Grâce au Lien d'agenda, vous voyez votre agenda Club Planner directement dans Outlook, Google Agenda ou Apple Calendrier, à côté de vos propres rendez-vous. Vous créez une fois un lien personnel ; votre application d'agenda le récupère ensuite d'elle-même et le tient à jour. Le lien ne fait que lire : un rendez-vous que vous ajoutez dans Outlook ne revient pas dans Club Planner.
Créer votre lien
- Allez dans Paramètres et cliquez sur Planning dans le menu de gauche. Le menu se déplie.
- Choisissez Lien d'agenda.
- Cliquez sur Créer le lien. Votre lien personnel apparaît aussitôt à l'écran.
- Cliquez sur l'icône de copie à droite du lien pour le copier dans le presse-papiers.
Important : toute personne disposant de ce lien peut lire votre agenda. Traitez-le comme un mot de passe et ne le partagez pas. Une erreur ? Créez simplement un nouveau lien : l'ancien cesse alors de fonctionner.
Choisir ce qui entre dans votre agenda
Sous Ce qui entre dans l'agenda, vous activez ou désactivez chaque type d'élément. Chaque interrupteur s'enregistre tout seul, il n'y a rien d'autre à sauvegarder.
- Cours et rendez-vous — tout ce dont vous êtes l'animateur dans le planning.
- Rendez-vous prospects — vos étapes de vente planifiées et vos rendez-vous sur l'agenda des prospects. Cet interrupteur n'apparaît que si le module prospects est actif.
- Horaire — vos services. Ils arrivent sous forme de blocs qui ne marquent pas votre agenda comme occupé.
- Absences — vos congés et jours de maladie, en éléments d'une journée entière.
Suivre des agendas entiers
Vous voulez plus que votre propre travail, par exemple tout le planning des cours collectifs ? Cochez alors les agendas à suivre sous Suivre des agendas entiers. Tout ce qui s'y trouve arrive dans votre agenda, quel que soit l'animateur du cours.
Ces éléments se comportent volontairement autrement que votre propre travail :
- l'animateur figure dans le titre, vous voyez donc d'un coup d'œil à qui est le cours ;
- ils sont marqués libres et non occupés, pour que le travail d'un collègue ne bloque pas votre agenda ;
- les éléments privés restent masqués, exactement comme dans le planning ;
- si vous donnez vous-même un cours sur un tel agenda, il n'arrive qu'une seule fois, à votre manière.
Créer un lien pour un collègue
Si vous avez le droit de modifier les collaborateurs, la liste Agenda de qui apparaît en haut. Choisissez-y un collègue : tout ce qui suit sur la page le concerne alors. Vous créez son lien, choisissez ce qu'il contient et copiez le lien pour lui. Votre collègue n'a ainsi jamais besoin de se connecter à Club Planner pour avoir son agenda dans Outlook.
Chaque collaborateur a un seul lien, avec son propre contenu. Si vous avez besoin de liens pour plusieurs collègues, créez-les un par un via cette liste.
S'abonner dans votre application d'agenda
Collez le lien copié dans l'application d'agenda que vous utilisez. Veillez à choisir chaque fois l'option qui permet de s'abonner à un agenda via une adresse internet, et non celle qui importe un fichier. C'est la seule façon pour que votre agenda continue à se mettre à jour automatiquement.
- Outlook — outlook.office.com > Calendrier > Ajouter un calendrier > S'abonner à partir du web > collez le lien.
- Google Agenda — Google Agenda > Autres agendas > À partir de l'URL > collez le lien.
- Apple Calendrier — Calendrier > Fichier > Nouvel abonnement à un calendrier > collez le lien.
À quelle vitesse une modification suit-elle ?
Votre application d'agenda décide elle-même de la fréquence de récupération. Dans Outlook, c'est généralement quelques fois par jour, pas immédiatement. Si vous déplacez un cours dans Club Planner, il n'apparaît donc pas tout de suite dans Outlook, mais lors de la récupération suivante. C'est le fonctionnement normal de ce type d'abonnement et cela ne se règle pas dans Club Planner.
Par défaut, le lien contient un mois en arrière et six mois en avant. Les rendez-vous plus anciens ou plus lointains en sont volontairement exclus, ce qui garde le lien rapide.
Sous votre lien, la page indique la date de la dernière récupération. Si elle affiche Pas encore récupéré alors que vous êtes déjà abonné, c'est que votre application d'agenda n'est pas encore passée.
Révoquer un lien
Un lien a été partagé par erreur, ou vous n'en voulez tout simplement plus ? Cliquez sur Révoquer le lien. Le lien cesse alors de fonctionner et toute personne abonnée perd l'agenda. Avec Nouveau lien, vous en créez un nouveau ; là aussi, l'ancien s'arrête aussitôt. Dans les deux cas, vos choix de contenu sont conservés.
Bon à savoir
- Le lien fonctionne dans un seul sens. Votre agenda Club Planner apparaît dans Outlook, mais ce que vous créez ou modifiez dans Outlook n'arrive jamais dans Club Planner.
- Chaque collaborateur a son propre lien. Aucun droit particulier n'est nécessaire pour le vôtre ; seul l'agenda d'un collègue exige le droit de modifier les collaborateurs.
- Si vous annulez un cours dans Club Planner, il disparaît de lui-même de votre application d'agenda lors de la récupération suivante.