eGym

Wat is eGym?

eGym is een Duits fitness-technologiebedrijf (opgericht in 2010, hoofdkantoor in München) dat een "connected fitness"-ecosysteem levert aan clubs. De kern bestaat uit slimme, elektronisch gestuurde krachttoestellen (eGym Smart Strength) die zich automatisch aan elk lid aanpassen, aangevuld met een softwarelaag: een Member App, een Trainer App en de AI-motor eGym Genius. Een lid wordt door het toestel herkend (bv. via een RFID-polsband of chip), waarna zitpositie, gewicht en bewegingsbereik automatisch juist worden gezet en elke set vanzelf wordt gelogd.

Belangrijk om te weten: eGym is een externe leverancier en maakt geen deel uit van Club Planner. Dit artikel legt uit hoe je jouw Club Planner-leden met het eGym-platform verbindt. Let ook op het verschil tussen twee "eGym's": het toestel-/software-ecosysteem (egym.com), waarover dit artikel gaat, en het aparte corporate-lidmaatschapsnetwerk eGym Wellpass / Gymlib (egym-wellpass.com). Dat zijn twee verschillende zaken.

Wat kan eGym doen voor mijn club?

De integratie in Club Planner koppelt jouw leden aan het eGym Member Management System (MMS), zodat de eGym-toestellen jouw Club Planner-leden herkennen. Je hoeft ledengegevens dus niet dubbel bij te houden. Concreet doet de koppeling het volgende:

• Leden automatisch aanmaken en bijwerken in eGym. Club Planner stuurt per lid een eGym-account met naam, geboortedatum, geslacht, contact-/adresgegevens en lidmaatschapsinfo (het Club Planner-lidnummer, contractstart en -einde, het abonnementstype en de barcode). Ook de ledenfoto kan mee worden geüpload.
• Bezoeken automatisch doorsturen. Een achtergrondservice controleert de check-ins ongeveer elke 2 minuten (tussen 06:00 en 23:00) en exporteert nieuwe leden en hun bezoeken automatisch naar eGym.
• RFID-toegang. Optioneel wordt de bestaande ledenkaart/badge (Mifare-barcode) van het lid als RFID-tag naar eGym gestuurd, zodat leden dezelfde kaart kunnen gebruiken om zich bij een eGym-toestel te identificeren, zonder aparte eGym-kaart.
• Toesteltoegang op basis van abonnement (Machine Admission). Je kan een abonnement koppelen aan specifieke eGym-producten, waardoor toegang tot bepaalde toestellen automatisch wordt verleend of ingetrokken op basis van het actieve abonnement van het lid.
• Handmatig pushen of ontkoppelen. Vanuit de ledenlijst of de klantenfiche kan een medewerker een lid meteen doorsturen naar eGym, of weer loskoppelen (Unlink E-Gym).
• Lessen delen (inkomend). Club Planner biedt eGym ook een API waarmee de eGym-app jouw lessen kan tonen en in-/uitschrijvingen en wachtlijsten kan beheren op basis van je Club Planner-reservaties.

Aandachtspunt (privacy): je stuurt persoonsgegevens naar een externe partij. Voorzie hiervoor een verwerkersovereenkomst (GDPR/DPA) met eGym en zorg dat je leden hierover correct geïnformeerd zijn. De koppeling exporteert enkel leden met een geldig e-mailadres.

Hoe stel ik eGym in?

De koppeling is grotendeels zelf te activeren in MyClubPlanner, maar niet volledig self-service: de API-key (x-api-key) krijg je van eGym zelf, en de automatische achtergrond-synchronisatie wordt door Club Planner (support) op de server geactiveerd.

Wat heb je nodig?

• eGym-contract: je club heeft een actief eGym-contract nodig.
• API-key: deze wordt aangeleverd door eGym (het veld x-api-key). Vraag die op bij je eGym-contactpersoon als je er nog geen hebt. Club Planner maakt deze sleutel niet zelf aan.

De integratie activeren

1. Ga naar Instellingen > Integraties.
2. Zoek de tegel eGym en klik op Instellingen.
3. Zet de integratie op Actief.
4. Voer de API-key in die je van eGym hebt ontvangen.
5. (Optioneel) zet RFID naar EGYM sturen aan als je wil dat de bestaande ledenkaart/badge van je leden ook bruikbaar is aan de eGym-toestellen.
6. (Optioneel) zet Machine Admission aan als je toesteltoegang per abonnement wil regelen.
7. Klik op Opslaan.

Je ziet een bevestiging dat de koppeling tussen Club Planner en eGym actief is.

Machinetoegang koppelen aan een abonnement

Alleen nodig als je Machine Admission gebruikt:

1. Ga naar Instellingen > Lidmaatschappen.
2. Selecteer het abonnement waarvoor je eGym-toegang wil instellen en open het.
3. Scroll naar het onderdeel Integraties en activeer de eGym-toggle.
4. Selecteer in het veld Select Products welke eGym-producten dit abonnement mag gebruiken (bv. Machine Admission). Je kan meerdere producten selecteren, bv. ook EGYM+.
5. Klik op Opslaan.

Let op: deze productlijst komt rechtstreeks van eGym. Welke producten je ziet en hoe ze genoemd worden, hangt af van wat er in jullie eGym-contract zit; Club Planner bepaalt dit niet zelf. Herhaal dit voor elk abonnement waarvoor je machinetoegang wil regelen.

Hoe komen leden bij eGym terecht?

• Automatisch: zodra de achtergrond-synchronisatie op de server actief is, stromen nieuwe leden en hun bezoeken vanzelf door naar eGym. Heeft een lid nog geen eGym-koppeling, dan maakt Club Planner die automatisch aan bij de eerste check-in, inclusief de eGym-producten van zijn abonnement op dat moment.
• Manueel: gebruik Stuur naar eGym op de klantenfiche om de actuele abonnementsgegevens meteen door te sturen. Dit kan ook in bulk door meerdere leden te selecteren in de ledenlijst en dezelfde actie te gebruiken.

Vereisten en aandachtspunten

Nodig	Waarvoor	Door wie
eGym/MMS-account + API-key (x-api-key)	Basis van de koppeling	Rechtstreeks bij eGym
Geldig e-mailadres per lid	Enkel zulke leden worden geëxporteerd	Club (data)
Geldige Mifare-barcode per lid	Voor RFID naar EGYM sturen	Club (data)
eGym-producten op abonnementen	Voor Machine Admission	Club (instelling)
Achtergrond-synchronisatie op de server	Voor de onbewaakte, automatische bezoeksync	Club Planner (support)

Kom je er niet uit of moet de automatische synchronisatie aangezet worden? Neem dan contact op met Club Planner-support via support@clubplanner.be; dat deel wordt samen met ons geactiveerd. De eGym-key en het eGym-account regel je vooraf bij eGym zelf.