Met automatiseringen laat je Club Planner zelf berichten sturen op het juiste moment. Een welkomstmail bij inschrijving, een duwtje wanneer iemand al twee weken niet is komen trainen, een verjaardagswens: je stelt het één keer in en het loopt daarna vanzelf.
Dit artikel neemt je mee van het eerste scherm tot je eerste actieve automatisering, en vertelt er meteen bij waar je op moet letten.
Waar vind je het
Klik in het linkermenu op Automatiseringen. Je komt op een overzicht met vier cijfers bovenaan: hoeveel automatiseringen er actief zijn, hoeveel leden er op dit moment in een traject zitten, hoeveel berichten er de laatste dertig dagen vertrokken zijn, en hoeveel je deze maand hebt uitgegeven.
Daaronder staan je automatiseringen in twee lijsten: Actief (die lopen nu) en Gepauzeerd (die staan stil). Per lijn zie je hoeveel leden erin zitten, hoeveel berichten er vertrokken zijn, en wat het kost.
De drie woorden die je nodig hebt
- Een automatisering is één scenario van begin tot einde. Bijvoorbeeld: "welkom nieuw lid".
- De trigger is de gebeurtenis die het scenario start. Bijvoorbeeld: een nieuw lid schrijft zich in.
- De stappen zijn wat er daarna gebeurt: een mail, een wachttijd, nog een mail, en dan het einde.
Meer moet je niet kennen om te starten.
Je eerste automatisering in zes stappen
1. Begin met een sjabloon
Klik rechtsboven op Nieuwe automatisering. Je krijgt een galerij met kant-en-klare scenario's: welkom nieuw lid, lid dreigt af te haken, verjaardag, lidmaatschap verloopt, en zo verder.
Kies er één die in de buurt komt van wat je wil. Dat is bijna altijd sneller dan van een leeg blad starten, en je kan achteraf alles aanpassen.
2. Bekijk de flow
Je belandt in de editor, op het tabblad Flow. Dat is het schema van je scenario, van boven naar onder te lezen.
In het voorbeeld hierboven: een nieuw lid schrijft zich in, krijgt meteen een welkomstmail, en vijf dagen later een tweede mail. Daarna eindigt het traject.
Met het plusteken tussen twee blokken voeg je een stap toe. Klik op een blok om het te openen en aan te passen.
3. Stel de trigger in
Klik bovenaan op het triggerblok. Hier kies je de gebeurtenis en wie er mag instappen.
Drie dingen zijn hier belangrijk:
- De gebeurtenis zelf. Sommige triggers vragen een getal, bijvoorbeeld "geen check-in gedurende 14 dagen".
- Wie mag instappen. Ofwel alle leden, ofwel een selectie op basis van stad, leeftijd, type lidmaatschap, resterende beurten en dergelijke.
- Mag een lid opnieuw instappen? Eén keer ooit, opnieuw na een aantal dagen, of telkens opnieuw. Vergeet dit niet: het is de meest voorkomende reden waarom iemand denkt dat een automatisering niet werkt.
4. Schrijf je bericht
Klik op een berichtblok om het te openen. Je kiest het kanaal (e-mail, sms, pushmelding in de app) en schrijft de tekst. Met velden als [MEMBERNAME] en [CLUBNAME] vul je automatisch de gegevens van het lid en de club in.
Onderaan de stap staat de categorie. Dat is geen detail:
- Transactioneel: bevestigingen en facturen. Deze vertrekken altijd.
- Service, operationeel: verjaardagen, herinneringen, vervaldata.
- Commercieel: promoties en acties. Deze bereiken enkel leden die zich voor de nieuwsbrief hebben ingeschreven. Dat is wettelijk verplicht en dus geen instelling die je kan omzeilen.
5. Kijk de instellingen na
Op het tabblad Instellingen geef je je automatisering een naam en stel je drie dingen in die veel verschil maken.
- Salesdoel. Wat wil je bereiken? Bijvoorbeeld "lid checkt in" of "koopt een lidmaatschap". Zonder doel kan Club Planner je achteraf niet tonen of het gewerkt heeft.
- Uitstapvoorwaarden. Wanneer moet het traject stoppen? Als iemand al na de eerste mail terugkomt, hoeft de tweede niet meer te vertrekken.
- Journey-groep en prioriteit. Een lid loopt maar in één automatisering per groep tegelijk. Zo vermijd je dat iemand tegelijk een welkomstreeks én een win-backactie krijgt.
6. Activeer
Klik rechtsboven op Activeer. Je krijgt eerst een overzicht te zien voor je iets verstuurt.
Je ziet hoeveel leden je bereikt en wat het per maand ongeveer kost. Daarna kies je wat er met het verleden gebeurt:
- Enkel leden die hem vanaf nu triggeren. De veilige keuze. Over het verleden wordt niets gestuurd. Begin hier altijd mee.
- Ook leden die er nu al aan voldoen. Alle leden die vandaag al aan de voorwaarde voldoen, stappen meteen in. Handig, maar bij een grote groep vertrekken er in één keer veel berichten.
- Nu matchen, gespreid over meerdere dagen. Dezelfde groep, maar verdeeld over enkele dagen, zodat niemands mailbox ontploft.
Je kan altijd pauzeren. Leden die al in het traject zitten, behouden hun plaats.
De clubbrede spelregels
Via het tandwiel rechtsboven op de overzichtspagina open je de Berichtinstellingen. Die gelden voor al je automatiseringen samen en beschermen je leden tegen te veel berichten.
- Frequentielimieten. Hoeveel automatische mails en sms'en een lid maximaal per dag en per week mag krijgen. Transactionele berichten tellen nooit mee.
- Boven de limiet. Wachten tot het weer mag, of gewoon overslaan. Bij wachten geef je aan na hoeveel dagen het bericht definitief vervalt.
- Rustdagen tussen automatiseringen. Hoeveel dagen er minstens tussen twee berichten uit verschillende automatiseringen moeten zitten. Verjaardagen en vervaldata wachten nooit, want die zijn aan een datum gebonden.
- Stille uren. Standaard van 21:00 tot 08:00 vertrekt er niets.
- Maandbudget. Een plafond in euro voor sms en WhatsApp. Zet je "betaalde berichten stoppen" aan, dan stopt Club Planner echt zodra het budget op is. E-mail en pushmeldingen zijn inbegrepen en kosten niets.
- Mailsjabloon. De huisstijl waarin je automatische mails vertrekken.
Achteraf: heeft het gewerkt?
Elke automatisering heeft twee tabbladen die je dat vertellen.
Resultaten toont hoeveel leden er ingestapt zijn, hoeveel er nu in het traject zitten, hoeveel je doel bereikt hebben en wat het gekost heeft. Daaronder zie je per stap waar leden afhaken.
Rungeschiedenis toont één lijn per lid, met filters op onder meer Bezig, Afgewerkt en Overgeslagen. Je kan op naam zoeken.
Klik een lid aan en je krijgt de volledige tijdlijn: welke stap wanneer gebeurd is, en wat het resultaat was. Dit is het scherm dat bijna elke vraag beantwoordt.
Vijf scenario's die meteen werken
Nieuwe leden goed opstarten
Trigger: een nieuw lid schrijft zich in. Stuur meteen een welkomstmail met praktische info, wacht vijf dagen, en stuur dan een uitnodiging voor een intake of een eerste les. Uitstapvoorwaarde: het lid heeft ingecheckt.
Leden die nooit komen opdagen
Trigger: geen eerste check-in 7 dagen na de start. Stuur een vriendelijk bericht met de vraag of er iets in de weg staat, en verwittig meteen een medewerker zodat die kan bellen. Dit scenario redt meer abonnementen dan welke korting ook.
Afhakers op tijd zien
Trigger: geen check-in gedurende 14 dagen. Eerst een mail, dan tien dagen wachten, dan een sms als het nog altijd stil is. Uitstapvoorwaarde: het lid checkt in.
Verlengingen niet laten liggen
Trigger: lidmaatschap verloopt over 30 dagen. Eerst een herinnering, dan een tweede op 7 dagen. Zet "automatische verlengingen overslaan" aan, anders krijgen leden met domiciliëring een bericht dat voor hen niet klopt.
Verjaardagen
Trigger: verjaardag van het lid. Eén warme mail, verder niets. Kort en persoonlijk werkt hier beter dan een aanbieding.
Waar je op moet letten
- Start altijd klein. Kies bij het activeren voor "enkel leden die hem vanaf nu triggeren" en kijk na een paar dagen in de Rungeschiedenis of alles loopt zoals je dacht.
- Test op jezelf. Maak een testlid aan met je eigen e-mailadres en gsm-nummer, en laat de automatisering daar één keer over lopen.
- Zet een doel en een uitstapvoorwaarde. Zonder doel weet je achteraf niet of het werkt. Zonder uitstap blijven leden berichten krijgen die niet meer nodig zijn.
- Commerciële berichten bereiken niet iedereen. Alleen leden met een nieuwsbrief-opt-in. Je bereikcijfer in de activatiedialoog houdt daar rekening mee.
- Sms en WhatsApp kosten geld (0,10 euro per bericht, exclusief btw), e-mail en pushmeldingen niet. Een sms langer dan één bericht telt dubbel; de editor waarschuwt je daarvoor.
- Pas op met te veel tegelijk. Drie automatiseringen die alle drie naar hetzelfde lid schrijven, voelen voor dat lid als spam. Daar dienen de journey-groepen en de rustdagen voor.
- Een gepauzeerde automatisering stopt enkel nieuwe instappers. Wie al onderweg is, loopt verder.
Veelgestelde vragen
Mijn lid heeft niets gekregen. Wat nu?
Open de automatisering, ga naar Rungeschiedenis en zoek het lid. Staat het er niet, dan is het nooit ingestapt: kijk of de automatisering actief staat, of het lid binnen je selectie valt, en of de instelling voor opnieuw instappen het toelaat. Staat het lid er wel, klik het dan aan: de tijdlijn zegt letterlijk wat er bij elke stap gebeurd is.
Er staat "overgeslagen" bij een stap. Waarom?
De meest voorkomende redenen: het bericht was commercieel en het lid heeft geen nieuwsbrief-opt-in, het maandbudget was op, of het lid zat boven zijn frequentielimiet. De tijdlijn vermeldt telkens welke van de drie het is.
Waarom vertrekt mijn bericht 's nachts niet?
Door de stille uren, standaard van 21:00 tot 08:00. Het bericht vertrekt de volgende ochtend.
Kan ik één bepaald lid met de hand in een automatisering zetten?
Vandaag nog niet. Automatiseringen starten altijd vanuit een gebeurtenis.
Kan een automatisering een abonnement, beurtenkaart of kortingscode toekennen?
Nog niet. Een automatisering stuurt vandaag berichten, zet labels en verwittigt medewerkers. Het automatisch toekennen van een gratis beurt of een cadeaubon staat op de planning.
Ik heb mijn automatisering aangepast terwijl ze liep. Wat gebeurt er met de leden die er al in zaten?
Die lopen hun traject uit volgens de versie waarin ze gestart zijn. Nieuwe instappers volgen de nieuwe versie. Op het tabblad Resultaten zie je hoeveel leden nog een oudere versie doorlopen.
Waarom staan sommige labels in het scherm in het Engels?
Een deel van de teksten op de blokken en in de tijdlijn wordt nog niet vertaald. Dat wordt opgelost en heeft geen invloed op wat je leden ontvangen: jouw berichten vertrekken in de taal waarin je ze geschreven hebt.
Wat is het verschil tussen pauzeren en verwijderen?
Pauzeren houdt alles bewaard, inclusief je cijfers, en je kan later hervatten. Verwijderen is definitief.
Kom je er niet uit? Neem contact op met support en vermeld de naam van de automatisering en het lidnummer. Met die twee gegevens zien wij meteen de volledige tijdlijn.