Met de Agenda-koppeling zie je je Club Planner-agenda rechtstreeks in Outlook, Google Agenda of Apple Agenda, naast je eigen afspraken. Je maakt daarvoor eenmalig een persoonlijke link; je agenda-app haalt die daarna zelf op en houdt ze bij. De koppeling leest enkel: een afspraak die je in Outlook toevoegt, komt niet terug in Club Planner.
Je link maken
- Ga naar Instellingen en klik in het linkermenu op Planner. Het menu klapt open.
- Kies Agenda-koppeling.
- Klik op Link maken. Je persoonlijke link verschijnt meteen op het scherm.
- Klik op het kopieer-icoon rechts van de link om hem naar je klembord te kopiëren.
Belangrijk: iedereen die deze link heeft, kan je agenda lezen. Behandel hem dus als een wachtwoord en deel hem niet. Ging er iets mis? Dan maak je gewoon een nieuwe link: de oude stopt op dat moment met werken.
Kiezen wat er in je agenda komt
Onder Wat in de agenda komt zet je per soort aan of uit wat er meegaat. Elke schakelaar bewaart zichzelf, je hoeft niets extra op te slaan.
- Lessen en afspraken — alles in de planner waar jij lesgever van bent.
- Leadafspraken — je geplande verkoopstappen en afspraken op de leadskalender. Deze schakelaar verschijnt enkel als de leadsmodule actief is.
- Uurrooster — je shifts. Die komen als blokken binnen die je agenda niet op bezet zetten.
- Afwezigheden — je verlof en ziektedagen, als items van een hele dag.
Volledige kalenders volgen
Wil je niet alleen je eigen werk zien, maar bijvoorbeeld het volledige groepslessenrooster? Vink dan onderaan bij Volledige kalenders volgen de kalenders aan die je wil volgen. Alles op zo'n kalender komt in je agenda, wie de les ook geeft.
Die items gedragen zich bewust anders dan je eigen werk:
- de lesgever staat in de titel, zodat je in één oogopslag ziet van wie de les is;
- ze staan op vrij en niet op bezet, zodat het werk van een collega jouw agenda niet dichtzet;
- privé-items blijven verborgen, net zoals in de planner;
- geef je zelf een les op zo'n kalender, dan komt ze maar één keer binnen, op jouw eigen manier.
Een link maken voor een collega
Heb je het recht om medewerkers aan te passen, dan staat bovenaan de keuzelijst Van wie is de agenda. Kies daar een collega en alles op de pagina hoort vanaf dan bij die collega: je maakt zijn link, kiest wat erin komt en kopieert de link voor hem. Zo hoeft je collega zelf nooit in Club Planner in te loggen om zijn agenda in Outlook te krijgen.
Elke medewerker heeft één eigen link met zijn eigen inhoud. Wil je links voor meerdere collega's, dan maak je ze een voor een via die keuzelijst.
Je abonneren in je agenda-app
Plak de gekopieerde link in de agenda-app die je gebruikt. Let op: kies telkens de optie om je te abonneren op een agenda via een internetadres, en niet de optie om een bestand te importeren. Alleen zo blijft je agenda automatisch bijwerken.
- Outlook — outlook.office.com > Agenda > Agenda toevoegen > Abonneren via internet > plak de link.
- Google Agenda — Google Agenda > Andere agenda's > Via URL > plak de link.
- Apple Agenda — Agenda > Archief > Nieuw agenda-abonnement > plak de link.
Hoe snel volgt een wijziging?
Je agenda-app bepaalt zelf hoe vaak ze de link ophaalt. In Outlook is dat doorgaans enkele keren per dag, niet onmiddellijk. Verplaats je een les in Club Planner, dan staat ze dus niet meteen in Outlook, maar volgt ze bij de eerstvolgende ophaling. Dat hoort zo bij dit soort agenda-abonnementen en is niets wat in Club Planner ingesteld kan worden.
De link bevat standaard één maand terug en zes maanden vooruit. Oudere of verdere afspraken zitten er bewust niet in: dat houdt de koppeling snel.
Op de pagina zie je onder je link wanneer die voor het laatst opgehaald werd. Staat daar Nog niet opgehaald terwijl je al geabonneerd bent, dan is je agenda-app nog niet langsgeweest.
Een link intrekken
Is een link per ongeluk gedeeld of wil je hem gewoon niet meer? Klik dan op Link intrekken. De link stopt op dat moment met werken en iedereen die erop geabonneerd was, verliest de agenda. Met Nieuwe link maak je een verse link aan; ook dan stopt de oude meteen. Wat je gekozen had om mee te sturen, blijft in beide gevallen bewaard.
Goed om te weten
- De koppeling werkt in één richting. Je Club Planner-agenda verschijnt in Outlook, maar wat je in Outlook aanmaakt of wijzigt, komt niet in Club Planner terecht.
- Elke medewerker heeft een eigen link. Je hebt geen bijzondere rechten nodig voor je eigen link; alleen voor de agenda van een collega heb je het recht nodig om medewerkers aan te passen.
- Annuleer je een les in Club Planner, dan verdwijnt ze bij de volgende ophaling vanzelf uit je agenda-app.