Diese Anleitung erklärt, wie Sie E-Mails über Club Planner versenden können. Sie wählen dabei zwischen zwei Vorgehensweisen: über den Mailserver von Club Planner oder über Ihren eigenen Mailserver. Beide Optionen werden nachfolgend vollständig erklärt. Die technischen Anpassungen werden in der Regel von Ihrem IT-Partner oder E-Mail-Administrator vorgenommen.
Wählen Sie Ihre Vorgehensweise
Es gibt zwei Möglichkeiten, E-Mails aus Club Planner zu versenden. Wählen Sie die Option, die zu Ihrer Situation passt:
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Option A Über den Server von Club Planner |
Option B Über Ihren eigenen Mailserver (SMTP) |
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Club Planner versendet die E-Mails über seinen eigenen gemeinsamen Mailserver, aber mit Ihrer Adresse als Absender. Sie erteilen dafür lediglich die Erlaubnis über einen SPF-Eintrag. Was Sie einstellen müssen:
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Sie verwenden Ihren eigenen Mailserver, um E-Mails zu versenden. Club Planner stellt dafür über SMTP eine Verbindung zu Ihrem Mailanbieter her. Was Sie einstellen müssen:
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| ✔ Vorteile | ✔ Vorteile |
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| ✖ Zu beachten | ✖ Zu beachten |
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Option A - Versand über den Server von Club Planner
Bei dieser Option versendet Club Planner die E-Mails über seine eigene Mailinfrastruktur, aber mit Ihrem Domainnamen als Absender. Sie müssen selbst keinen Mailserver verwalten. Sie müssen Ihrer Domain lediglich die Erlaubnis dazu erteilen.
A.1 SPF-Eintrag: Club Planner die Erlaubnis erteilen
Ein SPF-Eintrag (Sender Policy Framework) ist eine Einstellung in Ihrem Domainnamen, die festlegt, welche Server E-Mails im Namen Ihrer Domain versenden dürfen.
Was bewirkt er?
Wenn Club Planner eine E-Mail mit Ihrer Adresse als Absender versendet (z. B. info@ihrclub.de), prüfen die empfangenden Mailserver, ob unser Server dazu berechtigt ist. Ohne die richtige Einstellung kann Ihre E-Mail als verdächtig oder als Spam markiert werden.
Vergleichen Sie es mit einer Vollmacht: Sie erklären offiziell, dass Club Planner in Ihrem Namen E-Mails versenden darf, wodurch die Empfänger den Nachrichten vertrauen.
Wie wird er eingerichtet?
Ihr IT-Partner fügt die untenstehende include-Regel zum SPF-Eintrag Ihrer Domain hinzu:
| include:_spf.clubplanner.be |
Ein vollständiger SPF-Eintrag sieht dann so aus:
| v=spf1 include:_spf.clubplanner.be -all |
📣Achtung: Haben Sie bereits einen SPF-Eintrag? Dann muss die include-Regel zum bestehenden Eintrag hinzugefügt werden — nicht als separater, zusätzlicher SPF-Eintrag. Pro Domainname darf es nur einen SPF-Eintrag geben. Zwei separate SPF-Einträge führen zu Konflikten und Zustellproblemen.
Beispiel eines korrekt kombinierten Eintrags (wenn Sie auch Google Workspace verwenden):
| v=spf1 include:_spf.google.com include:_spf.clubplanner.be -all |
A.2 DKIM - keine Aktion erforderlich
| Wenn Sie über den Server von Club Planner versenden, wird DKIM automatisch von uns eingerichtet und verwaltet. Sie müssen dafür selbst nichts tun. |
DKIM (DomainKeys Identified Mail) ist eine digitale Signatur, die belegt, dass eine E-Mail unterwegs nicht verändert wurde. Sie erhöht die Vertrauenswürdigkeit Ihrer E-Mails bei den empfangenden Mailservern.
Club Planner setzt diese Signatur automatisch auf alle E-Mails, die über unseren Server versendet werden.
A.3 DMARC-Eintrag: Schutz vor E-Mail-Betrug
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) ist eine zusätzliche Sicherheitsebene, die Ihren Domainnamen vor Missbrauch schützt. Sie verhindert, dass Betrüger gefälschte E-Mails versenden, als kämen diese von Ihrer Organisation (Phishing).
Was bewirkt er?
DMARC prüft, ob eine eingehende E-Mail wirklich von Ihrer Domain stammt. Ist das nicht der Fall, teilt es dem empfangenden Mailserver mit, was geschehen soll: die Mail abweisen, als Spam markieren oder einfach melden.
Wie wird er eingerichtet?
Ihr IT-Partner erstellt einen DNS-TXT-Eintrag auf der Subdomain _dmarc.ihredomain.de. Eine sichere Anfangseinstellung ist:
| v=DMARC1; p=none; rua=mailto:info@ihredomain.de |
| Parameter | Erklärung |
| p=none | Monitoring-Modus: keine Aktion, aber Berichterstattung. Ideal für den Start. |
| p=quarantine | Verdächtige Mails werden in den Spam-Ordner verschoben. |
| p=reject | Verdächtige Mails werden vollständig abgewiesen. Strengste Option. |
| rua=mailto:... | E-Mail-Adresse für DMARC-Berichte (optional, aber empfohlen). |
💡: Beginnen Sie immer mit p=none, um zu beobachten, ohne dass legitime E-Mails blockiert werden. Wechseln Sie später zu p=quarantine oder p=reject, sobald alles stabil funktioniert.
Option B - Versand über Ihren eigenen Mailserver (SMTP)
Bei dieser Option verbindet sich Club Planner mit Ihrem eigenen Mailanbieter, um E-Mails zu versenden. Die E-Mails laufen vollständig über Ihre eigene Mailinfrastruktur. Das gibt Ihnen mehr Kontrolle, erfordert aber etwas mehr Konfiguration.
B.1 SMTP-Einstellungen pro E-Mail-Anbieter
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) ist das Protokoll, mit dem E-Mails versendet werden. Sie geben die SMTP-Daten Ihres Mailanbieters in Club Planner ein, damit das System E-Mails über Ihr Postfach versenden kann.
| Was benötigen Sie? Für jeden Anbieter benötigen Sie Ihre E-Mail-Adresse und das dazugehörige Kennwort. Bei manchen Anbietern (wie Gmail oder Microsoft 365) müssen Sie zusätzlich ein App-Kennwort erstellen — ein spezielles Kennwort für externe Anwendungen, unabhängig von Ihrem normalen Anmeldekennwort. |
Telenet
| Einstellung | Wert |
|---|---|
| Name anzeigen | Name, der dem Empfänger angezeigt wird (z. B. Mein Club) |
| Absenderadresse | Ihre Mailadresse, mit der Sie versenden möchten (z. B. info@ihrclub.de) |
| SMTP-Server | smtp.telenet.be |
| Sicherheit | SSL/TLS |
| Port | 587 |
| Benutzer | Ihre vollständige Mailadresse |
| Kennwort | Kennwort Ihrer Mailadresse |
| Mehr Infos | https://www2.telenet.be — suchen Sie nach 'E-Mail einrichten' |
Proximus
| Einstellung | Wert |
|---|---|
| Name anzeigen | Name, der dem Empfänger angezeigt wird |
| Absenderadresse | Ihre Mailadresse (@proximus.be oder eigene Domain) |
| SMTP-Server | smtp.proximus.be |
| Sicherheit | SSL/TLS |
| Port | 587 |
| Benutzer | Ihre vollständige Mailadresse |
| Kennwort | Kennwort Ihrer Mailadresse |
| Mehr Infos | https://www.proximus.be — suchen Sie nach 'E-Mail-Einstellungen' |
Gmail & Google Workspace
| Einstellung | Wert |
|---|---|
| Name anzeigen | Name, der dem Empfänger angezeigt wird |
| Absenderadresse | Ihre Gmail- oder Workspace-Adresse |
| SMTP-Server | smtp.gmail.com |
| Sicherheit | SSL/TLS |
| Port | 587 |
| Benutzer | Ihre vollständige Mailadresse |
| Kennwort | App-Kennwort (siehe Hinweis unten) |
| ⚠️ Hinweis | Sie müssen ein App-Kennwort über myaccount.google.com > Sicherheit > App-Passwörter erstellen. Ihr normales Google-Kennwort funktioniert hier nicht. |
Microsoft 365 & Outlook.com
| Einstellung | Wert |
|---|---|
| Name anzeigen | Name, der dem Empfänger angezeigt wird |
| Absenderadresse | Ihre Microsoft- oder Outlook-Adresse |
| SMTP-Server | smtp.office365.com |
| Sicherheit | STARTTLS |
| Port | 587 |
| Benutzer | Ihre vollständige Mailadresse |
| Kennwort | Kennwort Ihres Kontos (oder App-Kennwort, wenn MFA aktiv ist) |
| ⚠️ Hinweis | Wenn die Zwei-Faktor-Authentifizierung (MFA) aktiv ist, benötigen Sie ein App-Kennwort. Zu erstellen über account.microsoft.com > Sicherheit. |
Combell
| Einstellung | Wert |
|---|---|
| Name anzeigen | Name, der dem Empfänger angezeigt wird |
| Absenderadresse | Ihre Mailadresse auf Ihrer Combell-Domain |
| SMTP-Server | smtp.combell.com |
| Sicherheit | SSL/TLS |
| Port | 587 |
| Benutzer | Ihre vollständige Mailadresse |
| Kennwort | Kennwort Ihres Postfachs (einzustellen über das Combell-Kontrollpanel) |
| Mehr Infos | https://www.combell.com/nl/help — suchen Sie nach 'SMTP instellingen' |
OVH / OVHcloud
| Einstellung | Wert |
|---|---|
| Name anzeigen | Name, der dem Empfänger angezeigt wird |
| Absenderadresse | Ihre Mailadresse auf Ihrer OVH-Domain |
| SMTP-Server | ssl0.ovh.net |
| Sicherheit | SSL/TLS |
| Port | 465 (oder 587 mit STARTTLS) |
| Benutzer | Ihre vollständige Mailadresse |
| Kennwort | Kennwort Ihres Postfachs (einzustellen über das OVH-Kontrollpanel) |
| Mehr Infos | https://docs.ovh.com — suchen Sie nach 'e-mail MX Plan' |
One.com
| Einstellung | Wert |
|---|---|
| Name anzeigen | Name, der dem Empfänger angezeigt wird |
| Absenderadresse | Ihre Mailadresse auf Ihrer One.com-Domain |
| SMTP-Server | send.one.com |
| Sicherheit | SSL/TLS |
| Port | 465 |
| Benutzer | Ihre vollständige Mailadresse |
| Kennwort | Kennwort Ihres Postfachs |
| Mehr Infos | https://help.one.com — suchen Sie nach 'SMTP' |
B.2 SPF-Eintrag bei Verwendung eines eigenen Mailservers
Auch bei der Verwendung Ihres eigenen Mailservers ist ein SPF-Eintrag erforderlich. In diesem Fall benötigen Sie jedoch keine include-Regel von Club Planner — Ihr Mailanbieter sorgt bereits selbst für die richtige SPF-Einstellung.
Prüfen Sie bei Ihrem Mailanbieter, ob der SPF-Eintrag für Ihre Domain bereits korrekt eingestellt ist. Ziehen Sie dazu die Hilfeseite Ihres Anbieters zurate (siehe Links in den SMTP-Tabellen oben).
B.3 DKIM-Eintrag: digitale Signatur für Ihre E-Mails
DKIM versieht Ihre E-Mails mit einer unsichtbaren digitalen Signatur. Empfangende Mailserver können damit bestätigen, dass die Mail wirklich von Ihrer Domain stammt und unterwegs nicht verändert wurde. Ob Sie DKIM selbst einrichten müssen, hängt von der Art des Kontos ab, mit dem Sie versenden.
Wann ist DKIM nötig?
| Art des Kontos | DKIM nötig? | Erläuterung |
| Google Workspace (geschäftlich) | Ja — selbst einrichten | Sie verwalten Ihre eigene Domain über Google Admin. DKIM zu aktivieren wird dringend empfohlen. |
| Microsoft 365 (geschäftlich) | Ja — selbst einrichten | Sie verwalten Ihre eigene Domain über Microsoft Admin. DKIM über das Sicherheitsportal aktivieren. |
| Combell / OVH / One.com (geschäftlich) | Ja — über das Kontrollpanel | Aktivieren Sie DKIM über das Kontrollpanel Ihres Hosting-Anbieters. Oft mit einem einzigen Klick erledigt. |
| Telenet / Proximus (geschäftliche Domain) | Eingeschränkt möglich | Telenet und Proximus unterstützen DKIM für Kundendomains nicht immer. Fragen Sie bei Ihrem Anbieter nach. SPF ist hier meist das Maximum. |
| Privates Gmail (@gmail.com) | Nicht anwendbar | DKIM wird vollständig von Google verwaltet. Sie haben darauf keinen Zugriff. Technisch funktioniert es, für die Clubkommunikation ist es aber nicht empfehlenswert. |
| Privates Hotmail / Outlook (@hotmail.de, @outlook.com, ...) | Nicht anwendbar | DKIM wird vollständig von Microsoft verwaltet. Nicht konfigurierbar. Für professionelle Clubkommunikation nicht empfehlenswert. |
📣Achtung: Private E-Mail-Adressen (wie @gmail.com, @hotmail.de, @telenet.be) sind technisch als Absender nutzbar, für die Clubkommunikation aber nicht zu empfehlen. Sie bieten keine Kontrolle über DKIM und das Risiko der Spam-Filterung ist größer. Verwenden Sie bevorzugt eine professionelle E-Mail-Adresse auf Ihrem eigenen Domainnamen.
Wie funktioniert DKIM?
Ihr Mailanbieter erzeugt ein einzigartiges Schlüsselpaar: einen privaten Schlüssel (der auf dem Server bleibt) und einen öffentlichen Schlüssel (den Sie als DNS-Eintrag auf Ihrer Domain veröffentlichen). Empfangende Server verwenden diesen öffentlichen Schlüssel, um die Signatur auf Ihren E-Mails zu prüfen.
Wie wird es eingerichtet? (nur für geschäftliche Konten mit eigener Domain)
Die genauen Schritte unterscheiden sich je nach Anbieter, die Vorgehensweise ist aber überall vergleichbar:
- Melden Sie sich im Verwaltungspanel Ihres Mailanbieters an.
- Gehen Sie zu den Einstellungen für DKIM oder E-Mail-Sicherheit.
- Aktivieren Sie DKIM für Ihre Domain. Der Anbieter erzeugt dann einen TXT-Eintrag.
- Fügen Sie diesen TXT-Eintrag zu den DNS-Einstellungen Ihrer Domain hinzu (über Ihren Domain-Registrar oder Hosting-Anbieter).
- Aktivieren Sie DKIM im Verwaltungspanel Ihres Mailanbieters, sobald der Eintrag hinzugefügt ist.
Ein DKIM-Eintrag sieht in der Regel so aus (der Schlüsselwert ist bei jedem anders):
| selector._domainkey.ihredomain.de TXT "v=DKIM1; k=rsa; p=MIGfMA0GCSq..." |
| Anbieter | Wo wird DKIM aktiviert? |
| Google Workspace | admin.google.com > Apps > Google Workspace > Gmail > E-Mail authentifizieren |
| Microsoft 365 | security.microsoft.com > E-Mail & Zusammenarbeit > Richtlinien > DKIM |
| Combell | Kontrollpanel Combell > E-Mail > DKIM (bei neuen Postfächern automatisch aktiviert) |
| OVH / One.com | Kontrollpanel des Anbieters > DNS-Zone > DKIM (siehe Hilfeseite Ihres Anbieters) |
B.4 DMARC-Eintrag (auch bei eigenem Mailserver empfohlen)
Auch bei der Verwendung Ihres eigenen Mailservers wird ein DMARC-Eintrag dringend empfohlen. Die Einstellung ist identisch mit der bei Option A (siehe Abschnitt A.3). DMARC funktioniert erst vollständig, wenn sowohl SPF als auch DKIM korrekt konfiguriert sind.
| v=DMARC1; p=none; rua=mailto:info@ihredomain.de |
💡: Tipp: Richten Sie DMARC erst ein, nachdem SPF und DKIM korrekt funktionieren. So vermeiden Sie, dass legitime E-Mails blockiert werden.
Checkliste für Ihren IT-Partner
Geben Sie Ihrem IT-Partner oder E-Mail-Administrator je nach gewählter Vorgehensweise die richtige Liste mit:
Bei Option A (über den Server von Club Planner):
- SPF-Eintrag: fügen Sie 'include:_spf.clubplanner.be' zum bestehenden SPF-Eintrag hinzu (nicht als separaten Eintrag)
- Prüfen Sie, ob für Ihre Domain nur ein einziger SPF-Eintrag vorhanden ist
- DKIM: keine Aktion nötig — wird von Club Planner verwaltet
- DMARC-Eintrag: erstellen Sie einen TXT-Eintrag auf '_dmarc.ihredomain.de' mit mindestens 'v=DMARC1; p=none'
Bei Option B (über den eigenen Mailserver / SMTP):
- SMTP-Daten: geben Sie die richtige SMTP-Adresse, den Port, die Sicherheit und die Anmeldedaten an Club Planner weiter
- App-Kennwort erstellen, wenn Sie Google oder Microsoft 365 mit Zwei-Faktor-Authentifizierung verwenden
- SPF-Eintrag: prüfen Sie, ob Ihr Mailanbieter im SPF-Eintrag Ihrer Domain korrekt aufgeführt ist
- DKIM-Eintrag: aktivieren Sie DKIM im Verwaltungspanel Ihres Mailanbieters und fügen Sie den erzeugten TXT-Eintrag zu Ihrem DNS hinzu
- DMARC-Eintrag: erstellen Sie einen TXT-Eintrag auf '_dmarc.ihredomain.de' mit mindestens 'v=DMARC1; p=none' (erst einrichten, nachdem SPF und DKIM korrekt funktionieren)
| Haben Sie Fragen oder brauchen Sie Hilfe? Wenden Sie sich an Ihren Club Planner-Administrator oder Ihren IT-Partner. Sie helfen Ihnen bei der Einrichtung der oben genannten Einstellungen. |