Club Planner distingue trois sortes d'adhésions : un abonnement, une carte de séances et un coût. Le type choisi détermine le mode de paiement, la façon dont l'accès est décompté et si le prorata s'applique. Ce guide explique la différence et comment configurer correctement une carte de séances.
L'aperçu de vos adhésions
Étapes
- Allez dans Paramètres.
- Cliquez sur Abonnements dans la colonne de gauche.
Vous voyez une liste avec les filtres Tous, Actif et Non actif, et par adhésion les colonnes ID, Description, Durée, Prix, Prorata, Type et Webshop.
💡 Conseil : la colonne Type est le moyen le plus rapide de vérifier qu'une adhésion est correctement configurée. Si elle indique Subscription là où vous attendiez une carte de séances, Club Planner ne décomptera pas les séances.
Les trois types
Abonnement (Subscription)
- Donne accès pendant une période : un mois, six mois, un an, ou Toujours pour un abonnement continu à reconduction tacite.
- Est facturé périodiquement, généralement par domiciliation.
- Activez Prorata lorsqu'un membre démarre en cours de période et que vous ne voulez facturer que les jours restants.
Carte de séances (Turn card)
- Donne un nombre fixe de séances au lieu d'un accès illimité pendant une période.
- Une séance est décomptée à chaque réservation ou check-in.
- La durée correspond à la validité de la carte, pas au nombre de séances. Une carte d'une durée de 6 mois expire après six mois même s'il reste des séances. Choisissez Toujours si les séances ne doivent pas expirer.
Coût (Cost)
- Un montant sans droit d'accès, par exemple des frais administratifs, une carte de membre ou des frais d'inscription.
- Apparaît sur la facture mais ne donne pas accès aux activités.
Créer une carte de séances
Étapes
- Allez dans Paramètres → Abonnements.
- Cliquez sur Ajouter une nouvelle adhésion.
- Donnez une description claire mentionnant le nombre de séances, par exemple Carte 10 séances cours collectifs.
- Réglez le Type sur Carte de séances.
- Indiquez le nombre de séances.
- Choisissez la durée : la période durant laquelle les séances doivent être utilisées, ou Toujours si elles n'expirent jamais.
- Indiquez le prix.
- Activez Webshop si les membres doivent pouvoir acheter la carte en ligne.
- Cliquez sur Enregistrer.
⚠️ Important : une carte de séances ne donne pas encore accès à vos cours. Vous devez encore la lier aux activités ou calendriers concernés. Sans ce lien, le membre peut l'acheter mais pas réserver.
Suivre les séances et la date de fin
- Le nombre de séances utilisées et restantes se trouve sur la fiche membre, sous l'onglet des adhésions de ce membre.
- La date de fin d'une carte vendue se modifie sur la ligne d'abonnement de ce membre, pas sur l'adhésion elle-même. L'adhésion est le modèle ; la ligne d'abonnement est ce que ce membre précis a acheté.
💡 Conseil : configurez une automatisation qui avertit le membre lorsqu'il ne reste que quelques séances. C'est l'un des moyens les plus simples de faire renouveler une carte à temps. Voir Configurer les automatisations.
Résultat
Vos adhésions ont le bon type, vos cartes de séances se décomptent correctement et vous savez où suivre les séances et les dates de fin.
Voir aussi Créer une adhésion (récurrente), Comment utiliser mes crédits ?, Qu'est-ce que le prorata ? et Les adhésions donnent accès à la réservation d'activités.