WhatsApp

Qu'est-ce que WhatsApp ?

Tu connais probablement WhatsApp comme l'appli de messagerie sur ton téléphone. Pour les entreprises, il existe une variante professionnelle : la WhatsApp Business Platform (aussi appelée WhatsApp Business Cloud API), proposée par Meta, l'entreprise derrière WhatsApp, Facebook et Instagram. Il ne s'agit donc pas de l'appli gratuite que tu installes sur un appareil, mais d'un canal de messagerie que ton logiciel peut piloter automatiquement.

Pour ton club, cela signifie que tu peux envoyer des messages à tes membres via WhatsApp, le canal qu'ils utilisent de toute façon quotidiennement, en complément ou en alternative au SMS et à l'e-mail. Pense aux confirmations, aux rappels et aux infos générales.

Deux règles du jeu de Meta sont importantes ici :

• Modèles de messages (templates) : si tu veux contacter un membre en premier (en dehors d'une conversation en cours), cela doit se faire via un modèle préalablement approuvé par Meta. Si un membre te répond, une fenêtre de 24 heures s'ouvre pendant laquelle tu peux répondre librement avec des messages ordinaires.
• Consentement (opt-in) : tu ne peux contacter des membres qu'après qu'ils ont donné leur consentement pour cela. En tant que club belge/UE, ce consentement doit aussi être conforme au RGPD. Les règles de Meta constituent le minimum de la plateforme, elles ne remplacent pas un conseil juridique.

Que peut faire WhatsApp pour mon club ?

La WhatsApp Business Platform convient en principe pour :

• Envoyer des notifications : rappels (cours, rendez-vous, renouvellement), confirmations, infos de paiement ou d'abonnement et annonces générales.
• Conversations bidirectionnelles : recevoir et répondre aux questions ou demandes des membres dans la fenêtre de service de 24 heures.
• Messages plus riches : texte ordinaire et modèles de messages préalablement approuvés par Meta, plus soignés qu'un simple SMS.
• Meilleure visibilité que le SMS : les messages sont souvent lus plus rapidement et paraissent plus soignés.

À quoi sert WhatsApp aujourd'hui ? L'agent de réactivation utilise WhatsApp pour recontacter les membres qui ne sont plus venus depuis un certain temps. Les autres messages (confirmations, rappels, ...) passent progressivement sur WhatsApp.

Coût : WhatsApp Business n'est pas gratuit. Depuis le 1er juillet 2025, Meta facture par message envoyé, selon le type de modèle (marketing, utility ou authentification) et le pays du destinataire. L'Europe de l'Ouest, y compris la Belgique, se situe dans la fourchette haute du tarif. La liste tarifaire officielle de Meta est la seule source valable ; nous ne donnons volontairement aucun chiffre isolé. Si tu passes par un intermédiaire (Business Solution Provider) ou par un service supplémentaire, une marge ou un abonnement peut encore s'y ajouter.

Comment configurer WhatsApp ?

Un collaborateur disposant des droits sur les Paramètres connecte lui-même WhatsApp dans Club Planner. Tu n'as pas besoin de ton propre compte développeur Meta ni d'identifiants d'accès : la connexion passe par Club Planner.

1. Va dans Paramètres > Intégrations.
2. Sur la tuile WhatsApp Business, clique sur Paramètres.
3. Si aucun numéro n'est encore connecté, suis l'assistant de connexion pour relier le numéro de téléphone de ton club à WhatsApp Business.
4. Active l'interrupteur Active et clique sur Save.

Que vois-tu dans l'écran des paramètres ?

• Telephone number : le numéro WhatsApp de ton club. Clique sur Disconnect pour supprimer la connexion.
• Send test message : saisis un numéro de mobile dans Mobile Nbr et clique sur Send test message pour envoyer un message de test.
• Usage this month : le nombre de messages WhatsApp du mois en cours.
• Messages : un aperçu des messages envoyés et reçus avec la date, le numéro de téléphone, le statut (par exemple received ou read) et une éventuelle erreur. Une flèche vers le haut à droite indique un message sortant, une flèche vers le bas à gauche un message entrant.

Bon à savoir :

• Club Planner gère les modèles de message de manière centralisée. Tu ne dois pas créer de modèles ni les faire approuver par Meta toi-même.
• Pense au RGPD : recueille et conserve correctement le consentement de tes membres avant de les contacter via WhatsApp, et respecte les désinscriptions.

Quels modèles de message Club Planner utilise-t-il ?

Un modèle n'est nécessaire que pour le premier message envoyé à un membre qui n'a pas contacté le club lui-même au cours des dernières 24 heures. Si le membre répond, tu peux lui écrire librement par messages ordinaires pendant ces 24 heures.

Club Planner fournit les modèles standard ci-dessous et choisit automatiquement le modèle utilisé : tu ne dois donc pas les sélectionner toi-même. Ils ont été approuvés par Meta en néerlandais, français, anglais et allemand. Les paramètres entre doubles accolades ({{1}}, {{2}}, ...) sont complétés automatiquement pour chaque membre.

Chaque modèle appartient à une catégorie Meta. La catégorie détermine le prix par message : le marketing coûte plus cher que l'utility.

Utility

cp_appointment_reminder_v1 : rappel de rendez-vous.

"Bonjour {{1}}, petit rappel de votre rendez-vous chez {{2}} le {{3}} à {{4}}. À bientôt ! Vous ne pouvez finalement pas venir ? Répondez à ce message et nous déplacerons le rendez-vous."

Paramètres : {{1}} prénom, {{2}} club, {{3}} date, {{4}} heure.

Marketing

Tous les modèles marketing comportent le pied de page « Répondez STOP pour ne plus recevoir de messages » et les boutons « Oui, volontiers » et « Non, merci », sauf mention contraire.

cp_winback_v3 : le modèle standard actuel de l'agent de réactivation.

"Bonjour {{1}}, ici {{5}} de {{2}}. Cela fait déjà {{3}} mois que nous ne vous avons plus vu au club, et pour être honnêtes, vous nous manquez un peu. C'est pourquoi nous avons prévu quelque chose de spécial pour votre reprise : {{4}}. Envie de passer pour une visite ou un entraînement ? Répondez simplement à ce message et nous trouverons ensemble un moment qui vous convient. Pas intéressé ? Pas de souci, faites-le-nous savoir."

Paramètres : {{1}} prénom, {{2}} club, {{3}} nombre de mois, {{4}} offre (courte, p. ex. « 2 semaines d'entraînement gratuit »), {{5}} nom de l'assistant ou du collaborateur.

cp_winback_v2 : version antérieure de cp_winback_v3, avec une formulation plus courte et les mêmes 5 paramètres.

cp_winback_v1 : première version, avec 3 paramètres.

Paramètres : {{1}} prénom, {{2}} club, {{3}} offre (phrase complète).

cp_winback_reminder : relance après un message de reconquête.

"... Nous vous avons récemment envoyé un message et souhaitons vous rappeler notre offre : {{3}} Elle est valable jusqu'au {{4}}. ..."

Paramètres : {{1}} prénom, {{2}} club, {{3}} offre, {{4}} date de fin.

cp_winback_lastvisit : message de reconquête qui fait référence à l'activité que le membre pratiquait.

"... Avant, vous veniez chez nous pour {{3}} et vous nous manquez un peu. {{4}} Envie de réessayer ? ..."

Paramètres : {{1}} prénom, {{2}} club, {{3}} activité, {{4}} offre.

cp_noshow_followup : après un rendez-vous manqué, avec les boutons « Nouveau rendez-vous » et « Non, merci ».

"Bonjour {{1}}, nous ne vous avons pas vu à votre rendez-vous chez {{2}}. Pas de problème, cela arrive. {{3}} se fera un plaisir de fixer un nouveau moment avec vous. ..."

Paramètres : {{1}} prénom, {{2}} club, {{3}} collaborateur.

Message de test

testbericht (uniquement en néerlandais) est utilisé par le bouton de test dans les paramètres WhatsApp : "Dit is een testbericht van {{1}} via Club Planner. ..." Catégorie : marketing.