Der neue Planner: alles, was Sie damit machen können

Der Planner und der Reservierungsbildschirm haben ein völlig neues Design erhalten: intelligenter, moderner und mit mehr Übersicht. Es sind die Bildschirme, in denen Sie am häufigsten arbeiten und in denen ein Empfangsmitarbeiter an einem hektischen Montagmorgen in wenigen Sekunden sehen muss, was gerade los ist.

Das Ergebnis: Sie stellen den Planner jetzt selbst ein. Wählen Sie Ihre eigene Ansicht, bestimmen Sie, welche Informationen auf den Event-Cards stehen, und Club Planner merkt sich Ihre Vorliebe. Pro Mitarbeiter, nicht pro Club.

Ihre Daten, Einstellungen und Tastenkombinationen bleiben unverändert. Sie müssen nichts neu einstellen, um loszulegen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie der gesamte Planner funktioniert, worin der Unterschied zwischen der Woche- und der Ressourcen-Ansicht besteht, wie Sie alles nach Ihren Wünschen einrichten und was sich im Reservierungsbildschirm ändert.

Kurz gefasst: Was ist neu?

Im Planner

• Fünf Ansichten: Tag, Woche, Monat, Liste und Ressourcen — und Ressourcen können Sie auf Standort oder Coach einstellen
• Drei Dichten (Kompakt, Komfort, Weit), mit denen Sie bestimmen, wie viele Stunden auf Ihren Bildschirm passen
• Selbst wählen, was auf der Event-Card steht: Coach, Standort, Auslastung, Warteliste und mehr
• Vollständig personalisierbar pro Mitarbeiter, nicht pro Club
• Filter mit Zähler und Chips, sodass Sie immer sehen, welcher Filter aktiv ist
• Mehrere Aktivitäten gleichzeitig auswählen und auf einmal kopieren, wiederholen oder stornieren
• Statuslabels im Text (leer, teilweise, voll, storniert) — nicht länger nur eine Farbe

Im Reservierungsbildschirm

• Alles in einer Übersicht: Reservierungen, Warteliste, Stornierungen, Zahlungen und Verlauf in separaten Registerkarten
• Ein Mitglied in einem einzigen fließenden Dialog hinzufügen — Abonnement, Preiskategorie und zusätzliche Fragen folgen als Schritte aufeinander, statt sich überlagernder Fenster
• Aus der Warteliste jemandem mit einem Klick einen freien Platz geben
• Teilnehmer anmailen oder die Liste exportieren, und selbst wählen, welche Spalten Sie sehen
• Funktioniert jetzt auch reibungslos auf Smartphone und Tablet

Die fünf Ansichten

Oben rechts wechseln Sie die Ansicht. Ihre Auswahl wird gespeichert: Kommen Sie morgen zurück, startet der Planner in der Ansicht, die Sie zuletzt verwendet haben.

Tag zeigt einen Tag über die volle Breite. Praktisch, wenn Sie einen hektischen Tag ganz genau betrachten möchten oder auf einem schmaleren Bildschirm arbeiten.

Woche zeigt sieben Tagesspalten nebeneinander, von Montag bis Sonntag. Dies ist die Standardansicht für die meisten Clubs.

Monat gibt die Übersicht über den ganzen Monat. Pro Tag zeigen Sie die ersten Aktivitäten; sind es mehr, erscheint ein + x mehr-Link, den Sie anklicken, um den Rest zu sehen. So bleibt auch ein voller Monat lesbar.

Liste stellt alle Aktivitäten des Zeitraums untereinander in einer Tabelle dar, gruppiert pro Tag, mit Spalten für Zeit, Aktivität, Coach, Standort und Auslastung. Dies ist die schnellste Art, eine Woche durchzugehen oder auszudrucken.

Ressourcen zeigt einen Tag, aber mit einer Spalte pro Ressource — einem Raum oder einem Mitarbeiter, je nachdem, wie Sie es einstellen. Dazu unten mehr, denn dies ist die Ansicht, die am häufigsten missverstanden und zugleich die leistungsstärkste ist.

Woche versus Ressourcen: der Unterschied

Dies ist die wichtigste Entscheidung im Planner, und sie ist einfacher, als sie scheint:

Woche beantwortet die Frage „wann?“.
Ressourcen beantwortet die Frage „wo?“ oder „wer?“.

In der Woche-Ansicht ist jede Spalte ein Tag. Sie sehen sieben Tage nebeneinander, und alle Aktivitäten stehen gemischt in diesen Tagesspalten. Perfekt, um Ihre Wochenplanung aufzubauen oder zu sehen, wie voll Ihre Woche ist.

In der Ressourcen-Ansicht ist jede Spalte eine Ressource. Und darin liegt die Neuerung: Sie wählen selbst, was eine Ressource ist.

Ressourcen als Standort. Jede Spalte ist ein Raum oder ein Bereich: Saal 1, Squashplatz 1, Badmintonplatz 2, Boulder, Studio — genau so, wie Sie sie in Ihren Clubeinstellungen festgelegt haben. Sie sehen einen Tag und sofort, welcher Raum belegt und welcher frei ist.

Ressourcen als Mitarbeiter. Jede Spalte ist ein Coach oder Mitarbeiter. Sie sehen auf einen Blick den gesamten Tag Ihres Teams nebeneinander: Wer gibt was, wer ist ausgebucht, wer hat noch Platz und wo bleibt eine Lücke, um eine PT-Session einzuplanen.

Wann verwenden Sie welche?

Verwenden Sie Woche, wenn Sie Ihren Gruppenkursplan aufbauen oder überprüfen, wenn Sie sehen möchten, wie voll die kommenden Tage sind, oder wenn Sie einen Kurs auf einen anderen Tag verschieben möchten.

Verwenden Sie Ressourcen nach Standort, wenn Ihr Club mehrere Säle, Bereiche oder Räume hat. Für einen Club mit Squash- oder Badmintonplätzen, einer Boulderhalle und einem Studio ist dies die Ansicht, in der Sie morgens Ihren Tag beginnen. Sie sehen auf einen Blick, wo noch Platz ist und ob zwei Aktivitäten versehentlich im selben Raum stehen.

Verwenden Sie Ressourcen nach Mitarbeiter, wenn Sie mit einem Team von Coaches arbeiten. Ruft jemand für eine persönliche Betreuung an, sehen Sie sofort, welcher Coach an diesem Tag noch frei ist — ohne den Bildschirm zu wechseln. Fällt ein Coach krank aus, sehen Sie in derselben Ansicht, wer seine Kurse übernehmen kann.

Tipp: Der Planner merkt sich Ihre Auswahl. Arbeiten Sie hauptsächlich mit Bereichsvermietung, stellen Sie Ressourcen nach Standort als feste Ansicht ein. Leiten Sie ein Team von Coaches, stellen Sie sie auf Mitarbeiter. So starten Sie jeden Tag sofort im richtigen Bild.

Richten Sie den Planner nach Ihren Wünschen ein

Hier liegt die größte Veränderung. Der Planner ist nicht länger ein festes Bild für alle — Sie stellen ihn so ein, wie Sie arbeiten.

Dichte: Wie viele Stunden möchten Sie sehen?

Rechts von der Suchleiste stehen drei kleine Schaltflächen: Kompakt, Komfort und Weit. Sie bestimmen, wie hoch jedes Zeitfenster ist und somit, wie viel von Ihrem Tag auf einen Bildschirm passt.

• Kompakt — die meisten Stunden im Bild, ohne zu scrollen. Ideal, um schnell zu sehen, was an diesem Tag ansteht.
• Komfort — der Standard, ein Gleichgewicht zwischen Übersicht und Lesbarkeit.
• Weit — viel Platz pro Aktivität. Praktisch bei einem vollen Saal mit vielen kurzen Buchungen hintereinander.

Klicken Sie ruhig einmal durch die drei: Sie sehen den Unterschied sofort, und Sie ändern damit nichts an Ihrer Planung.

Wählen Sie selbst, was auf einer Event-Card steht

Klicken Sie auf die Schaltfläche Ansicht oben rechts über dem Kalender. Sie erhalten eine Liste von Feldern, die Sie jeweils einzeln ein- oder ausschalten:

• Aktivitätsname — der Name des Kurses
• Zeit — Beginn- und Endzeit
• Coach — wer den Kurs gibt
• Standort — in welchem Raum
• Auslastung — Zähler plus Statuslabel
• Warteliste — ob Personen warten
• Memo — Notiz zum Kurs
• Teilnehmer — Vornamen der Angemeldeten

Arbeiten Sie am Empfang und möchten vor allem sehen, wer unterrichtet und wie voll es ist? Schalten Sie Memo und Teilnehmer aus. Sind Sie Coach und möchten sehen, wer kommt? Schalten Sie Teilnehmer ein.

Das ist persönlich. Was Sie einstellen, gilt für Ihr Konto, nicht für den ganzen Club. Ihr Kollege am Empfang und der Coach im Saal schauen auf dieselbe Planung, jeder mit den Informationen, die für seine Arbeit passen.

Filter, die zeigen, was sie tun

Klicken Sie auf Filter, und Sie filtern nach Aktivitätstyp, Standort und Status. Zwei Dinge, die die tägliche Nutzung deutlich angenehmer machen:

• Auf der Filter-Schaltfläche erscheint ein Zähler mit der Anzahl der aktiven Filter
• Jeder aktive Filter erscheint als Chip neben der Schaltfläche, mit einem Kreuzchen, um ihn sofort zu entfernen

Sie müssen also nie mehr das Filterfenster öffnen, um zu prüfen, ob noch etwas aktiviert ist. Sie sehen es.

Suchen

Tippen Sie in das Suchfeld, und die Ansicht, die Sie gerade betrachten, wird sofort gefiltert. Ihr Suchbegriff erscheint als Chip, und mit dem Kreuzchen löschen Sie ihn mit einem Klick.

Arbeiten mit Aktivitäten

Eine Aktivität öffnen

Doppelklicken Sie auf eine Aktivität, um sie zu öffnen. Sie gelangen in den Reservierungsbildschirm, der weiter unten in diesem Artikel ausführlich behandelt wird.

Bewegen Sie die Maus über eine Aktivität, ohne zu klicken, erhalten Sie eine Schnellkarte mit den wichtigsten Informationen: Name, Tag und Uhrzeit, Coach, Raum und Auslastung — plus einen Öffnen-Link, wenn Sie weiter möchten.

Mehrere Aktivitäten gleichzeitig

Ein Klick auf eine Aktivität wählt sie aus. Unten erscheint eine Leiste mit Aktionen, und Sie können einfach weiterklicken, um Ihrer Auswahl weitere Aktivitäten hinzuzufügen. In dieser Leiste finden Sie unter anderem Kopieren, Wiederholen, Stornieren und Bearbeiten.

So passen Sie in einer Bewegung eine ganze Reihe von Kursen an, statt sie einzeln zu öffnen. Mit Auswahl aufheben leeren Sie Ihre Auswahl wieder.

Eine Aktivität verschieben

Ziehen Sie eine Aktivität auf einen anderen Zeitpunkt oder einen anderen Tag. Sie wird sofort gespeichert.

Achtung: Eine Verschiebung ist sofort aktiv. Bestehen bereits Reservierungen für die Aktivität, prüfen Sie kurz, ob Sie Ihre Mitglieder benachrichtigen müssen.

Eine Aktivität wiederholen

Wählen Sie eine Aktivität aus und klicken Sie auf Wiederholen in der Aktionsleiste. Sie wählen ein Wiederholungsmuster — täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich oder nur an Wochentagen —, geben an, alle wie viele Zeiträume die Aktivität wiederkehrt, und bis wann.

So bauen Sie einen vollständigen Saisonplan auf, ohne jeden Kurs einzeln einzugeben.

Der Reservierungsbildschirm

Öffnen Sie eine Aktivität, gelangen Sie in den neuen Reservierungsbildschirm. Früher stapelten sich hier Fenster übereinander. Jetzt ist es eine Übersicht, in der alles griffbereit liegt.

Alles in Registerkarten

Oben finden Sie die Registerkarten derselben Aktivität:

• Reservierungen — wer ist angemeldet und wer hat storniert
• Warteliste — wer wartet auf einen freien Platz
• Einstellungen — Aktivitätstyp, Uhrzeit, Standort, Coach, Kapazität, Farbe und Notiz
• Verlauf — welche Änderungen vorgenommen wurden und von wem
• Zahlungen — die finanzielle Seite dieser Aktivität

Sie springen dazwischen, ohne den Bildschirm zu verlassen und ohne Ihre Position im Planner zu verlieren.

Ein Mitglied in einem einzigen fließenden Dialog hinzufügen

Dies ist die größte Verbesserung für alle, die am Empfang stehen. Ein Mitglied anzumelden verläuft jetzt als eine durchgehende Abfolge von Schritten: Sie wählen das Mitglied, dann das Abonnement, dann die Preiskategorie, und zum Schluss beantworten Sie eventuelle zusätzliche Fragen.

Keine Fenster mehr, die sich übereinander öffnen. Sie sehen immer, wo Sie sind und was noch folgt.

Von der Warteliste zum freien Platz mit einem Klick

Wird ein Platz frei, gehen Sie zur Registerkarte Warteliste und geben jemandem mit einem Klick diesen Platz. Die Person wechselt sofort zu den Reservierungen.

Teilnehmer anmailen und exportieren

Aus der Teilnehmerliste mailen Sie alle Angemeldeten in einer Bewegung an — praktisch, wenn ein Kurs verschoben wird oder der Coach wechselt. Sie exportieren die Liste auch, zum Beispiel, um sie auszudrucken und in den Saal mitzunehmen.

Und genau wie bei den Event-Cards bestimmen Sie selbst, welche Spalten Sie in dieser Liste sehen.

Auch auf Smartphone und Tablet

Der Reservierungsbildschirm funktioniert jetzt reibungslos auf einem kleineren Bildschirm. Stehen Sie mit einem Tablet im Saal, können Sie vor Ort jemanden anmelden oder von der Warteliste holen.

Was bringt es Ihnen?

Jeder sieht, was er braucht. Der Empfang, der Coach und der Clubmanager schauen auf dieselbe Planung, aber jeder mit der Ansicht, den Feldern und den Filtern, die für seine Arbeit passen. Personalisierung pro Mitarbeiter, nicht pro Club — das ist der Unterschied zu früher.

Sie sehen mehr auf einem Bildschirm. Mit Kompakt passt deutlich mehr von Ihrem Tag ins Bild als früher. Weniger Scrollen, schneller die Antwort.

Sie wählen, ob Sie auf Räume oder auf Menschen schauen. Derselbe Tag, zwei völlig verschiedene Fragen beantwortet — ohne den Bildschirm zu wechseln.

Das Anmelden geht fließend. Ein durchgehender Dialog statt sich überlagernder Fenster. Das spart Zeit am Empfang und Fehler bei neuen Mitarbeitern.

Volle und stornierte Kurse stechen hervor. Statuslabels stehen jetzt im Text neben den Auslastungszahlen, und stornierte Aktivitäten sind durchgestrichen. Auch wer Farben schwer unterscheidet, sieht auf einen Blick, was los ist.

Mehrere Kurse anzupassen kostet einen Handgriff. Auswählen, Aktion wählen, fertig.

Sie können von der Fläche aus arbeiten. Der Reservierungsbildschirm funktioniert auf Smartphone und Tablet, sodass Sie nicht zum Empfang zurückmüssen, um jemanden anzumelden.

Ihre Einstellungen bleiben erhalten. Ansicht, Dichte und Kartenfelder werden gespeichert. Sie richten es einmal richtig ein, und das war's.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich nach dem Update alles neu einstellen?
Nein. Ihre Daten, Einstellungen und Tastenkombinationen bleiben unverändert. Alles Neue kommt obendrauf.

Gelten meine Einstellungen auch für meine Kollegen?
Nein. Ansicht, Dichte und Event-Card-Felder sind persönlich und gelten pro Mitarbeiter, nicht pro Club. Jeder Kollege stellt den Planner so ein, wie es für seine oder ihre Arbeit am besten passt.

Ich sehe die Ressourcen-Ansicht, aber es stehen nicht die Spalten da, die ich erwarte.
Ressourcen können Sie auf Standort oder auf Coach einstellen. Sehen Sie Räume, wo Sie Coaches erwarten (oder umgekehrt), steht die Ansicht auf der anderen Option. Spalten, die ganz fehlen, stammen aus Ihren Standorten oder Ihren Mitarbeitern in den Clubeinstellungen — fügen Sie sie dort hinzu, und sie erscheinen im Planner.

Kann ich eine Aktivität ohne Aktivitätstyp planen?
Ja. Praktisch für interne Aufgaben wie Putzen oder Wartung: Sie blockieren dann einfach ein Zeitfenster. Geben Sie der Aktivität aber einen klaren Namen und schalten Sie Privat ein, wenn sie nicht in Ihrem öffentlichen Kalender erscheinen soll.

Mein Planner startet immer in der falschen Ansicht.
Wechseln Sie einmal zur gewünschten Ansicht. Ab dann startet der Planner dort.

Warum sehe ich früh am Morgen keine Aktivitäten?
Die sichtbaren Stunden eines Kalenders sind eine Einstellung pro Kalender. Gibt Ihr Club frühe Kurse, lassen Sie diese Startzeit anpassen, damit sie in das Fenster fallen.

Fragen zum Planner? Unser Support-Team hilft Ihnen gerne über die gewohnten Kanäle weiter.