WhatsApp

Wat is WhatsApp?

WhatsApp ken je waarschijnlijk als de chat-app op je telefoon. Voor bedrijven bestaat er een zakelijke variant: het WhatsApp Business Platform (ook wel de WhatsApp Business Cloud API), aangeboden door Meta, het bedrijf achter WhatsApp, Facebook en Instagram. Dit is dus niet de gratis app die je op een toestel installeert, maar een berichtenkanaal dat je software automatisch laat aansturen.

Voor jouw club betekent dit dat je leden berichten kan sturen via WhatsApp, het kanaal dat ze toch al dagelijks gebruiken, als aanvulling op of alternatief voor SMS en e-mail. Denk aan bevestigingen, herinneringen en algemene info.

Twee spelregels van Meta zijn hierbij belangrijk:

• Berichtsjablonen (templates): wil je een lid als eerste aanschrijven (buiten een lopend gesprek), dan moet dat via een vooraf door Meta goedgekeurd sjabloon. Antwoordt een lid je, dan opent er een venster van 24 uur waarin je vrij kan terugchatten met gewone berichten.
• Toestemming (opt-in): je mag leden pas aanschrijven nadat ze daarvoor toestemming gaven. Als Belgische/EU-club moet die toestemming ook aan de GDPR voldoen. De regels van Meta zijn het platformminimum, geen vervanging van juridisch advies.

Wat kan WhatsApp doen voor mijn club?

Het WhatsApp Business Platform is in principe geschikt voor:

• Meldingen versturen: herinneringen (les, afspraak, verlenging), bevestigingen, betaal- of abonnementsinfo en algemene aankondigingen.
• Tweerichtingsgesprekken: vragen of verzoeken van leden ontvangen en beantwoorden binnen het servicevenster van 24 uur.
• Rijkere berichten: gewone tekst en vooraf door Meta goedgekeurde berichtsjablonen, verzorgder dan een kale SMS.
• Betere zichtbaarheid dan SMS: berichten worden vaak sneller gelezen en zien er verzorgder uit.

Waarvoor wordt WhatsApp vandaag gebruikt? De reactivatie-agent gebruikt WhatsApp om leden die al een tijd niet meer langskwamen opnieuw aan te spreken. Welke andere berichten (bevestigingen, herinneringen, ...) over WhatsApp lopen, wordt stap voor stap uitgerold.

Kostprijs: WhatsApp Business is niet gratis. Sinds 1 juli 2025 rekent Meta per verzonden bericht aan, afhankelijk van het soort sjabloon (marketing, utility of authenticatie) en het land van de ontvanger. West-Europa, inclusief België, zit aan de hogere kant van het tarief. De officiële tarieflijst van Meta is de enige juiste bron; wij geven bewust geen los cijfer. Ga je via een tussenpartij (Business Solution Provider) of via extra dienstverlening, dan kan daar nog een marge of abonnement bovenop komen.

Hoe stel ik WhatsApp in?

Een medewerker met de rechten voor Instellingen koppelt WhatsApp zelf in Club Planner. Je hebt geen eigen Meta-ontwikkelaarsaccount of toegangsgegevens nodig: de koppeling loopt via Club Planner.

1. Ga naar Instellingen > Integraties.
2. Klik bij de tegel WhatsApp Business op Instellingen.
3. Is er nog geen nummer gekoppeld, volg dan de koppelwizard om het telefoonnummer van je club aan WhatsApp Business te koppelen.
4. Zet de schakelaar Active aan en klik op Save.

Wat zie je in het instellingenscherm?

• Telephone number: het WhatsApp-nummer van je club. Met Disconnect verbreek je de koppeling.
• Send test message: vul bij Mobile Nbr een gsm-nummer in en klik op Send test message om een testbericht te versturen.
• Usage this month: het aantal WhatsApp-berichten van de lopende maand.
• Messages: een overzicht van verstuurde en ontvangen berichten met datum, telefoonnummer, status (bijvoorbeeld received of read) en een eventuele foutmelding. Een pijl naar rechtsboven is een uitgaand bericht, een pijl naar linksonder een inkomend bericht.

Goed om te weten:

• De berichtsjablonen beheert Club Planner centraal. Je hoeft zelf geen sjablonen bij Meta aan te maken of te laten goedkeuren.
• Denk aan de GDPR: verzamel en bewaar de toestemming van je leden correct vóór je hen via WhatsApp aanschrijft, en respecteer afmeldingen.

Welke berichtsjablonen gebruikt Club Planner?

Een sjabloon is enkel nodig voor het eerste bericht naar een lid dat de club de voorbije 24 uur niet zelf gecontacteerd heeft. Antwoordt het lid, dan mag je binnen die 24 uur vrij terugschrijven met gewone berichten.

Club Planner voorziet onderstaande standaardsjablonen en kiest automatisch welk sjabloon gebruikt wordt; je selecteert ze dus niet zelf. Ze zijn door Meta goedgekeurd in het Nederlands, Frans, Engels en Duits. De parameters tussen dubbele accolades ({{1}}, {{2}}, ...) worden per lid automatisch ingevuld.

Elk sjabloon valt in een categorie van Meta. De categorie bepaalt de prijs per bericht: marketing is duurder dan utility.

Utility

cp_appointment_reminder_v1: herinnering aan een afspraak.

"Hallo {{1}}, een herinnering aan je afspraak bij {{2}} op {{3}} om {{4}}. Tot dan! Lukt het toch niet? Antwoord op dit bericht en we verzetten de afspraak."

Parameters: {{1}} voornaam, {{2}} club, {{3}} datum, {{4}} uur.

Marketing

Alle marketingsjablonen hebben de voettekst "Antwoord STOP om geen berichten meer te ontvangen" en de knoppen "Ja, graag" en "Nee, bedankt", tenzij anders vermeld.

cp_winback_v3: de huidige standaard van de reactivatie-agent.

"Hallo {{1}}, hier {{5}} van {{2}}. Het is alweer {{3}} maanden geleden dat we je in de club zagen, en eerlijk gezegd missen we je een beetje. Daarom hebben we speciaal voor jouw herstart iets voorzien: {{4}}. Zin om eens langs te komen voor een rondleiding of een training? Antwoord gewoon op dit bericht en we zoeken samen een moment dat jou past. Geen interesse? Ook goed, laat het ons even weten."

Parameters: {{1}} voornaam, {{2}} club, {{3}} aantal maanden, {{4}} aanbod (kort, bv. "2 weken gratis trainen"), {{5}} naam van de assistent of medewerker.

cp_winback_v2: oudere versie van cp_winback_v3, met een kortere formulering en dezelfde 5 parameters.

cp_winback_v1: eerste versie, met 3 parameters.

Parameters: {{1}} voornaam, {{2}} club, {{3}} aanbod (volledige zin).

cp_winback_reminder: opvolging van een winback-bericht.

"... We stuurden je onlangs een berichtje en willen ons aanbod nog even in herinnering brengen: {{3}} Het geldt tot {{4}}. ..."

Parameters: {{1}} voornaam, {{2}} club, {{3}} aanbod, {{4}} einddatum.

cp_winback_lastvisit: winback die verwijst naar de activiteit die het lid vroeger deed.

"... Vroeger kwam je bij ons voor {{3}} en we missen je een beetje. {{4}} Wil je het opnieuw proberen? ..."

Parameters: {{1}} voornaam, {{2}} club, {{3}} activiteit, {{4}} aanbod.

cp_noshow_followup: na een gemiste afspraak, met de knoppen "Nieuwe afspraak" en "Nee, bedankt".

"Hallo {{1}}, we hebben je gemist op je afspraak bij {{2}}. Geen probleem, dat kan gebeuren. {{3}} maakt graag een nieuw moment met je. ..."

Parameters: {{1}} voornaam, {{2}} club, {{3}} medewerker.

Testbericht

testbericht (enkel in het Nederlands) wordt gebruikt door de testknop in de WhatsApp-instellingen: "Dit is een testbericht van {{1}} via Club Planner. ..." Categorie: marketing.