Le Planner repensé : tout ce que vous pouvez en faire

Le planner et l'écran de réservation ont été entièrement repensés : plus intelligents, plus modernes et plus clairs. Ce sont les écrans dans lesquels vous passez le plus de temps, et où, un lundi matin de forte affluence, un collaborateur de l'accueil doit voir en quelques secondes ce qui se passe.

Le résultat : c'est vous qui configurez désormais le planner. Choisissez votre propre affichage, décidez quelles informations figurent sur les cartes d'événement, et Club Planner retient votre préférence. Par collaborateur, pas par club.

Vos données, vos réglages et vos raccourcis clavier restent inchangés. Vous n'avez rien à reconfigurer pour démarrer.

Dans cet article, vous découvrirez comment fonctionne l'ensemble du planner, quelle est la différence entre l'affichage Semaine et l'affichage Ressources, comment tout adapter à votre façon de travailler, et ce qui change dans l'écran de réservation.

En bref : qu'est-ce qui est nouveau ?

Dans le planner

• Cinq affichages : Jour, Semaine, Mois, Liste et Ressources — et Ressources peut être réglé sur lieu ou coach
• Trois densités (Compact, Confort, Large) qui déterminent le nombre d'heures affichées à l'écran
• Vous choisissez vous-même ce qui figure sur la carte d'événement : coach, lieu, occupation, liste d'attente et bien plus
• Entièrement personnalisable par collaborateur, pas par club
• Des filtres avec compteur et chips, pour toujours voir quel filtre est actif
• Sélectionner plusieurs activités à la fois et les copier, répéter ou annuler en une seule opération
• Des libellés de statut en toutes lettres (vide, partiel, complet, annulé) — plus seulement une couleur

Dans l'écran de réservation

• Tout dans une seule vue : réservations, liste d'attente, annulations, paiements et historique dans des onglets distincts
• Ajouter un membre dans un seul dialogue fluide — l'abonnement, la catégorie de prix et les questions supplémentaires s'enchaînent comme des étapes, au lieu de fenêtres empilées les unes sur les autres
• Depuis la liste d'attente, attribuer une place libre à quelqu'un en un clic
• Envoyer un e-mail aux participants ou exporter la liste, et choisir vous-même les colonnes affichées
• Fonctionne désormais parfaitement sur smartphone et tablette

Les cinq affichages

En haut à droite, vous changez d'affichage. Votre choix est conservé : si vous revenez demain, le planner s'ouvre dans l'affichage que vous avez utilisé en dernier.

Jour affiche une seule journée sur toute la largeur. Pratique lorsque vous voulez examiner de très près une journée chargée, ou lorsque vous travaillez sur un écran plus étroit.

Semaine affiche sept colonnes de jours côte à côte, du lundi au dimanche. C'est l'affichage par défaut pour la plupart des clubs.

Mois donne une vue d'ensemble du mois entier. Pour chaque jour, vous affichez les premières activités ; s'il y en a davantage, un lien + x de plus apparaît, sur lequel vous cliquez pour voir le reste. Ainsi, même un mois bien rempli reste lisible.

Liste place toutes les activités de la période les unes sous les autres dans un tableau, groupées par jour, avec des colonnes pour Heure, Activité, Coach, Lieu et Occupation. C'est la manière la plus rapide de parcourir ou d'imprimer une semaine.

Ressources affiche une seule journée, mais avec une colonne par ressource — un espace ou un collaborateur, selon la façon dont vous le configurez. Nous y revenons ci-dessous, car c'est l'affichage le plus souvent mal compris, et en même temps le plus puissant.

Semaine ou Ressources : la différence

C'est le choix le plus important dans le planner, et il est plus simple qu'il n'y paraît :

Semaine répond à la question « quand ? ».
Ressources répond à la question « où ? » ou « qui ? ».

Dans l'affichage Semaine, chaque colonne est un jour. Vous voyez sept jours côte à côte, et toutes les activités s'y mélangent dans ces colonnes de jours. Parfait pour construire votre planning de la semaine ou pour voir à quel point votre semaine est chargée.

Dans l'affichage Ressources, chaque colonne est une ressource. Et c'est là que réside la nouveauté : vous choisissez vous-même ce qu'est une ressource.

Ressources par lieu. Chaque colonne est un espace ou un terrain : Salle 1, Terrain de squash 1, Terrain de badminton 2, Bloc, Studio — exactement comme vous les avez définis dans les paramètres de votre club. Vous voyez une seule journée, et immédiatement quel espace est occupé et lequel est libre.

Ressources par collaborateur. Chaque colonne est un coach ou un collaborateur. Vous voyez d'un seul coup d'œil toute la journée de votre équipe côte à côte : qui donne quoi, qui est complet, qui a encore de la place, et où se dégage un créneau pour planifier une séance de coaching personnel.

Quand utiliser quel affichage ?

Utilisez Semaine lorsque vous construisez ou vérifiez votre planning de cours collectifs, lorsque vous voulez voir à quel point les prochains jours sont chargés, ou lorsque vous voulez déplacer un cours vers un autre jour.

Utilisez Ressources par lieu si votre club dispose de plusieurs salles, terrains ou espaces. Pour un club avec des terrains de squash ou de badminton, une salle de bloc et un studio, c'est l'affichage dans lequel vous démarrez votre journée le matin. Vous voyez d'un seul coup d'œil où il reste de la place, et si deux activités se retrouvent par erreur dans le même espace.

Utilisez Ressources par collaborateur si vous travaillez avec une équipe de coachs. Si quelqu'un appelle pour un accompagnement personnel, vous voyez immédiatement quel coach est encore libre ce jour-là — sans changer d'écran. Si un coach tombe malade, vous voyez dans le même affichage qui peut reprendre ses cours.

Astuce : le planner retient votre choix. Si vous travaillez surtout avec de la location de terrains, définissez Ressources par lieu comme affichage fixe. Si vous dirigez une équipe de coachs, réglez-le sur collaborateur. Vous démarrez chaque jour directement dans la bonne vue.

Adaptez le planner à votre façon de travailler

C'est ici que se trouve le plus grand changement. Le planner n'est plus une vue unique et figée pour tout le monde — vous le configurez comme vous travaillez.

Densité : combien d'heures voulez-vous voir ?

À droite de la barre de recherche se trouvent trois petits boutons : Compact, Confort et Large. Ils déterminent la hauteur de chaque plage horaire, et donc la part de votre journée qui tient sur un seul écran.

• Compact — le plus d'heures à l'écran, sans faire défiler. Idéal pour voir rapidement ce qui se passe ce jour-là.
• Confort — le réglage par défaut, un équilibre entre vue d'ensemble et lisibilité.
• Large — beaucoup d'espace par activité. Pratique pour une salle très fréquentée avec de nombreuses réservations courtes qui s'enchaînent.

N'hésitez pas à parcourir les trois : vous voyez la différence immédiatement, et cela ne change rien à votre planning.

Choisissez vous-même ce qui figure sur une carte d'événement

Cliquez sur le bouton Vue en haut à droite du calendrier. Vous obtenez une liste de champs que vous activez ou désactivez individuellement :

• Nom de l'activité — le nom du cours
• Heure — heure de début et de fin
• Coach — qui donne le cours
• Lieu — dans quel espace
• Occupation — compteur et libellé de statut
• Liste d'attente — s'il y a des personnes en attente
• Mémo — note liée au cours
• Participants — prénoms des inscrits

Vous travaillez à l'accueil et voulez surtout voir qui donne cours et à quel point c'est rempli ? Désactivez Mémo et Participants. Vous êtes coach et voulez voir qui vient ? Activez Participants.

C'est personnel. Ce que vous configurez s'applique à votre compte, pas à tout le club. Votre collègue à l'accueil et le coach dans la salle regardent le même planning, chacun avec les informations qui conviennent à son travail.

Des filtres qui montrent ce qu'ils font

Cliquez sur Filtre et vous filtrez par Type d'activité, Lieu et Statut. Deux éléments rendent l'usage quotidien bien plus agréable :

• Sur le bouton Filtre apparaît un compteur indiquant le nombre de filtres actifs
• Chaque filtre actif s'affiche sous forme de chip à côté du bouton, avec une petite croix pour le retirer aussitôt

Vous n'avez donc plus jamais besoin d'ouvrir le panneau de filtres pour vérifier si quelque chose est encore activé. Vous le voyez.

Rechercher

Tapez dans le champ de recherche et l'affichage que vous consultez est aussitôt filtré. Votre terme de recherche apparaît sous forme de chip, et la petite croix l'efface en un clic.

Travailler avec les activités

Ouvrir une activité

Double-cliquez sur une activité pour l'ouvrir. Vous arrivez dans l'écran de réservation, présenté en détail plus loin dans cet article.

Si vous passez la souris sur une activité sans cliquer, vous obtenez une carte rapide avec les informations essentielles : nom, jour et heure, coach, espace et occupation — ainsi qu'un lien Ouvrir si vous souhaitez continuer.

Plusieurs activités à la fois

Un clic sur une activité la sélectionne. En bas apparaît une barre d'actions, et vous pouvez simplement continuer à cliquer pour ajouter d'autres activités à votre sélection. Dans cette barre, vous trouverez notamment Copier, Répéter, Annuler et Modifier.

Vous adaptez ainsi toute une série de cours en un seul geste, au lieu de les ouvrir un par un. Avec Désélectionner, vous videz à nouveau votre sélection.

Déplacer une activité

Faites glisser une activité vers un autre horaire ou un autre jour. Elle est enregistrée immédiatement.

Attention : un déplacement est actif immédiatement. S'il y a déjà des réservations sur l'activité, vérifiez si vous devez prévenir vos membres.

Répéter une activité

Sélectionnez une activité et cliquez sur Répéter dans la barre d'actions. Vous choisissez un schéma de récurrence — quotidien, hebdomadaire, mensuel, annuel ou uniquement les jours de semaine — indiquez tous les combien de périodes l'activité revient, et jusqu'à quand.

Vous construisez ainsi un planning saisonnier complet sans saisir chaque cours séparément.

L'écran de réservation

Lorsque vous ouvrez une activité, vous arrivez dans l'écran de réservation repensé. Auparavant, les fenêtres s'empilaient ici les unes sur les autres. Désormais, c'est une seule vue où tout est à portée de main.

Tout en onglets

En haut, vous trouvez les onglets de la même activité :

• Réservations — qui est inscrit, et qui a annulé
• Liste d'attente — qui attend une place libre
• Paramètres — type d'activité, heure, lieu, coach, capacité, couleur et note
• Historique — quelles modifications ont eu lieu, et par qui
• Paiements — l'aspect financier de cette activité

Vous passez de l'un à l'autre sans quitter l'écran, et sans perdre votre place dans le planner.

Ajouter un membre dans un seul dialogue fluide

C'est la plus grande amélioration pour qui se tient à l'accueil. Inscrire un membre se déroule désormais comme une suite continue d'étapes : vous choisissez le membre, puis l'abonnement, puis la catégorie de prix, et pour finir vous répondez aux éventuelles questions supplémentaires.

Plus de fenêtres qui s'ouvrent les unes sur les autres. Vous voyez toujours où vous en êtes et ce qui reste à faire.

De la liste d'attente à une place libre en un clic

Si une place se libère, rendez-vous dans l'onglet Liste d'attente et attribuez cette place à quelqu'un en un clic. La personne passe aussitôt dans les réservations.

Envoyer un e-mail aux participants et exporter

Depuis la liste des participants, vous envoyez un e-mail à tous les inscrits en une seule opération — pratique lorsqu'un cours est déplacé ou que le coach change. Vous exportez aussi la liste, par exemple pour l'imprimer et l'emporter dans la salle.

Et comme pour les cartes d'événement, vous décidez vous-même quelles colonnes vous voyez dans cette liste.

Aussi sur smartphone et tablette

L'écran de réservation fonctionne désormais parfaitement sur un écran plus petit. Si vous êtes dans la salle avec une tablette, vous pouvez inscrire quelqu'un sur place ou le retirer de la liste d'attente.

Qu'est-ce que cela vous apporte ?

Chacun voit ce dont il a besoin. L'accueil, le coach et le gérant du club regardent le même planning, mais chacun avec l'affichage, les champs et les filtres qui conviennent à son travail. Une personnalisation par collaborateur, pas par club — c'est là toute la différence avec avant.

Vous voyez davantage sur un seul écran. Avec Compact, une part nettement plus grande de votre journée tient à l'écran qu'auparavant. Moins de défilement, une réponse plus rapide.

Vous choisissez de regarder les espaces ou les personnes. Une même journée, deux questions totalement différentes résolues — sans changer d'écran.

L'inscription se fait de façon fluide. Un dialogue continu au lieu de fenêtres empilées. Cela fait gagner du temps à l'accueil, et évite des erreurs chez les nouveaux collaborateurs.

Les cours complets et annulés ressortent. Les libellés de statut figurent désormais en toutes lettres à côté des chiffres d'occupation, et les activités annulées sont barrées. Même celui qui distingue difficilement les couleurs voit d'un seul coup d'œil ce qui se passe.

Adapter plusieurs cours ne demande qu'une seule opération. Sélectionner, choisir l'action, terminé.

Vous pouvez travailler depuis le terrain. L'écran de réservation fonctionne sur smartphone et tablette, vous n'avez donc pas besoin de retourner à l'accueil pour inscrire quelqu'un.

Vos réglages sont conservés. Affichage, densité et champs des cartes sont enregistrés. Vous configurez tout une bonne fois, et c'est réglé.

Questions fréquentes

Dois-je tout reconfigurer après la mise à jour ?
Non. Vos données, vos réglages et vos raccourcis clavier restent inchangés. Tout ce qui est nouveau vient s'ajouter par-dessus.

Mes réglages s'appliquent-ils aussi à mes collègues ?
Non. L'affichage, la densité et les champs des cartes d'événement sont personnels et s'appliquent par collaborateur, pas par club. Chaque collègue configure le planner de la façon qui convient le mieux à son travail.

Je vois l'affichage Ressources, mais les colonnes ne sont pas celles que j'attends.
Ressources peut être réglé sur lieu ou sur coach. Si vous voyez des espaces là où vous attendez des coachs (ou l'inverse), l'affichage est réglé sur l'autre option. Les colonnes totalement absentes proviennent de vos lieux ou de vos collaborateurs dans les paramètres du club — ajoutez-les à cet endroit et elles apparaîtront dans le planner.

Puis-je planifier une activité sans type d'activité ?
Oui. Pratique pour des tâches internes comme le nettoyage ou l'entretien : vous bloquez alors simplement un créneau horaire. Donnez tout de même un nom clair à l'activité, et activez Privé si elle ne doit pas apparaître sur votre calendrier public.

Mon planner s'ouvre toujours dans le mauvais affichage.
Passez une fois à l'affichage souhaité. À partir de là, le planner s'ouvre à cet endroit.

Pourquoi ne vois-je pas d'activités tôt le matin ?
Les heures visibles d'un calendrier sont un réglage propre à chaque calendrier. Si votre club donne des cours tôt, faites adapter cette heure de début pour qu'ils tombent dans la fenêtre affichée.

Des questions sur le planner ? Notre équipe de support se fera un plaisir de vous aider via les canaux habituels.