1. Spezifikationen zum Lebenszyklus von Kundendaten und Informationsspeicherung
Kundendaten, einschließlich Check-in- und Buchungsinformationen, werden standardmäßig zwölf (12) Monate lang im System gespeichert. Nach Ablauf dieser Frist werden die Check-in- und Buchungsdaten anonymisiert, wodurch statistische Daten weiterhin abgerufen werden können, die Identifizierung der Teilnehmer jedoch nicht mehr möglich ist. Kundendossiers werden automatisch dauerhaft gespeichert. Professionelle Benutzer können Kundendossiers ausschließlich auf ausdrückliche Anfrage des betreffenden Kunden löschen. Administrative Benutzer haben das Recht, die Autorisierungsstufen ihrer Mitarbeiter zu bestimmen.
Alle Informationen, einschließlich personenbezogener Daten, die im Rahmen der von Club Planner angebotenen Dienste erfasst, gespeichert, verwendet oder anderweitig verarbeitet werden, werden nicht außerhalb der Europäischen Union übertragen. Konkret werden alle Daten auf Servern von Microsoft Azure in Rotterdam, Niederlande, gespeichert.
2. Authentifizierungsmechanismen
Für den Zugriff auf die Club Planner-Anwendung ist es erforderlich, dass der Endbenutzer ein persönliches Passwort erstellt, das an die E-Mail-Adresse des Benutzers gebunden ist. Club Planner nutzt keine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA).
3. Sicherheitsmaßnahmen
Club Planner ergreift angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten und anderer vertraulicher Informationen. Die Server sind nur über vordefinierte und gesicherte IP-Adressen erreichbar. Keine externe Partei, einschließlich Clubs oder Endbenutzer, erhält Daten, um direkte Verbindungen zum Server herzustellen; diese Informationen sind ausschließlich für autorisierte Club Planner-Mitarbeiter zugänglich.
Alle Daten werden auf Cloud-Servern bei Microsoft Azure gesichert, einem Dienstanbieter, der international als einer der sichersten Anbieter im Bereich Datenschutz anerkannt ist. Microsoft Azure nutzt mehrstufige Sicherheitsmaßnahmen, einschließlich virtueller Netzwerke, Network Security Groups (NSGs) und DDoS-Schutz (Distributed Denial of Service), um isolierte und sichere Netzwerkumgebungen zu schaffen. Die Netzwerksicherheitsmaßnahmen von Microsoft Azure gewährleisten die Sicherheit der Daten während der Übertragung und schützen vor unbefugtem Netzwerkzugriff.
4. Sicherheitstests
Club Planner führt regelmäßig, mindestens alle sechs (6) Monate, Penetrationstests (Pentests) durch, um die Integrität und Sicherheit des Systems zu gewährleisten.
5. Verfahren bei operativen und sicherheitsbezogenen Zwischenfällen
Im Falle eines operativen oder sicherheitsbezogenen Zwischenfalls wird empfohlen, sich über das Support-Center von Club Planner unter support@clubplanner.be oder telefonisch unter +32 50 70 55 56 in Verbindung zu setzen. Das Support-Team wird den Zwischenfall unverzüglich an den Data Security Manager von Club Planner eskalieren, der für die Koordination der Zwischenfallbehandlung und die Einhaltung geltender Gesetze und Vorschriften verantwortlich ist.