WhatsApp

Was ist WhatsApp?

WhatsApp kennst du wahrscheinlich als die Chat-App auf deinem Handy. Für Unternehmen gibt es eine geschäftliche Variante: die WhatsApp Business Platform (auch bekannt als WhatsApp Business Cloud API), angeboten von Meta, dem Unternehmen hinter WhatsApp, Facebook und Instagram. Das ist also nicht die kostenlose App, die du auf einem Gerät installierst, sondern ein Nachrichtenkanal, den deine Software automatisch ansteuern kann.

Für deinen Club bedeutet das, dass du deinen Mitgliedern Nachrichten über WhatsApp senden kannst, den Kanal, den sie ohnehin täglich nutzen, als Ergänzung zu oder Alternative für SMS und E-Mail. Denk an Bestätigungen, Erinnerungen und allgemeine Informationen.

Zwei Spielregeln von Meta sind dabei wichtig:

• Nachrichtenvorlagen (Templates): Möchtest du ein Mitglied als Erster anschreiben (außerhalb eines laufenden Gesprächs), muss das über eine von Meta vorab genehmigte Vorlage erfolgen. Antwortet dir ein Mitglied, öffnet sich ein Fenster von 24 Stunden, in dem du frei mit gewöhnlichen Nachrichten zurückchatten kannst.
• Einwilligung (Opt-in): Du darfst Mitglieder erst anschreiben, nachdem sie dafür ihre Einwilligung gegeben haben. Als belgischer/EU-Club muss diese Einwilligung auch der DSGVO entsprechen. Die Regeln von Meta sind das Plattformminimum, kein Ersatz für eine rechtliche Beratung.

Was kann WhatsApp für meinen Club tun?

Die WhatsApp Business Platform ist grundsätzlich geeignet für:

• Benachrichtigungen versenden: Erinnerungen (Kurs, Termin, Verlängerung), Bestätigungen, Zahlungs- oder Abonnementinfos und allgemeine Ankündigungen.
• Gespräche in beide Richtungen: Fragen oder Anliegen von Mitgliedern innerhalb des Servicefensters von 24 Stunden empfangen und beantworten.
• Reichhaltigere Nachrichten: gewöhnlicher Text und von Meta vorab genehmigte Nachrichtenvorlagen, ansprechender als eine schlichte SMS.
• Bessere Sichtbarkeit als SMS: Nachrichten werden oft schneller gelesen und sehen gepflegter aus.

Wofür wird WhatsApp heute genutzt? Der Reaktivierungsagent nutzt WhatsApp, um Mitglieder, die schon länger nicht mehr da waren, erneut anzusprechen. Weitere Nachrichten (Bestätigungen, Erinnerungen, ...) werden Schritt für Schritt auf WhatsApp umgestellt.

Kosten: WhatsApp Business ist nicht kostenlos. Seit dem 1. Juli 2025 berechnet Meta pro versendeter Nachricht, abhängig von der Art der Vorlage (Marketing, Utility oder Authentifizierung) und dem Land des Empfängers. Westeuropa, einschließlich Belgien, liegt am oberen Ende des Tarifs. Die offizielle Tarifliste von Meta ist die einzig richtige Quelle; wir geben bewusst keine losgelöste Zahl an. Gehst du über einen Zwischenpartner (Business Solution Provider) oder über zusätzliche Dienstleistungen, kann darauf noch eine Marge oder ein Abonnement hinzukommen.

Wie richte ich WhatsApp ein?

Ein Mitarbeiter mit Rechten für die Einstellungen verbindet WhatsApp selbst in Club Planner. Du brauchst kein eigenes Meta-Entwicklerkonto und keine Zugangsdaten: Die Verbindung läuft über Club Planner.

1. Gehe zu Einstellungen > Integrationen.
2. Klicke auf der Kachel WhatsApp Business auf Einstellungen.
3. Ist noch keine Nummer verbunden, folge dem Verbindungsassistenten, um die Telefonnummer deines Clubs mit WhatsApp Business zu verbinden.
4. Schalte den Schalter Active ein und klicke auf Save.

Was siehst du im Einstellungsbildschirm?

• Telephone number: die WhatsApp-Nummer deines Clubs. Mit Disconnect trennst du die Verbindung.
• Send test message: Gib unter Mobile Nbr eine Handynummer ein und klicke auf Send test message, um eine Testnachricht zu senden.
• Usage this month: die Anzahl der WhatsApp-Nachrichten im laufenden Monat.
• Messages: eine Übersicht der gesendeten und empfangenen Nachrichten mit Datum, Telefonnummer, Status (zum Beispiel received oder read) und einer eventuellen Fehlermeldung. Ein Pfeil nach rechts oben ist eine ausgehende Nachricht, ein Pfeil nach links unten eine eingehende Nachricht.

Gut zu wissen:

• Club Planner verwaltet die Nachrichtenvorlagen zentral. Du musst selbst keine Vorlagen bei Meta anlegen oder genehmigen lassen.
• Denk an die DSGVO: Hole die Einwilligung deiner Mitglieder korrekt ein und speichere sie, bevor du sie über WhatsApp anschreibst, und respektiere Abmeldungen.

Welche Nachrichtenvorlagen nutzt Club Planner?

Eine Vorlage ist nur für die erste Nachricht an ein Mitglied nötig, das den Club in den letzten 24 Stunden nicht selbst kontaktiert hat. Antwortet das Mitglied, kannst du innerhalb dieser 24 Stunden frei mit normalen Nachrichten zurückschreiben.

Club Planner stellt die folgenden Standardvorlagen bereit und wählt automatisch aus, welche Vorlage verwendet wird. Du wählst sie also nicht selbst aus. Meta hat sie auf Niederländisch, Französisch, Englisch und Deutsch genehmigt. Die Parameter in doppelten geschweiften Klammern ({{1}}, {{2}}, ...) werden für jedes Mitglied automatisch ausgefüllt.

Jede Vorlage gehört zu einer Meta-Kategorie. Die Kategorie bestimmt den Preis pro Nachricht: Marketing ist teurer als Utility.

Utility

cp_appointment_reminder_v1: Terminerinnerung.

"Hallo {{1}}, eine Erinnerung an deinen Termin bei {{2}} am {{3}} um {{4}}. Bis dann! Klappt es doch nicht? Antworte auf diese Nachricht und wir verschieben den Termin."

Parameter: {{1}} Vorname, {{2}} Club, {{3}} Datum, {{4}} Uhrzeit.

Marketing

Alle Marketingvorlagen enthalten die Fußzeile „Antworte STOP, um keine Nachrichten mehr zu erhalten" und die Buttons „Ja, gerne" und „Nein, danke", sofern nicht anders angegeben.

cp_winback_v3: die aktuelle Standardvorlage des Reaktivierungsagenten.

"Hallo {{1}}, hier ist {{5}} von {{2}}. Es ist schon {{3}} Monate her, dass wir dich im Club gesehen haben, und ehrlich gesagt vermissen wir dich ein bisschen. Deshalb haben wir uns für deinen Neustart etwas Besonderes überlegt: {{4}}. Lust, mal für eine Führung oder ein Training vorbeizukommen? Antworte einfach auf diese Nachricht und wir finden gemeinsam einen passenden Termin. Kein Interesse? Auch gut, gib uns einfach kurz Bescheid."

Parameter: {{1}} Vorname, {{2}} Club, {{3}} Anzahl Monate, {{4}} Angebot (kurz, z. B. „2 Wochen gratis trainieren"), {{5}} Name des Assistenten oder Mitarbeiters.

cp_winback_v2: ältere Version von cp_winback_v3, kürzer formuliert, mit denselben 5 Parametern.

cp_winback_v1: erste Version, mit 3 Parametern.

Parameter: {{1}} Vorname, {{2}} Club, {{3}} Angebot (ganzer Satz).

cp_winback_reminder: Nachfass-Nachricht zu einer Winback-Nachricht.

"... Wir haben dir kürzlich eine Nachricht geschickt und möchten dich noch einmal an unser Angebot erinnern: {{3}} Es gilt bis {{4}}. ..."

Parameter: {{1}} Vorname, {{2}} Club, {{3}} Angebot, {{4}} Enddatum.

cp_winback_lastvisit: Winback-Nachricht mit Bezug auf die Aktivität, die das Mitglied früher gemacht hat.

"... Früher bist du für {{3}} zu uns gekommen und wir vermissen dich ein bisschen. {{4}} Möchtest du es noch einmal versuchen? ..."

Parameter: {{1}} Vorname, {{2}} Club, {{3}} Aktivität, {{4}} Angebot.

cp_noshow_followup: nach einem verpassten Termin, mit den Buttons „Neuer Termin" und „Nein, danke".

"Hallo {{1}}, wir haben dich bei deinem Termin bei {{2}} vermisst. Kein Problem, das kann passieren. {{3}} vereinbart gerne einen neuen Termin mit dir. ..."

Parameter: {{1}} Vorname, {{2}} Club, {{3}} Mitarbeiter.

Testnachricht

testbericht (nur auf Niederländisch) wird vom Test-Button in den WhatsApp-Einstellungen verwendet: "Dit is een testbericht van {{1}} via Club Planner. ..." Kategorie: Marketing.