Wat is WhatsApp?
WhatsApp ken je waarschijnlijk als de chat-app op je telefoon. Voor bedrijven bestaat er een zakelijke variant: het WhatsApp Business Platform (ook wel de WhatsApp Business Cloud API), aangeboden door Meta, het bedrijf achter WhatsApp, Facebook en Instagram. Dit is dus niet de gratis app die je op een toestel installeert, maar een berichtenkanaal dat je software automatisch laat aansturen.
Voor jouw club betekent dit dat je leden berichten kan sturen via WhatsApp, het kanaal dat ze toch al dagelijks gebruiken, als aanvulling op of alternatief voor SMS en e-mail. Denk aan bevestigingen, herinneringen en algemene info.
Twee spelregels van Meta zijn hierbij belangrijk:
- Berichtsjablonen (templates): wil je een lid als eerste aanschrijven (buiten een lopend gesprek), dan moet dat via een vooraf door Meta goedgekeurd sjabloon. Antwoordt een lid je, dan opent er een venster van 24 uur waarin je vrij kan terugchatten met gewone berichten.
- Toestemming (opt-in): je mag leden pas aanschrijven nadat ze daarvoor toestemming gaven. Als Belgische/EU-club moet die toestemming ook aan de GDPR voldoen. De regels van Meta zijn het platformminimum, geen vervanging van juridisch advies.
Wat kan WhatsApp doen voor mijn club?
Het WhatsApp Business Platform is in principe geschikt voor:
- Meldingen versturen: herinneringen (les, afspraak, verlenging), bevestigingen, betaal- of abonnementsinfo en algemene aankondigingen.
- Tweerichtingsgesprekken: vragen of verzoeken van leden ontvangen en beantwoorden binnen het servicevenster van 24 uur.
- Rijkere berichten: gewone tekst en vooraf door Meta goedgekeurde berichtsjablonen, verzorgder dan een kale SMS.
- Betere zichtbaarheid dan SMS: berichten worden vaak sneller gelezen en zien er verzorgder uit.
Belangrijk om te weten over de status in MyClubPlanner: je kan de WhatsApp-integratie vandaag al instellen (je bewaart je Meta-gegevens in de applicatie), maar er worden op dit moment nog geen automatische ledenberichten via WhatsApp verstuurd door het platform. Welke berichten (bevestigingen, herinneringen, ...) straks over WhatsApp lopen, wordt stap voor stap uitgerold. Verwacht dus nog geen berichten bij je leden louter door de instellingen in te vullen.
Kostprijs: WhatsApp Business is niet gratis. Sinds 1 juli 2025 rekent Meta per verzonden bericht aan, afhankelijk van het soort sjabloon (marketing, utility of authenticatie) en het land van de ontvanger. West-Europa, inclusief België, zit aan de hogere kant van het tarief. De officiële tarieflijst van Meta is de enige juiste bron; wij geven bewust geen los cijfer. Ga je via een tussenpartij (Business Solution Provider) of via extra dienstverlening, dan kan daar nog een marge of abonnement bovenop komen.
Hoe stel ik WhatsApp in?
De WhatsApp-integratie is self-service: een medewerker met de rechten voor Instellingen regelt dit volledig zelf in MyClubPlanner. Je hebt wel eerst een aantal zaken bij Meta nodig.
Wat je vooraf nodig hebt:
- Een WhatsApp Business (Cloud API)-account bij Meta/Facebook. Dat zet je buiten MyClubPlanner op, bij Meta zelf. MyClubPlanner maakt deze account niet aan.
- Uit die Meta-account haal je een Access token en een Phone number ID (en eventueel een WhatsApp Business account ID). Deze plak je nadien gewoon over.
- Een login met de rechten voor Instellingen; zonder die rechten kan je de instelpagina niet openen.
Instellen in MyClubPlanner:
- Ga naar Instellingen > Integraties.
- Klik bij de tegel WhatsApp Business op de knop Instellingen.
- Zet de schakelaar Active aan.
- Vul de Access token in.
- Vul de Phone number ID in.
- Vul eventueel de WhatsApp Business account ID in (niet verplicht).
- Bewaar. De pagina toont daarna de status Active zodra de schakelaar aanstaat én zowel de Access token als de Phone number ID ingevuld zijn.
| Veld | Wat je invult | Verplicht? |
|---|---|---|
| Active (schakelaar) | Zet de integratie aan of uit | Ja (aan) |
| Access token | De Cloud API-token uit je Meta-account | Ja |
| Phone number ID | Het ID van je WhatsApp-verzendnummer bij Meta | Ja |
| WhatsApp Business account ID | Je WABA-ID | Optioneel |
Goed om te weten:
- Er is in dit scherm geen sjabloon-configuratie. Je vult hier enkel de drie gegevens en de schakelaar in. Goedgekeurde berichtsjablonen beheer je bij Meta, in je eigen WhatsApp Business-account.
- Het invullen van deze gegevens bewaart je koppeling, maar zet op zich nog geen berichtenstroom in gang. De effectieve uitrol van WhatsApp-berichten naar je leden stem je best af met Club Planner support.
- Werk je met meerdere clubs? Dan zie je per veld een info-icoon wanneer een waarde van een bovenliggend niveau wordt overgenomen.
- Denk aan de GDPR: verzamel en bewaar de toestemming van je leden correct vóór je hen via WhatsApp aanschrijft, en respecteer afmeldingen.