De sjablonen in de galerij brengen je snel op weg, maar ze zijn bewust eenvoudig gehouden. Dit artikel gaat een stap verder: dertig uitgewerkte scenario's die je vandaag in Club Planner kan nabouwen, met de triggers en stappen die er echt zijn.
Ze komen uit de praktijk van fitnessclubs, wellnesscentra, klimzalen en zwembaden. Achter elke flow staat waarom hij werkt, want een automatisering die je niet begrijpt, zet je toch weer af.
Weet je nog niet hoe je een automatisering opzet? Begin dan bij Automatiseringen: berichten die vanzelf vertrekken. Daar staat stap voor stap hoe het werkt.
Eerst dit: hoe je deze flows leest
Elke flow bestaat uit vier dingen.
- De trigger is de gebeurtenis die het traject start.
- De flow is de reeks stappen, van boven naar onder.
- Het doel is wat je wil bereiken, zodat je achteraf kan meten of het gewerkt heeft.
- De uitstap is wat het traject vroegtijdig stopt. Zonder uitstap blijft iemand berichten krijgen die niet meer nodig zijn.
Eén ding is belangrijk om te begrijpen voor je begint, want het bepaalt hoe je bijna elke flow bouwt: een voorwaardestap kijkt naar wie iemand is, niet naar wat iemand doet. Je kan splitsen op leeftijd, stad, type lidmaatschap, betaalwijze, label, clubkrediet of resterende beurten. Je kan niet splitsen op "is hij intussen komen trainen". Gedrag stuur je met de trigger aan de start en met de uitstapvoorwaarde onderweg.
Vijf regels die op alle dertig flows gelden
- Begin met het gratis kanaal. Pushmeldingen en e-mail kosten niets, sms en WhatsApp kosten geld. Zet de sms altijd achteraan, als het via de goedkope weg niet gelukt is.
- Zet altijd een doel en een uitstap. Zonder doel meet je niets. Zonder uitstap stuur je een herinnering naar iemand die al lang terug is.
- Activeer eerst veilig. Kies "enkel leden die hem vanaf nu triggeren" en kijk na een paar dagen in de rungeschiedenis. Pas als het loopt zoals je dacht, haal je het verleden in.
- Gebruik journey-groepen. Een lid loopt maar één traject per groep tegelijk. Zo krijgt iemand geen welkomstreeks en een win-backactie door elkaar.
- Commerciële berichten bereiken niet iedereen. Alleen leden met nieuwsbrief-opt-in. Voor alles wat een aanbieding is, houd je daar rekening mee.
Deel 1: de eerste weken
De eerste dertig dagen bepalen of iemand een jaar blijft. Dit is waar automatiseringen het meeste opleveren.
1. Welkomstreeks met een echte afspraak als doel
Fitness, wellness, klimzaal, zwembad
Trigger: een nieuw lid schrijft zich in.
Flow: e-mail met de praktische zaken (openingsuren, hoe inchecken, wat meebrengen) → wacht 2 dagen → push "boek je startgesprek" → wacht 3 dagen → sms met dezelfde vraag → einde.
Doel: lid checkt in. Uitstap: lid checkt in.
Waarom: dit is het standaardsjabloon, maar dan met drie kanalen en een uitstap. Wie na de mail al langsgekomen is, krijgt de push en de sms niet meer. Dat scheelt geld en irritatie.
2. Welkom, gesplitst op leeftijd
Zwembad, klimzaal, fitness
Trigger: een nieuw lid schrijft zich in.
Flow: voorwaarde leeftijd onder 18 → ja-tak: e-mail met de regels voor jongeren en wat een ouder moet weten, plus personeel verwittigen → nee-tak: de gewone welkomstmail. Beide takken eindigen.
Doel: lid checkt in.
Waarom: in een zwembad en een klimzaal gelden voor minderjarigen andere regels. Dat één keer automatisch goed zetten, scheelt discussies aan de balie.
3. Uitleg op maat van wat iemand gekocht heeft
Klimzaal, zwembad
Trigger: een nieuw lid schrijft zich in.
Flow: voorwaarde type lidmaatschap is een beurtenkaart → ja-tak: e-mail die uitlegt hoe beurten werken, wanneer ze vervallen en hoe je ze bijkoopt → nee-tak: e-mail over het abonnement. Beide eindigen.
Waarom: de helft van de supportvragen bij beurtenkaarten gaat over vervaldata. Zeg het meteen.
4. De eerste keer vieren
Fitness, wellness, klimzaal, zwembad
Trigger: eerste check-in.
Flow: push binnen het uur ("goed bezig, eerste keer geweest") → wacht 1 dag → e-mail met drie tips voor de eerste maand → label "gestart" → einde.
Waarom: het moment vlak na de eerste keer is het moment waarop iemand beslist of hij terugkomt. Het label geeft je later een segment om op te filteren.
5. Wie zich inschrijft en nooit komt opdagen
Fitness, wellness, klimzaal, zwembad
Trigger: nog geen eerste check-in 7 dagen na de start.
Flow: e-mail "is er iets dat in de weg staat?" → wacht 3 dagen → personeel verwittigen en een medewerker toewijzen → wacht 4 dagen → sms → einde.
Doel: lid checkt in. Uitstap: lid checkt in.
Waarom: dit traject redt meer abonnementen dan welke korting ook. De toewijzing is het verschil met het standaardsjabloon: er komt een naam aan te pas, niet alleen een mail.
6. Iemand meebrengen na drie bezoeken
Klimzaal, fitness
Trigger: check-in-mijlpaal, bezoek 3.
Flow: actiecode toekennen (gratis proefbeurt voor een vriend) → e-mail met die code erin → einde.
Waarom: in een klimzaal kan je niet alleen klimmen. Wie na drie keer nog geen klimpartner heeft, stopt. En een actiecode kost niets tot iemand hem gebruikt.
7. Van proefkaart naar abonnement
Wellness, fitness
Trigger: resterende beurten op de beurtenkaart zakken tot 3.
Flow: e-mail die beurtenkaart en abonnement naast elkaar zet (vanaf hoeveel bezoeken per maand is een abonnement goedkoper) → wacht 5 dagen → actiecode toekennen → sms met die code → einde.
Doel: koopt een lidmaatschap. Uitstap: koopt een lidmaatschap.
Waarom: het moment waarop de kaart bijna op is, is het enige moment waarop iemand echt nadenkt over wat hij koopt.
Deel 2: gewoonte opbouwen, afhaken voorkomen
8. De drie-wekendip
Fitness
Trigger: check-in-mijlpaal, bezoek 10.
Flow: push met een felicitatie → workout toewijzen (de volgende fase) → e-mail die uitlegt wat er nieuw is aan dat schema → einde.
Waarom: rond het tiende bezoek wordt de routine saai. Een nieuw schema op precies dat moment houdt mensen binnen, en het kost je niets.
9. Zachte reactivatie, kanaal na kanaal
Fitness, wellness, klimzaal, zwembad
Trigger: geen check-in gedurende 10 dagen.
Flow: push → wacht 4 dagen → e-mail → wacht 4 dagen → sms → einde.
Doel: lid checkt in. Uitstap: lid checkt in.
Waarom: dit is de belangrijkste flow van allemaal, en de reden om hem zo te bouwen is de volgorde. Wie na de push terugkomt, kost je niets. Pas wie helemaal stil blijft, krijgt de betalende sms.
10. Het dure risicolid
Fitness, wellness
Trigger: geen check-in gedurende 21 dagen, publiek beperkt tot leden met een abonnement dat automatisch verlengt.
Flow: medewerker toewijzen → personeel verwittigen → e-mail "we bellen je deze week even" → einde.
Uitstap: lid checkt in.
Waarom: wie automatisch verlengt en drie weken niet komt, is precies het lid dat straks opzegt. En het is het duurste lid om te verliezen, want het betaalde zonder erover na te denken.
11. Een gesprek in plaats van een mail
Fitness
Trigger: geen check-in gedurende 45 dagen.
Flow: agentstap via WhatsApp → voorwaarde op de uitkomst van het gesprek → ja-tak: personeel verwittigen → nee-tak: label "koud" → einde.
Waarom: na anderhalve maand leest niemand je mail nog. Een gesprek wel. Let op: agentberichten zijn commercieel, dus ze bereiken enkel leden met nieuwsbrief-opt-in, en een gesprek kost meer dan één bericht.
12. De drukte-afhaker
Zwembad, fitness
Trigger: geen check-in gedurende 14 dagen, publiek beperkt tot leden ouder dan 60.
Flow: e-mail met het rustige-urenrooster en wanneer het bad of de zaal het stilst is → einde.
Uitstap: lid checkt in.
Waarom: deze groep haakt niet af uit gebrek aan motivatie maar omdat het te druk was toen ze kwamen. Ze hebben geen aanmoediging nodig, ze hebben een uurrooster nodig.
13. Vijftig keer geweest
Fitness, wellness, klimzaal, zwembad
Trigger: check-in-mijlpaal, bezoek 50.
Flow: cadeaubon van 5 euro toekennen → e-mail met die bon erin → push → einde.
Waarom: clubs geven hun geld bijna altijd aan nieuwe leden. Dit is de goedkoopste manier om het gedrag te belonen dat je eigenlijk wil.
14. Geld dat al betaald is
Klimzaal, zwembad, fitness
Trigger: geen check-in gedurende 14 dagen, publiek beperkt tot leden met clubkrediet boven 10 euro.
Flow: e-mail "er staat nog krediet op je kaart" → einde.
Uitstap: lid checkt in.
Waarom: iemand die al betaald heeft, heeft de makkelijkste reden van allemaal om terug te komen. Dit is de flow met de hoogste opbrengst per verstuurd bericht.
15. Het label dat je later gebruikt
Fitness, wellness, klimzaal, zwembad
Trigger: geen check-in gedurende 60 dagen.
Flow: label "slapend" → personeel verwittigen → einde.
Waarom: niet elke automatisering hoeft een bericht te sturen. Deze bouwt gewoon een segment op dat je later kan gebruiken in een campagne of in het publiek van een andere flow.
Deel 3: lidmaatschap, verlenging en omzet
16. Verlenging in twee stappen
Fitness, wellness, klimzaal, zwembad
Trigger: lidmaatschap verloopt over 30 dagen, met "automatische verlengingen overslaan" aan.
Flow: e-mail → wacht 16 dagen → sms → einde.
Doel: koopt een lidmaatschap. Uitstap: koopt een lidmaatschap.
Waarom: dat vinkje voor de automatische verlengingen is het belangrijkste van deze flow. Zonder dat krijgen leden met domiciliëring een vervalbericht dat voor hen niet klopt, en dat is precies het moment waarop iemand begint na te denken over opzeggen.
17. Verlenging met een reden om nu te tekenen
Fitness, wellness
Trigger: lidmaatschap verloopt over 14 dagen, automatische verlengingen overslaan.
Flow: actiecode toekennen → e-mail met die code en de vervaldatum erin → wacht 7 dagen → sms herinnering → einde.
Doel: koopt een lidmaatschap. Uitstap: koopt een lidmaatschap.
Waarom: een korting zonder einddatum is geen reden om vandaag te beslissen. Laat de code vervallen samen met het abonnement.
18. Opzegging: eerst vragen, dan pas aanbieden
Fitness, wellness, klimzaal, zwembad
Trigger: lidmaatschap stopgezet.
Flow: wacht 1 dag → e-mail met één korte vraag ("wat had anders gemoeten?") → wacht 3 dagen → personeel verwittigen → einde.
Waarom: de reflex is korting geven. Dat werkt zelden en het kost je marge bij wie toch was gebleven. Eerst vragen levert je informatie op waar je iets mee kan, en het voelt voor de klant niet als een verkooppraatje.
19. Win-back na twee maanden
Fitness, wellness
Trigger: lidmaatschap 60 dagen geleden afgelopen.
Flow: cadeaubon van 10 euro, 3 maanden geldig, toekennen → e-mail met de bon → wacht 7 dagen → sms → einde.
Doel: koopt een lidmaatschap. Uitstap: koopt een lidmaatschap.
Waarom: twee maanden is het venster waarin iemand nog weet hoe het bij jou was. Daarna wordt het echt werk. Let op wat dit kost: een cadeaubon per lid telt op, dus kijk goed naar het getal in het activatievenster voor je het verleden inhaalt.
20. Win-back na een half jaar, zonder aanbieding
Fitness, wellness, klimzaal, zwembad
Trigger: lidmaatschap 180 dagen geleden afgelopen.
Flow: agentstap via WhatsApp → einde.
Waarom: na een half jaar is de vraag niet "hoeveel korting", maar "is er iets veranderd waardoor het nu wel past". Dat is een gesprek, geen mail.
21. Bedankt na aankoop of verlenging
Fitness, wellness, klimzaal, zwembad
Trigger: een lidmaatschap of beurtenkaart wordt gekocht.
Flow: e-mail bevestiging, categorie transactioneel → wacht 1 dag → push met wat er nu voor hem openstaat (zijn lessen, zijn schema, zijn beurten) → einde.
Waarom: de bevestiging is transactioneel, dus ze vertrekt altijd en telt niet mee in de limieten. De push de dag erna is wat het verschil maakt: iemand die net betaald heeft, wil weten wat hij ervoor krijgt.
Tip: bij deze trigger kan je aanvinken voor welke producten hij mag starten. Bouw zo twee versies naast elkaar: een korte bevestiging bij een dagpas of een losse beurtenkaart, en een uitgebreider welkom bij een jaarabonnement. Vink je niets aan, dan geldt het traject voor elke aankoop.
22. Upgrade voor wie vaak komt
Fitness, klimzaal
Trigger: check-in-mijlpaal, bezoek 25, publiek beperkt tot het instapabonnement.
Flow: actiecode toekennen → e-mail met wat het ruimere abonnement extra geeft, en de code → einde.
Doel: koopt een lidmaatschap.
Waarom: je stelt de upgrade voor aan wie zijn huidige formule al bewezen uitput. Dat is het enige publiek waarbij een upgrade geen verkoop maar een dienst is.
23. Mislukte betaling, met een mens aan het einde
Fitness, wellness, klimzaal, zwembad
Trigger: een betaling mislukt.
Flow: e-mail, transactioneel → wacht 3 dagen → sms, transactioneel → wacht 4 dagen → personeel verwittigen en een medewerker toewijzen → einde.
Uitstap: factuur betaald.
Waarom: de eerste twee berichten vangen de vergeetachtigen op. Wie na een week nog niet betaald heeft, heeft meestal een echt probleem, en dat los je niet op met een derde herinnering. De uitstap zorgt dat wie intussen betaald heeft, met rust gelaten wordt.
24. Bedankt na betaling van een openstaand bedrag
Fitness, wellness, klimzaal, zwembad
Trigger: openstaand bedrag betaald.
Flow: e-mail bedankt, transactioneel, kort → einde.
Waarom: kleine moeite, maar het sluit de herinneringscyclus netjes af. Zonder dit bericht blijft de laatste communicatie met dat lid een aanmaning.
Deel 4: beurtenkaarten en krediet
25. Beurtenkaart bijna op
Klimzaal, zwembad
Trigger: resterende beurten zakken tot 3.
Flow: push → wacht 2 dagen → e-mail met de link naar de webshop → einde.
Doel: koopt een lidmaatschap.
Waarom: niemand wil aan de balie horen dat zijn kaart op is. Drie beurten geeft genoeg tijd om online bij te kopen zonder dat het dringend voelt.
26. Beurtenkaart bijna op, met een reden om groter te kopen
Zwembad, klimzaal
Trigger: resterende beurten zakken tot 3.
Flow: voorwaarde product is de kleine beurtenkaart → ja-tak: actiecode toekennen, e-mail met het voordeel van de grote kaart en de code → nee-tak: gewone e-mail met de webshoplink. Beide eindigen.
Waarom: je verhoogt de gemiddelde aankoop precies op het moment dat iemand toch al gaat kopen, en enkel bij wie nog niet de grootste kaart heeft.
27. Verjaardag met een gratis beurt
Fitness, wellness, klimzaal, zwembad
Trigger: verjaardag van het lid.
Flow: beurtenkaart van 1 beurt toekennen, gratis → e-mail met de verjaardagswens en wat er op zijn naam klaarstaat, plus tot wanneer → einde.
Waarom: een verjaardagsmail zonder inhoud is een verjaardagsmail die niemand leest. Eén gratis beurt is goedkoop, voelt persoonlijk, en geeft een reden om langs te komen. Verjaardagsberichten wachten nooit op de rustdagen, dus ze komen altijd op de dag zelf aan.
28. Verjaardag met een kortingscode voor de webshop
Wellness, fitness
Trigger: verjaardag van het lid.
Flow: actiecode toekennen → e-mail met de code en de vervaldatum → einde.
Waarom: het alternatief voor de gratis beurt, en het kost je niets tot iemand hem effectief gebruikt. Kies deze variant als je vooral je webshop wil laten draaien.
Deel 5: twee flows die alleen in jouw sector passen
29. Klimzaal: van toprope naar voorklimmen
Klimzaal
Trigger: check-in-mijlpaal, bezoek 15.
Flow: e-mail met de voorklimcursus en waarom dat de volgende stap is → workout toewijzen (voorbereidende oefeningen) → personeel verwittigen → einde.
Waarom: na een stuk of vijftien keer toproperen zit iemand vast. Dat is precies het punt waarop klimmers stoppen of doorgroeien, en een cursus is het enige dat daar verschil maakt.
30. Zwembad: banen, uren en regels op het juiste moment
Zwembad
Trigger: check-in-mijlpaal, bezoek 5.
Flow: e-mail met het banenrooster, welke baan voor welk tempo is, en wanneer het rustig is → einde.
Waarom: na vijf keer weet iemand of hij blijft zwemmen, maar nog niet hoe jouw bad werkt. Dit is het bericht dat de meeste ergernis aan de badrand wegneemt, en het hoeft maar één keer te vertrekken.
Binnenkort beschikbaar
De automatiseringen groeien mee met wat clubs ermee doen. Dit staat op de planning, met telkens erbij hoe je hetzelfde resultaat vandaag al grotendeels bereikt.
- Trigger op terugkeer. Een traject dat start wanneer iemand na een lange afwezigheid weer incheckt, zodat je die persoon opnieuw op weg kan zetten in plaats van hem gewoon te laten komen. Vandaag vang je dat op met een uitstapvoorwaarde: wie terugkomt, valt netjes uit het reactivatietraject.
- Triggers op reservaties, annulaties en no-shows. Zo kan een klimzaal, zwembad of wellness ook op het boekgedrag inspelen en niet alleen op de check-in. Vandaag werk je met de check-in-mijlpalen, die voor die sectoren de bezoeken even goed volgen.
- Voorwaarden die naar gedrag kijken. Nu splitsen voorwaarden op wie iemand is: leeftijd, abonnement, betaalwijze, beurten. Gedrag stuur je vandaag met de trigger aan de start en de uitstapvoorwaarde onderweg, en dat is voor bijna elk scenario in dit artikel precies wat je nodig hebt.
- Een lid met de hand in een traject zetten. Handig wanneer je aan de balie iemand meteen in een onboarding wil zetten. Vandaag starten trajecten altijd vanuit een gebeurtenis, wat meteen betekent dat je er geen omkijken naar hebt.
Heb je zelf een scenario waarvoor je iets mist? Laat het ons weten via support. De lijst hierboven komt grotendeels uit vragen van clubs zoals de jouwe.
Hoe je hiermee start
Niet met dertig. Kies er drie, en bij voorkeur deze:
- Nummer 5, wie zich inschrijft en nooit komt opdagen. Dit verdient zichzelf het snelst terug.
- Nummer 9, de zachte reactivatie. Dit raakt het grootste aantal leden.
- Nummer 23, de mislukte betaling. Dit is pure omzet die anders wegvalt.
Laat die drie een maand lopen, kijk in het tabblad Resultaten wat ze opgeleverd hebben, en bouw pas daarna verder. Een club met drie werkende automatiseringen doet het beter dan een club met vijftien die niemand nog begrijpt.