Qu'est-ce que TouchSystems ?
TouchSystems est la liaison entre votre caisse Club Planner (POS) et un système de caisse enregistrée belge - mieux connu sous le nom de caisse blanche ou SCE (en néerlandais : GKS). Dès que vous encaissez une note dans Club Planner ou Club Desk, l'intégration transmet automatiquement cette commande finalisée au système de caisse de TouchSystems, afin que votre chiffre d'affaires horeca soit enregistré de manière fiscalement correcte.
La carte d'intégration dans MyClubPlanner le dit elle-même très clairement :
« Intégration avec le système de caisse blanche belge. Nécessaire uniquement si vous réalisez plus de 25 000 €/an de chiffre d'affaires provenant des repas. »
En résumé : TouchSystems n'est pertinent que si votre club exploite un bar, une cafétéria ou un restaurant qui dépasse le seuil horeca belge à partir duquel une caisse blanche est obligatoire. Si vous restez sous ce seuil, vous n'avez pas besoin de cette liaison (bien qu'un ticket TVA pour les repas consommés sur place puisse alors rester obligatoire).
TouchSystems est le fournisseur externe du système de caisse enregistrée. Il fournit la caisse fiscale proprement dite (matériel et logiciel) ; la liaison dans Club Planner ne fait que gérer le transfert de vos ventes vers ce système. Le système de caisse enregistrée lui-même se trouve entièrement du côté de TouchSystems.
Attention : le nom « TouchSystems » figure comme intégration dans Club Planner, mais les coordonnées exactes du fournisseur (site web, établissement, offre de produits) ne sont décrites nulle part dans Club Planner. En cas de doute, renseignez-vous sur le fournisseur et le système certifié qui s'appliquent à votre club.
Que peut faire TouchSystems pour mon club ?
La liaison vous décharge de votre obligation d'enregistrement fiscal des repas, sans que vous ayez à ressaisir manuellement des données. Concrètement :
- Enregistrement fiscal automatique. Chaque note encaissée dans Club Planner / Club Desk est automatiquement transmise au système de caisse enregistrée (SCE / caisse blanche). Ainsi, votre chiffre d'affaires repas et bar aboutit dans un système légalement conforme - précisément l'objectif de la caisse blanche : lutter contre la fraude à la TVA.
- Un seul réglage, puis plus rien. Vous saisissez une URL d'API et une clé d'API dans MyClubPlanner et vous activez l'interrupteur. À partir de là, la transmission se fait d'elle-même, à chaque vente finalisée.
- Fonctionne depuis vos écrans POS. La transmission se fait depuis les flux de vente et de paiement de Club Planner et depuis l'encaissement Club Desk. L'identifiant du point de vente (POS) est transmis par l'application de vente au moment de la vente.
- Fonctionne pour plusieurs clubs. Les paramètres peuvent être repris d'un club parent ou configurés séparément par club, ce qui est pratique si vous travaillez avec un groupe de clubs.
Quand est-ce pertinent pour vous ? Un système de caisse enregistrée est légalement obligatoire en Belgique dès que votre activité horeca atteint 25 000 € de chiffre d'affaires par an provenant des repas (repas uniquement, hors boissons et hors TVA). Si vous restez en dessous, vous n'avez pas besoin de la liaison TouchSystems.
Ce que la liaison ne fait pas est bon à savoir :
- Il s'agit d'un flux unidirectionnel : les ventes vont de Club Planner vers TouchSystems, aucune donnée ne revient. TouchSystems ne peut pas renvoyer ou refuser une ligne individuelle vers Club Planner.
- Il n'y a aucun écran de correspondance produit ou caisse dans Club Planner. La manière dont un point de vente (POS) est lié à un appareil ou à une caisse spécifique chez TouchSystems se règle du côté de TouchSystems.
- Dans Club Planner, aucun matériel fiscal n'est nécessaire - la liaison est une pure connexion cloud. Le matériel de caisse blanche proprement dit (par ex. le module FDM) se trouve entièrement chez TouchSystems.
Anticipez le SCE 2.0. La Belgique renouvelle le système : l'ancienne black box + la carte de signature TVA sont remplacées par un module de données fiscales (FDM) en ligne qui transmet les transactions directement au fisc, avec un fichier de transactions standardisé. Les établissements horeca existants migrent de manière échelonnée vers le SCE 2.0. La transition se déroule dans les grandes lignes selon le calendrier ci-dessous :
| Enregistré durant la période | Migration vers le SCE 2.0 pour le |
|---|---|
| 2014 - 2017 | 1er juillet 2026 |
| 2018 - 2021 | 1er juillet 2027 |
| 2022 - 2025 | 1er janvier 2028 |
Cette planification est une indication générale ; certaines sources la formulent légèrement différemment. Vérifiez toujours la date exacte pour votre club auprès des directives officielles du SPF Finances.
Comment configurer TouchSystems ?
Vous activez vous-même la liaison dans MyClubPlanner. La création de la caisse fiscale proprement dite et des données associées se fait toutefois chez TouchSystems même, en dehors de Club Planner. Réglez donc d'abord le travail préparatoire.
Ce dont vous avez besoin au préalable
- Un compte ou abonnement chez TouchSystems (le fournisseur du système de caisse enregistrée). Il vous remet une URL d'API et une clé d'API. Club Planner ne crée ni ne vérifie ces données - il les enregistre et les transmet simplement. Demandez donc ces valeurs directement à TouchSystems.
- Vous vendez effectivement des articles POS ou horeca via un écran de caisse Club Planner ou via l'encaissement Club Desk.
- Un compte collaborateur disposant du droit de gérer les paramètres (AllowSettings), afin de pouvoir accéder à Paramètres > Intégrations.
- En pratique : une activité horeca qui dépasse le seuil de 25 000 € de chiffre d'affaires repas par an.
Configuration dans MyClubPlanner
- Accédez à Paramètres > Intégrations.
- Recherchez la tuile TouchSystems et cliquez sur le bouton Paramètres. Une page s'ouvre avec un interrupteur et deux champs. (Il n'y a volontairement aucun bouton « Connect » ou de connexion : la configuration consiste en une saisie manuelle de vos données, et non en une liaison guidée ou OAuth.)
- Activez l'interrupteur Actif.
- Collez l'URL d'API reçue de TouchSystems dans le champ URL d'API.
- Collez la clé d'API de TouchSystems dans le champ clé d'API.
- Cliquez sur Enregistrer. La tuile affiche le statut Actif dès que l'interrupteur est activé et que les deux champs (URL d'API et clé d'API) sont remplis.
Ensuite, vous n'avez plus rien à faire : chaque note que vous encaissez dans Club Planner ou Club Desk est automatiquement transmise à TouchSystems. Aucune correspondance supplémentaire par article ou par caisse n'est nécessaire au sein de Club Planner.
Bon à savoir
- Traitez la clé d'API comme un mot de passe secret : c'est la clé qui permet de transmettre vos ventes. Ne la partagez pas et conservez-la en lieu sûr.
- La conformité fiscale (la caisse blanche proprement dite, le module FDM/la signature, la certification) se trouve entièrement du côté de TouchSystems. Si vous voulez être certain de travailler avec un système certifié, consultez la liste officielle sur systemedecaisseenregistree.be et accordez l'ensemble caisse/logiciel exact avec TouchSystems avant de vous y fier pour votre déclaration.
- La liaison ne fonctionne pas comme prévu, ou vous avez un doute sur les données à saisir ? Contactez alors le support Club Planner pour la configuration dans MyClubPlanner, et TouchSystems pour vos données d'API et la caisse fiscale elle-même.