Club Planner kent drie soorten lidmaatschappen: een abonnement, een beurtenkaart en een kost. Welk type je kiest bepaalt hoe er betaald wordt, hoe toegang wordt afgeteld en of pro rata van toepassing is. In deze handleiding leer je het verschil, en hoe je een beurtenkaart correct opzet.
Het overzicht van je lidmaatschappen
Stappen
- Ga naar Instellingen.
- Klik in de linkerkolom op Lidmaatschappen.
Je ziet een lijst met filters Alle, Actief en Niet actief, en per lidmaatschap de kolommen ID, Omschrijving, Duur, Prijs, Pro Rata, Type en Webshop.
💡 Tip: de kolom Type is de snelste manier om te controleren of een lidmaatschap goed staat. Staat er Subscription waar je een beurtenkaart verwachtte, dan telt Club Planner geen beurten af.
De drie types
Abonnement (Subscription)
- Geeft toegang gedurende een periode: een maand, zes maanden, een jaar, of Altijd bij een doorlopend abonnement met stilzwijgende verlenging.
- Wordt periodiek aangerekend, meestal via domiciliëring.
- Zet Pro Rata aan wanneer een lid midden in de periode start en je enkel de resterende dagen wil aanrekenen.
Beurtenkaart (Turn card)
- Geeft een vast aantal beurten in plaats van onbeperkte toegang gedurende een periode.
- Bij elke reservatie of check-in gaat er één beurt af.
- De duur is de geldigheidsduur van de kaart, niet het aantal beurten. Een kaart met duur 6 maanden vervalt na zes maanden, ook als er nog beurten over zijn. Kies Altijd als de beurten niet mogen vervallen.
Kost (Cost)
- Een bedrag zonder toegangsrecht, bijvoorbeeld administratiekosten, een lidkaart of een inschrijvingsgeld.
- Verschijnt op de factuur maar geeft geen toegang tot activiteiten.
Een beurtenkaart aanmaken
Stappen
- Ga naar Instellingen → Lidmaatschappen.
- Klik op Nieuw lidmaatschap toevoegen.
- Geef een duidelijke omschrijving waarin het aantal beurten staat, bijvoorbeeld 10-beurtenkaart groepslessen.
- Zet Type op Beurtenkaart.
- Vul het aantal beurten in.
- Kies de duur: de periode waarin de beurten opgebruikt moeten worden, of Altijd als ze niet vervallen.
- Vul de prijs in.
- Zet Webshop aan als leden de kaart online moeten kunnen kopen.
- Klik op Opslaan.
⚠️ Belangrijk: een beurtenkaart geeft nog geen toegang tot je lessen. Je moet de kaart daarna nog koppelen aan de activiteiten of kalenders waarvoor ze geldt. Zonder die koppeling kan het lid wel kopen, maar niet reserveren.
Beurten en einddatum opvolgen
- Het aantal gebruikte en resterende beurten vind je op de ledenfiche, onder het tabblad met de lidmaatschappen van het lid.
- De einddatum van een verkochte kaart pas je aan op de abonnementslijn van dat lid, niet op het lidmaatschap zelf. Het lidmaatschap is het sjabloon; de abonnementslijn is wat dit ene lid gekocht heeft.
💡 Tip: stel een automatisatie in die het lid verwittigt wanneer er nog een paar beurten over zijn. Dat is een van de eenvoudigste manieren om een kaart tijdig te laten hernieuwen. Zie Automatisaties instellen.
Resultaat
Je lidmaatschappen staan op het juiste type, je beurtenkaarten tellen correct af en je weet waar je beurten en einddatums opvolgt.
Zie ook Een (recurrent) lidmaatschap aanmaken, Hoe kan ik credits gebruiken, Wat is pro rata? en Lidmaatschappen toegang geven tot het reserveren van activiteiten.