L'horaire vous permet de planifier les heures de travail de vos employés. Vous le trouvez sur la plateforme web via Gestion de personnel > Horaire. Si un employé travaille chaque semaine aux mêmes heures, créez un planning fixe : vous encodez les heures une seule fois et elles reviennent automatiquement. Pour des heures qui changent, vous ajoutez des services ponctuels.
Qui apparaît dans l'horaire ?
Si Dans l'horaire n'est sur Oui pour aucun employé, tous vos employés apparaissent dans l'horaire. Si vous ne voulez en voir que quelques-uns, mettez Dans l'horaire sur Oui pour ces employés. Dès ce moment, seuls eux apparaissent.
- Allez dans Gestion de personnel > Personnel et ouvrez la fiche de l'employé.
- Cliquez sur le crayon à côté de Informations supplémentaires.
- Mettez Dans l'horaire sur Oui.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
L'aperçu
En haut, vous choisissez entre Jour, Semaine et Mois. Les flèches vous permettent de passer à une autre période, et Aujourd'hui vous ramène à la semaine en cours. Chaque employé a sa propre ligne, avec à droite le nombre d'heures planifiées. Avec Liste et Print, vous obtenez l'horaire sous forme de liste ou sur papier.
Créer un planning fixe
- Allez dans Gestion de personnel > Horaire.
- Cliquez sur Plannings fixes, puis sur Nouveau planning fixe.
- Choisissez l'employé dans Employé.
- Donnez un nom au planning, par exemple « Accueil ».
- Laissez Se répète toutes les sur 1 semaine. Si les heures changent une semaine sur deux, choisissez 2 semaines. Un planning peut durer jusqu'à 8 semaines.
- Dans La semaine 1 commence le, indiquez la date à partir de laquelle le planning s'applique. Vous pouvez laisser Date de fin vide.
- Dans Plan de journée 1, cliquez sur les jours où l'employé travaille et indiquez l'heure de début et de fin.
- Si l'employé travaille à d'autres heures certains jours, cliquez sur + Ajouter un autre plan de journée et faites de même pour ces jours.
- Cliquez sur Sauvegarder.
Les services apparaissent ensuite semaine après semaine dans l'horaire.
Si plusieurs employés ont les mêmes heures, cochez Enregistrer aussi comme modèle pour d'autres employés. Pour l'employé suivant, choisissez ce modèle dans Partir d'un modèle et les heures sont déjà remplies. Vous modifiez un planning fixe existant via Plannings fixes > Editer.
Ajouter des services ponctuels
Pour des heures qui ne reviennent pas chaque semaine, comme un remplacement ou une période chargée :
- Allez dans Gestion de personnel > Horaire.
- Cliquez sur Ajouter un service.
- Choisissez l'employé dans Employé et, dans Semaine a partir du, la semaine du service.
- Cliquez sur les jours et indiquez l'heure de début et de fin.
- Dans Répéter, choisissez Cette semaine uniquement ou le nombre de semaines pendant lesquelles le service doit revenir.
- Cliquez sur Ajouter.
Copier une semaine
Quand une semaine est entièrement planifiée, cliquez sur Copier la semaine. Vous copiez la semaine vers la semaine suivante ou vers plusieurs semaines. Avec Copier depuis la semaine précédente, vous reprenez le planning de la semaine précédente. Les services déjà présents dans l'horaire ne sont jamais écrasés.
Modifier des services
Cliquez sur un service pour le modifier ou le supprimer, ou faites-le glisser vers un autre jour ou un autre employé. Si le service vient d'un planning fixe, seul ce jour change et le reste du planning reste tel quel.
Pour modifier ou supprimer en une fois de nombreux services d'un même employé, par exemple parce que ses heures changent à partir du mois prochain, cliquez sur Édition en masse. Choisissez l'employé, la période et les jours, puis ce qui doit arriver aux services.
Avec + Pause, vous ajoutez une pause à un service. Elle est déduite des heures travaillées.
Rendez-vous
Si Dans l'horaire est sur Oui pour un employé, les rendez-vous avec cet employé ne peuvent être pris que pendant ses services planifiés. Planifiez donc d'abord les services avant de laisser réserver des rendez-vous.
Pour chaque service, Disponible détermine si des rendez-vous peuvent être pris pendant ces heures. Si vous le désactivez, l'employé travaille quand même, mais aucun rendez-vous n'est pris pendant ces heures.
Congés et maladie
Les congés approuvés et les jours de maladie sont automatiquement ignorés. Aucun service n'est créé ces jours-là, ni à partir d'un planning fixe, ni lors de la copie d'une semaine.