Ce guide explique comment envoyer des e-mails via Club Planner. Vous avez le choix entre deux méthodes : via le serveur de messagerie de Club Planner ou via votre propre serveur de messagerie. Ces deux options sont décrites en détail ci-dessous. Les modifications techniques sont généralement effectuées par votre partenaire informatique ou votre administrateur de messagerie.
Choisissez votre méthode
Il existe deux façons d'envoyer des e-mails depuis Club Planner. Choisissez l'option qui correspond à votre situation :
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Option A Via le serveur de Club Planner |
Option B Via votre propre serveur de messagerie (SMTP) |
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Club Planner envoie les e-mails via son propre serveur de messagerie partagé, mais en utilisant votre adresse e-mail comme expéditeur. Il vous suffit pour cela de donner votre autorisation via un enregistrement SPF.
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Vous utilisez votre propre serveur de messagerie pour envoyer des e-mails. Club Planner se connecte à votre fournisseur de messagerie via SMTP à cette fin. Ce que vous devez configurer :
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| ✔ Avantages | ✔ Avantages |
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| ✖ Points d’attention | ✖ Points d’attention |
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Option A - Envoi via le serveur de Club Planner
Avec cette option, Club Planner envoie les e-mails via sa propre infrastructure de messagerie, mais en utilisant votre nom de domaine comme expéditeur. Vous n'avez pas besoin de gérer vous-même un serveur de messagerie. Il vous suffit d'autoriser votre domaine à cette fin.
A.1 Enregistrement SPF : accorder l'autorisation à Club Planner
Un enregistrement SPF (Sender Policy Framework) est un paramètre de votre nom de domaine qui détermine quels serveurs sont autorisés à envoyer des e-mails au nom de votre domaine.
À quoi ça sert ?
Lorsque Club Planner envoie un e-mail en utilisant votre adresse comme expéditeur (par exemple, info@votreclub.be), les serveurs de messagerie destinataires vérifient si notre serveur est autorisé à le faire. Sans le paramétrage approprié, votre e-mail risque d'être marqué comme suspect ou comme spam.C'est un peu comme une procuration : vous déclarez officiellement que Club Planner est autorisé à envoyer des e-mails en votre nom, ce qui permet aux destinataires de faire confiance à ces messages.
Comment configurer ?
Votre partenaire informatique ajoute la règle d’inclusion suivante au SPF record de votre domaine :
| include:_spf.clubplanner.be |
Un SPF record complet est alors le suivant :
| v=spf1 include:_spf.clubplanner.be -all |
📣Attention : avez-vous déjà un SPF record ? Dans ce cas, l’instruction “include” doit être ajoutée au record existant — et non comme un SPF record supplémentaire distinct. Un seul SPF record est autorisé par nom de domaine. Deux SPF records séparés entraînent des conflits et des problèmes de livraison.
Exemple d’un SPF record correctement combiné (si vous utilisez également Google Workspace) :
| v=spf1 include:_spf.google.com include:_spf.clubplanner.be -all |
A.2 DKIM - aucune action requise
| Lorsque vous envoyez des e-mails via le serveur de Club Planner, nous configurons et gérons automatiquement le DKIM. Vous n'avez rien à faire de votre côté. |
DKIM (DomainKeys Identified Mail) Il s'agit d'une signature digitale qui prouve qu'un e-mail n'a pas été modifié pendant son acheminement. Elle renforce la fiabilité de vos e-mails auprès des serveurs de messagerie destinataires. Club Planner ajoute automatiquement cette signature à tous les e-mails envoyés via notre serveur.
A.3 DMARC-record: protection contre la fraude par e-mail
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) constitue une couche de sécurité supplémentaire qui protège votre nom de domaine contre toute utilisation abusive. Elle empêche les escrocs d'envoyer de faux e-mails en se faisant passer pour votre organisation (phishing)
À quoi ça sert ?
DMARC controleert of een binnenkomende e-mail echt afkomstig is van uw domein. Als dat niet zo is, vertelt het de ontvangende mailserver wat er moet gebeuren: de mail weigeren, markeren als spam, of gewoon rapporteren.
Comment configurer ?
Votre partenaire informatique crée un enregistrement DNS TXT sur le sous-domaine _dmarc.votredomaine.be. Une configuration initiale sécurisée est la suivante :
| v=DMARC1; p=none; rua=mailto:info@votredomaine.be |
| Paramètre | Explication |
| p=none | Mode surveillance : aucune action, mais des rapports. Idéal pour commencer. |
| p=quarantine | Les e-mails suspects sont placés dans le dossier spam. |
| p=reject | Les e-mails suspects sont systématiquement rejetés. Option la plus stricte. |
| rua=mailto:... | Adresse e-mail pour les rapports DMARC (facultatif mais recommandé). |
💡: Commencez toujours par p=none afin de surveiller sans bloquer les e-mails légitimes. Passez ensuite à p=quarantine ou p=reject une fois que tout fonctionne de manière stable.
Option B - Envoi via votre propre serveur de messagerie (SMTP)
Avec cette option, Club Planner se connecte à votre propre fournisseur de messagerie pour envoyer des e-mails. Les e-mails transitent entièrement par votre propre infrastructure de messagerie. Cela vous offre davantage de contrôle, mais nécessite un peu plus de configuration.
B.1 Réglages SMTP par fournisseur de messagerie
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) Il s'agit du protocole utilisé pour envoyer des e-mails. Vous devez saisir les informations SMTP de votre fournisseur de messagerie dans Club Planner afin que le système puisse envoyer des e-mails via votre boîte mail.
| De quoi avez-vous besoin ? Pour chaque fournisseur de messagerie, vous devez disposer de votre adresse e-mail et du mot de passe correspondant. Certains fournisseurs (tels que Gmail ou Microsoft 365) vous demandent également de créer un mot de passe d'application, c'est-à-dire un mot de passe spécial destiné aux applications externes, distinct de votre mot de passe de connexion habituel. |
Telenet
| Réglage | Valeur |
|---|---|
| Nom d’affichage | Nom affiché au destinataire (ex. : Mon Club) |
| Adresse d’expéditeur |
Votre adresse e-mail utilisée pour l’envoi (ex. : info@votreclub.be ) |
| Serveur SMTP | smtp.telenet.be |
| Sécurité | SSL/TLS |
| Port | 587 |
| Nom d’utilisateur | Votre adresse e-mail complète |
| Mot de passe | Mot de passe de votre adresse e-mail |
| Plus d’informations | https://www2.telenet.be — recherchez 'configuration e-mail' |
Proximus
| Réglage | Valeur |
|---|---|
| Nom d’affichage | Nom affiché au destinataire |
| Adresse d’expéditeur | Votre adresse e-mail (@proximus.be ou domaine propre) |
| Serveur SMTP | smtp.proximus.be |
| Sécurité | SSL/TLS |
| Port | 587 |
| Nom d’utilisateur | Votre adresse e-mail complète |
| Mot de passe | Mot de passe de votre adresse e-mail |
| Plus d’informations | https://www.proximus.be — recherchez 'paramètres e-mail' |
Gmail & Google Workspace
| Réglage | Valeur |
|---|---|
| Nom d’affichage | Nom affiché au destinataire |
| Adresse d’expéditeur | Votre adresse Gmail ou Workspace |
| Serveur SMTP | smtp.gmail.com |
| Sécurité | SSL/TLS |
| Port | 587 |
| Nom d’utilisateur | Votre adresse e-mail complète |
| Mot de passe | Mot de passe d’application (voir remarque ci-dessous) |
| ⚠️ Remarque | Vous devez créer un mot de passe d’application via myaccount.google.com > Sécurité > Mots de passe d’application. Votre mot de passe Google habituel ne fonctionne pas ici. |
Microsoft 365 & Outlook.com
| Réglage | Valeur |
|---|---|
| Nom d’affichage | Nom affiché au destinataire |
| Adresse d’expéditeur | Votre adresse Microsoft ou Outlook |
| Serveur SMTP | smtp.office365.com |
| Sécurité | STARTTLS |
| Port | 587 |
| Nom d’utilisateur | Votre adresse e-mail complète |
| Mot de passe | Mot de passe de votre compte (ou mot de passe d’application si l’authentification à deux facteurs est activée) |
| ⚠️ Remarque | Si l’authentification à deux facteurs (MFA) est activée, vous devez utiliser un mot de passe d’application. À créer via account.microsoft.com > Sécurité. |
Combell
| Réglage | Valeur |
|---|---|
| Nom d’affichage | Nom affiché au destinataire |
| Adresse d’expéditeur | Votre adresse e-mail sur votre domaine Combell |
| Serveur SMTP | smtp.combell.com |
| Sécurité | SSL/TLS |
| Port | 587 |
| Nom d’utilisateur | Votre adresse e-mail complète |
| Mot de passe | Mot de passe de votre boîte mail (à configurer via le panneau de contrôle Combell) |
| Plus d’informations | https://www.combell.com/nl/help — recherchez ' paramètres SMTP' |
OVH / OVHcloud
| Réglage | Valeur |
|---|---|
| Nom d’affichage | Nom affiché au destinataire |
| Adresse d’expéditeur | Votre adresse e-mail sur votre domaine OVH |
| Serveur SMTP | ssl0.ovh.net |
| Sécurité | SSL/TLS |
| Port | 465 (ou 587 avec STARTTLS) |
| Nom d’utilisateur | Votre adresse e-mail complète |
| Mot de passe | Mot de passe de votre boîte mail (à configurer via le panneau de contrôle OVH) |
| Plus d’informations | https://docs.ovh.com — recherchez ' e-mail MX Plan' |
One.com
| Réglage | Valeur |
|---|---|
| Nom d’affichage | Nom affiché au destinataire |
| Adresse d’expéditeur | Votre adresse e-mail sur votre domaine One.com |
| Serveur SMTP | send.one.com |
| Sécurité | SSL/TLS |
| Port | 465 |
| Nom d’utilisateur | Votre adresse e-mail complète |
| Mot de passe | Mot de passe de votre boîte mail |
| Plus d’informations | https://help.one.com — recherchez 'SMTP' |
B.2 SPF record lors de l’utilisation d’un serveur de messagerie propre
Même lorsque vous utilisez votre propre serveur de messagerie, un SPF record est requis. Dans ce cas, vous n’avez cependant pas besoin de l’include de Club Planner — votre fournisseur de messagerie gère déjà correctement la configuration SPF. Vérifiez auprès de votre fournisseur de messagerie si le SPF record de votre domaine est déjà correctement configuré. Pour ce faire, consultez la page d’aide de votre fournisseur (voir les liens dans les tableaux SMTP ci-dessus).
B.3 DKIM-record: signature numérique pour vos e-mails
DKIM appose une signature numérique invisible sur vos e-mails. Les serveurs de messagerie des destinataires peuvent ainsi vérifier que l’e-mail provient bien de votre domaine et qu’il n’a pas été modifié en cours de route.
Le fait que vous deviez configurer DKIM vous-même dépend du type de compte que vous utilisez pour l’envoi.
Quand le DKIM est-il nécessaire ?
| Type de compte | DKIM nécessaire ? | Explication |
| Google Workspace (professionnel) | Oui — à configurer soi-même | Vous gérez votre propre domaine via Google Admin. Il est fortement recommandé d’activer DKIM. |
| Microsoft 365 (professionnel) | Oui — à configurer soi-même | Vous gérez votre propre domaine via Microsoft Admin. Activez DKIM via le portail de sécurité. |
| Combell / OVH / One.com (professionnel) | Oui — à configurer soi-même | Activez DKIM via le panneau de contrôle de votre fournisseur d’hébergement. Souvent simple, en un seul clic. |
| Telenet / Proximus (domaine professionnel) | Possible de manière limitée | Telenet et Proximus ne prennent pas toujours en charge DKIM pour les domaines clients. Consultez votre fournisseur. SPF est généralement le maximum possible. |
| Privé Gmail (@gmail.com) | Non applicable | DKIM est entièrement géré par Google. Vous n’y avez pas accès. Techniquement fonctionnel, mais non recommandé pour la communication d’un club. |
| Privé Hotmail / Outlook (@hotmail.be, @outlook.com, ...) | Non applicable | DKIM est entièrement géré par Microsoft. Non configurable. Non recommandé pour la communication professionnelle d’un club. |
📣Attention : les adresses e-mail privées (telles que @gmail.com, @hotmail.be, @telenet.be) peuvent techniquement être utilisées comme expéditeur, mais sont déconseillées pour la communication du club. Elles ne permettent pas de contrôler le DKIM et le risque de filtrage anti-spam est plus élevé. Utilisez de préférence une adresse e-mail professionnelle sur votre propre nom de domaine.
Comment fonctionne DKIM
Votre fournisseur de messagerie génère une paire de clés unique : une clé privée (conservée sur le serveur) et une clé publique (que vous publiez sous forme d'enregistrement DNS sur votre domaine). Les serveurs destinataires utilisent cette clé publique pour vérifier la signature de vos e-mails.
Comment configurer ? (uniquement pour les comptes professionnels disposant de leur propre domaine)
Les étapes précises varient selon l'opérateur, mais la procédure est similaire partout :
- Connectez-vous au panneau de contrôle de votre fournisseur de messagerie.
- Accédez aux paramètres DKIM ou à la sécurité des e-mails.
- Activez DKIM pour votre domaine. Le fournisseur génèrera alors un enregistrement TXT.
- Ajoutez cet enregistrement TXT aux paramètres DNS de votre domaine (via votre registraire ou hébergeur).
- Activez DKIM dans le panneau de contrôle de votre fournisseur de messagerie une fois que l’enregistrement a été ajouté.
Un DKIM-record ressemble généralement à ceci (la valeur de la clé est différente pour chacun) :
| selector._domainkey.uwdomein.be TXT "v=DKIM1; k=rsa; p=MIGfMA0GCSq..." |
| Fournisseur | Où activer DKIM ? |
| Google Workspace | admin.google.com > Apps > Google Workspace > Gmail > Authentifier les e-mails |
| Microsoft 365 | security.microsoft.com >E-mail & collaboration > Politiques > DKIM |
| Combell | Panneau de contrôle Combell > E-mail > DKIM (activé automatiquement pour les nouvelles boîtes mail) |
| OVH / One.com | Panneau de contrôle du fournisseur > Zone DNS > DKIM (consultez la page d’aide de votre fournisseur) |
B.4 DMARC-record (également recommandé si vous disposez de votre propre serveur de messagerie)
Même si vous utilisez votre propre serveur de messagerie, il est fortement recommandé de configurer un enregistrement DMARC. La configuration est identique à celle de l'option A (voir section A.3). DMARC ne fonctionne pleinement que lorsque SPF et DKIM sont correctement configurés.
| v=DMARC1; p=none; rua=mailto:info@votredomaine.be |
💡Conseil : ne configurez DMARC qu'une fois que SPF et DKIM fonctionnent correctement. Vous éviterez ainsi que des e-mails légitimes ne soient bloqués.
Liste de contrôle pour votre partenaire informatique
Fournissez la liste appropriée à votre partenaire informatique ou à votre administrateur de messagerie, selon la méthode choisie :
Bij Option A (via le serveur de Club Planner):
- SPF-record: ajoutez 'include:_spf.clubplanner.be' à votre SPF record existant (pas comme un enregistrement séparé).
- Vérifiez qu’il n’y a qu’un seul SPF record pour votre domaine.
- DKIM: aucune action requise — géré par Club Planner.
- DMARC-record: créez un enregistrement TXT sur
_dmarc.votredomaine.beavec au minimumv=DMARC1; p=none.
Bij Option B (via votre propre serveur de messagerie / SMTP):
- Données SMTP: communiquez à Club Planner l’adresse SMTP correcte, le port, le type de sécurité et vos identifiants de connexion.
- Mot de passe d’application : créez-le si vous utilisez Google ou Microsoft 365 avec l’authentification à deux facteurs.
- SPF-record: vérifiez que votre fournisseur de messagerie est correctement mentionné dans le SPF record de votre domaine.
- DKIM-record: activez DKIM via le panneau de contrôle de votre fournisseur de messagerie et ajoutez l’enregistrement TXT généré à votre DNS.
-
DMARC-record: créez un enregistrement TXT sur
_dmarc.votredomaine.beavec au minimumv=DMARC1; p=none(à configurer uniquement après la vérification du
| Vous avez des questions ou besoin d’aide ? Contactez votre administrateur Club Planner ou votre partenaire informatique. Ils peuvent vous guider dans la configuration des paramètres ci-dessus. |