnaam | Uw volledige mailadres |
| Wachtwoord | Wachtwoord van uw mailadres |
| Meer info | https://www.proximus.be — zoek op 'e-mail instellingen' |
Gmail & Google Workspace
| Instelling | Waarde |
|---|---|
| Weergavenaam | Naam die getoond wordt aan de ontvanger |
| Afzenderadres | Uw Gmail- of Workspace-adres |
| SMTP-server | smtp.gmail.com |
| Beveiliging | SSL/TLS |
| Poort | 587 |
| Gebruikersnaam | Uw volledige mailadres |
| Wachtwoord | App-wachtwoord (zie opmerking hieronder) |
| ⚠️ Opmerking | U moet een app-wachtwoord aanmaken via myaccount.google.com > Beveiliging > App-wachtwoorden. Uw gewone Google-wachtwoord werkt hier niet. |
Microsoft 365 & Outlook.com
| Instelling | Waarde |
|---|---|
| Weergavenaam | Naam die getoond wordt aan de ontvanger |
| Afzenderadres | Uw Microsoft- of Outlook-adres |
| SMTP-server | smtp.office365.com |
| Beveiliging | STARTTLS |
| Poort | 587 |
| Gebruikersnaam | Uw volledige mailadres |
| Wachtwoord | Wachtwoord van uw account (of app-wachtwoord indien MFA actief is) |
| ⚠️ Opmerking | Als tweestapsverificatie (MFA) actief is, heeft u een app-wachtwoord nodig. Aan te maken via account.microsoft.com > Beveiliging. |
Combell
| Instelling | Waarde |
|---|---|
| Weergavenaam | Naam die getoond wordt aan de ontvanger |
| Afzenderadres | Uw mailadres op uw Combell-domein |
| SMTP-server | smtp.combell.com |
| Beveiliging | SSL/TLS |
| Poort | 587 |
| Gebruikersnaam | Uw volledige mailadres |
| Wachtwoord | Wachtwoord van uw mailbox (in te stellen via het Combell-controlepaneel) |
| Meer info | https://www.combell.com/nl/help — zoek op 'SMTP instellingen' |
OVH / OVHcloud
| Instelling | Waarde |
|---|---|
| Weergavenaam | Naam die getoond wordt aan de ontvanger |
| Afzenderadres | Uw mailadres op uw OVH-domein |
| SMTP-server | ssl0.ovh.net |
| Beveiliging | SSL/TLS |
| Poort | 465 (of 587 met STARTTLS) |
| Gebruikersnaam | Uw volledige mailadres |
| Wachtwoord | Wachtwoord van uw mailbox (in te stellen via het OVH-controlepaneel) |
| Meer info | https://docs.ovh.com — zoek op 'e-mail MX Plan' |
One.com
| Instelling | Waarde |
|---|---|
| Weergavenaam | Naam die getoond wordt aan de ontvanger |
| Afzenderadres | Uw mailadres op uw One.com-domein |
| SMTP-server | send.one.com |
| Beveiliging | SSL/TLS |
| Poort | 465 |
| Gebruikersnaam | Uw volledige mailadres |
| Wachtwoord | Wachtwoord van uw mailbox |
| Meer info | https://help.one.com — zoek op 'SMTP' |
B.2 SPF-record bij gebruik van eigen mailserver
Ook bij gebruik van uw eigen mailserver is een SPF-record vereist. In dit geval heeft u echter geen include van Club Planner nodig — uw mailprovider zorgt zelf al voor de juiste SPF-instelling.
Controleer via uw mailprovider of het SPF-record voor uw domein al correct is ingesteld. Raadpleeg hiervoor de helppagina van uw provider (zie links in de SMTP-tabellen hierboven).
B.3 DKIM-record: digitale handtekening voor uw e-mails
DKIM plaatst een onzichtbare digitale handtekening op uw e-mails. Ontvangende mailservers kunnen daarmee bevestigen dat de mail echt van uw domein afkomstig is en onderweg niet is aangepast. Of u DKIM zelf moet instellen, hangt af van het type account waarmee u verstuurt.
Wanneer is DKIM nodig?
| Type account | DKIM nodig? | Toelichting |
| Google Workspace (zakelijk) | Ja — zelf instellen | U beheert uw eigen domein via Google Admin. DKIM activeren is sterk aanbevolen. |
| Microsoft 365 (zakelijk) | Ja — zelf instellen | U beheert uw eigen domein via Microsoft Admin. DKIM activeren via het beveiligingsportaal. |
| Combell / OVH / One.com (zakelijk) | Ja — via controlepaneel | Activeer DKIM via het controlepaneel van uw hostingprovider. Vaak eenvoudig met één klik. |
| Telenet / Proximus (zakelijk domein) | Beperkt mogelijk | Telenet en Proximus ondersteunen DKIM niet altijd voor klantendomeinen. Raadpleeg uw provider. SPF is hier doorgaans het maximum haalbare. |
| Privé Gmail (@gmail.com) | Niet van toepassing | DKIM wordt volledig beheerd door Google. U heeft hier geen toegang toe. Technisch werkt het, maar niet aanbevolen voor clubcommunicatie. |
| Privé Hotmail / Outlook (@hotmail.be, @outlook.com, ...) | Niet van toepassing | DKIM wordt volledig beheerd door Microsoft. Niet configureerbaar. Niet aanbevolen voor professionele clubcommunicatie. |
📣Let op: Privé e-mailadressen (zoals @gmail.com, @hotmail.be, @telenet.be) zijn technisch bruikbaar als afzender, maar worden afgeraden voor clubcommunicatie. Ze bieden geen controle over DKIM en het risico op spamfiltering is groter. Gebruik bij voorkeur een professioneel e-mailadres op uw eigen domeinnaam.
Hoe werkt DKIM?
Uw mailprovider genereert een uniek sleutelpaar: een privésleutel (die op de server bewaard wordt) en een publieke sleutel (die u als DNS-record publiceert op uw domein). Ontvangende servers gebruiken die publieke sleutel om de handtekening op uw e-mails te controleren.
Hoe instellen? (enkel voor zakelijke accounts met eigen domein)
De exacte stappen verschillen per provider, maar de werkwijze is overal vergelijkbaar:
- Log in op het beheerpaneel van uw mailprovider.
- Ga naar de instellingen voor DKIM of e-mailbeveiliging.
- Activeer DKIM voor uw domein. De provider genereert dan een TXT-record.
- Voeg dit TXT-record toe aan de DNS-instellingen van uw domein (via uw domeinregistrator of hostingprovider).
- Activeer DKIM in het beheerpaneel van uw mailprovider zodra het record is toegevoegd.
Een DKIM-record ziet er doorgaans zo uit (de sleutelwaarde is bij iedereen anders):
| selector._domainkey.uwdomein.be TXT "v=DKIM1; k=rsa; p=MIGfMA0GCSq..." |
| Provider | Waar DKIM activeren? |
| Google Workspace | admin.google.com > Apps > Google Workspace > Gmail > Authenticate e-mail |
| Microsoft 365 | security.microsoft.com > E-mail & samenwerking > Beleid > DKIM |
| Combell | Controlepaneel Combell > E-mail > DKIM (automatisch ingeschakeld bij nieuwe mailboxen) |
| OVH / One.com | Controlepaneel provider > DNS-zone > DKIM (raadpleeg helppagina van uw provider) |
B.4 DMARC-record (ook aanbevolen bij eigen mailserver)
Ook bij gebruik van uw eigen mailserver is een DMARC-record sterk aanbevolen. De instelling is identiek aan die bij Optie A (zie sectie A.3). DMARC werkt pas volledig wanneer zowel SPF als DKIM correct zijn geconfigureerd.
| v=DMARC1; p=none; rua=mailto:info@uwdomein.be |
💡: Tip: Stel DMARC pas in nadat SPF en DKIM correct werken. Zo vermijdt u dat legitieme e-mails worden geblokkeerd.
Checklist voor uw IT-partner
Geef de juiste lijst mee aan uw IT-partner of e-mailbeheerder afhankelijk van de gekozen werkwijze:
Bij Optie A (via server van Club Planner):
- SPF-record: voeg 'include:_spf.clubplanner.be' toe aan het bestaande SPF-record (niet als apart record)
- Controleer of er slechts één SPF-record aanwezig is voor uw domein
- DKIM: geen actie nodig — wordt door Club Planner beheerd
- DMARC-record: maak een TXT-record aan op '_dmarc.uwdomein.be' met minimaal 'v=DMARC1; p=none'
Bij Optie B (via eigen mailserver / SMTP):
- SMTP-gegevens: geef het correcte SMTP-adres, de poort, beveiliging en inloggegevens door aan Club Planner
- App-wachtwoord aanmaken indien u Google of Microsoft 365 gebruikt met tweestapsverificatie
- SPF-record: controleer of uw mailprovider correct vermeld is in het SPF-record van uw domein
- DKIM-record: activeer DKIM via het beheerpaneel van uw mailprovider en voeg het gegenereerde TXT-record toe aan uw DNS
- DMARC-record: maak een TXT-record aan op '_dmarc.uwdomein.be' met minimaal 'v=DMARC1; p=none' (pas instellen nadat SPF
| Heeft u vragen of hulp nodig? Neem contact op met uw Club Planner-beheerder of IT-partner. Zij kunnen u begeleiden bij het instellen van bovenstaande instellingen. |