eGym

Qu'est-ce qu'eGym ?

eGym est une entreprise allemande de technologie fitness (fondée en 2010, siège à Munich) qui propose aux clubs un écosystème de « connected fitness ». Le cœur repose sur des appareils de musculation intelligents et pilotés électroniquement (eGym Smart Strength) qui s'adaptent automatiquement à chaque membre, complétés par une couche logicielle : une Member App, une Trainer App et le moteur d'IA eGym Genius. Un membre est reconnu par l'appareil (p. ex. via un bracelet ou une puce RFID), après quoi la position d'assise, le poids et l'amplitude de mouvement sont réglés automatiquement et chaque série est enregistrée sans intervention.

Point important à retenir : eGym est un fournisseur externe et ne fait pas partie de Club Planner. Cet article explique comment connecter vos membres Club Planner à la plateforme eGym. Attention aussi à la différence entre deux « eGym » : l'écosystème d'appareils et de logiciels (egym.com), dont traite cet article, et le réseau distinct d'abonnements d'entreprise eGym Wellpass / Gymlib (egym-wellpass.com). Il s'agit de deux choses différentes.

Que peut faire eGym pour mon club ?

L'intégration dans Club Planner relie vos membres au système de gestion des membres d'eGym (MMS), de sorte que les appareils eGym reconnaissent vos membres Club Planner. Vous ne devez donc pas tenir les données des membres à double. Concrètement, la liaison réalise ce qui suit :

Créer et mettre à jour automatiquement les membres dans eGym. Club Planner envoie pour chaque membre un compte eGym avec le nom, la date de naissance, le sexe, les coordonnées et l'adresse ainsi que les informations d'adhésion (le numéro de membre Club Planner, le début et la fin du contrat, le type d'abonnement et le code-barres). La photo du membre peut également être téléversée.
Transmettre automatiquement les visites. Un service en arrière-plan contrôle les check-ins environ toutes les 2 minutes (entre 06:00 et 23:00) et exporte automatiquement vers eGym les nouveaux membres et leurs visites.
Accès RFID. En option, la carte de membre / le badge existant du membre (code-barres Mifare) est envoyé vers eGym en tant que tag RFID, afin que les membres puissent utiliser la même carte pour s'identifier sur un appareil eGym, sans carte eGym distincte.
Accès aux appareils selon l'abonnement (Machine Admission). Vous pouvez associer un abonnement à des produits eGym spécifiques, de sorte que l'accès à certains appareils soit automatiquement accordé ou retiré en fonction de l'abonnement actif du membre.
Envoi ou dissociation manuels. Depuis la liste des membres ou la fiche client, un collaborateur peut transmettre immédiatement un membre vers eGym, ou l'en dissocier à nouveau (Unlink E-Gym).
Partage des cours (entrant). Club Planner offre également à eGym une API grâce à laquelle l'application eGym peut afficher vos cours et gérer les inscriptions / désinscriptions et les listes d'attente sur la base de vos réservations Club Planner.

Point d'attention (vie privée) : vous envoyez des données à caractère personnel à un tiers externe. Prévoyez à cet effet un accord de sous-traitance (RGPD/DPA) avec eGym et veillez à ce que vos membres en soient correctement informés. La liaison exporte uniquement les membres disposant d'une adresse e-mail valide.

Comment configurer eGym ?

La liaison peut en grande partie être activée par vos soins dans MyClubPlanner, mais pas entièrement en self-service : la clé API (x-api-key) vous est fournie par eGym même, et la synchronisation automatique en arrière-plan est activée sur le serveur par Club Planner (support).

De quoi avez-vous besoin ?

Contrat eGym : votre club doit disposer d'un contrat eGym actif.
Clé API : celle-ci est fournie par eGym (le champ x-api-key). Demandez-la à votre personne de contact eGym si vous n'en avez pas encore. Club Planner ne crée pas lui-même cette clé.

Activer l'intégration

Allez dans Paramètres > Intégrations.
Recherchez la tuile eGym et cliquez sur Paramètres.
Mettez l'intégration sur Actif.
Saisissez la clé API que vous avez reçue d'eGym.
(Facultatif) activez Envoyer le RFID vers EGYM si vous souhaitez que la carte de membre / le badge existant de vos membres soit également utilisable sur les appareils eGym.
(Facultatif) activez Machine Admission si vous souhaitez gérer l'accès aux appareils par abonnement.
Cliquez sur Enregistrer.

Vous voyez une confirmation indiquant que la liaison entre Club Planner et eGym est active.

Associer l'accès aux machines à un abonnement

Nécessaire uniquement si vous utilisez Machine Admission :

Allez dans Paramètres > Adhésions.
Sélectionnez l'abonnement pour lequel vous souhaitez configurer l'accès eGym et ouvrez-le.
Faites défiler jusqu'à la section Intégrations et activez le commutateur eGym.
Sélectionnez dans le champ Select Products quels produits eGym cet abonnement peut utiliser (p. ex. Machine Admission). Vous pouvez sélectionner plusieurs produits, p. ex. aussi EGYM+.
Cliquez sur Enregistrer.

Attention : cette liste de produits provient directement d'eGym. Les produits que vous voyez et la façon dont ils sont nommés dépendent de ce qui figure dans votre contrat eGym ; Club Planner ne le détermine pas lui-même. Répétez cette opération pour chaque abonnement pour lequel vous souhaitez gérer l'accès aux machines.

Comment les membres arrivent-ils dans eGym ?

Automatiquement : dès que la synchronisation en arrière-plan est active sur le serveur, les nouveaux membres et leurs visites sont transmis d'eux-mêmes vers eGym. Si un membre n'a pas encore de liaison eGym, Club Planner la crée automatiquement lors du premier check-in, y compris les produits eGym de son abonnement à ce moment-là.
Manuellement : utilisez Envoyer vers eGym sur la fiche client pour transmettre immédiatement les données d'abonnement actuelles. Cela peut aussi se faire en masse en sélectionnant plusieurs membres dans la liste des membres et en utilisant la même action.

Prérequis et points d'attention

Nécessaire	Pour quoi	Par qui
Compte eGym/MMS + clé API (x-api-key)	Base de la liaison	Directement auprès d'eGym
Adresse e-mail valide par membre	Seuls ces membres sont exportés	Club (données)
Code-barres Mifare valide par membre	Pour l'envoi du RFID vers EGYM	Club (données)
Produits eGym sur les abonnements	Pour Machine Admission	Club (paramétrage)
Synchronisation en arrière-plan sur le serveur	Pour la synchro des visites automatique et sans surveillance	Club Planner (support)

Vous ne vous en sortez pas ou la synchronisation automatique doit-elle être activée ? Prenez alors contact avec le support Club Planner via support@clubplanner.be ; cette partie est activée avec nous. La clé eGym et le compte eGym se règlent au préalable auprès d'eGym même.