E-mailsjablonen zijn de basis van elke automatische e-mail die je club verstuurt: de welkomstmail, de reservatiebevestiging, de herinnering, de factuur, de annulatiemail en alle andere. In deze handleiding leer je waar je ze terugvindt, hoe je ze ordent en waar ze gebruikt worden.
Waar vind je je e-mailsjablonen?
Stappen
- Ga naar Instellingen.
- Klik in de linkerkolom op Automatiseringen.
- Kies E-mail sjablonen.
💡 Tip: dit is de meest gestelde vraag over e-mails in Club Planner. De sjablonen staan niet onder « Communicatie » maar onder Automatiseringen, omdat ze in de eerste plaats door automatische processen gebruikt worden.
Waarvoor worden sjablonen gebruikt?
Een sjabloon wordt automatisch verstuurd op een bepaald moment in het traject van je lid. De belangrijkste momenten zijn:
- Welkomstmail — nadat een lid zich registreert;
- Reservatiebevestiging — nadat een lid een activiteit boekt;
- Annulatiemail — nadat een lid annuleert;
- Wachtlijstmail — wanneer er een plaats vrijkomt;
- Aankoopbevestiging — na een aankoop in de webshop;
- Herinnering — bij een openstaand bedrag of een online betaallink;
- Factuurmail — bij het versturen van een factuur;
- Vervaldatum — wanneer een abonnement bijna afloopt.
Een sjabloon kan tags bevatten die Club Planner bij het versturen invult, zoals de naam van het lid, het lidmaatschap of de datum. Zo hoef je nooit persoonlijke gegevens handmatig in te vullen.
Sjablonen ordenen in mappen
Stappen
- Open het overzicht E-mail sjablonen.
- Sleep een sjabloon naar een map om het te ordenen volgens gebruikssituatie, bijvoorbeeld Financieel, Retentie, Nieuwsbrief of Algemeen.
💡 Tip: maak één map Actief en één map Oud. In de meeste clubs staan tientallen sjablonen door elkaar, waarvan slechts een handvol echt gebruikt wordt. Zonder mappenstructuur past iemand vroeg of laat het verkeerde sjabloon aan.
Waar koppel je een sjabloon aan een actie?
Een sjabloon doet op zichzelf niets. Je koppelt het aan de plaats waar het verstuurd moet worden:
- Annulatiemail — Instellingen → Planner → Policy, bij Verstuur (e-mail) wanneer gebruiker annuleert;
- Automatische e-mails zoals verjaardag, « we missen je » of vervaldatum — Instellingen → Automatiseringen → Automatiseringen → Database;
- Registratie- en welkomstmail — bij het registratieformulier onder Instellingen → Leden → Formulieren;
- Bevestigingen uit de webshop — bij de betrokken webshopinstelling.
⚠️ Belangrijk: pas je een sjabloon aan dat aan meerdere acties gekoppeld is, dan verandert de tekst overal tegelijk. Wil je één specifiek moment aanpassen, maak dan eerst een kopie en koppel die.
Resultaat
Je weet waar je sjablonen staan, waarvoor ze dienen en waar ze gekoppeld worden. Je kan nu gericht de juiste e-mail aanpassen zonder per ongeluk een andere mailing te wijzigen.
Zie ook Nieuwe e-mail aanmaken en bestaande e-mails bewerken, Hoe wijzig ik een e-mailsjabloon van HTML naar tekst?, Hoe voeg ik een foto toe aan een mail? en Automatisaties instellen.