De vernieuwde Planner: alles wat je ermee kan

De planner en het reservatiescherm kregen een volledig nieuw ontwerp: slimmer, moderner en met meer overzicht. Het zijn de schermen waar je het vaakst in zit, en waar een receptiemedewerker op een drukke maandagochtend in enkele seconden moet zien wat er speelt.

Het resultaat: je stelt de planner nu zelf in. Kies je eigen weergave, bepaal welke informatie op de event-cards staat, en Club Planner onthoudt jouw voorkeur. Per medewerker, niet per club.

Je gegevens, instellingen en sneltoetsen blijven ongewijzigd. Je hoeft niets opnieuw in te stellen om te starten.

In dit artikel lees je hoe de volledige planner werkt, wat het verschil is tussen de Week- en de Resources-weergave, hoe je alles naar je hand zet, en wat er verandert in het reservatiescherm.

In het kort: wat is er nieuw?

In de planner

• Vijf weergaven: Dag, Week, Maand, Lijst en Resources — en Resources kan je instellen op locatie of coach
• Drie dichtheden (Compact, Comfort, Ruim) waarmee je bepaalt hoeveel uren er op je scherm passen
• Zelf kiezen wat op de event-card staat: coach, locatie, bezetting, wachtlijst en meer
• Volledig personaliseerbaar per medewerker, niet per club
• Filters met teller en chips, zodat je altijd ziet wélke filter actief is
• Meerdere activiteiten tegelijk selecteren en in één keer kopiëren, herhalen of annuleren
• Statuslabels in tekst (leeg, gedeeltelijk, vol, geannuleerd) — niet langer alleen een kleurtje

In het reservatiescherm

• Alles in één overzicht: reservaties, wachtlijst, annulaties, betalingen en historiek in aparte tabbladen
• Een lid toevoegen in één vloeiende dialoog — abonnement, prijscategorie en extra vragen volgen elkaar op als stappen, in plaats van vensters over elkaar
• Vanuit de wachtlijst iemand met één klik een vrije plaats geven
• Deelnemers mailen of de lijst exporteren, en zelf kiezen welke kolommen je ziet
• Werkt nu ook vlot op gsm en tablet

De vijf weergaven

Bovenaan rechts wissel je van weergave. Je keuze wordt bewaard: kom je morgen terug, dan start de planner in de weergave die jij het laatst gebruikte.

Dag toont één dag over de volle breedte. Handig als je heel precies wil kijken naar een drukke dag, of als je op een smaller scherm werkt.

Week toont zeven dagkolommen naast elkaar, van maandag tot zondag. Dit is de standaardweergave voor de meeste clubs.

Maand geeft het overzicht van de hele maand. Per dag toon je de eerste activiteiten; zijn er meer, dan verschijnt een + x meer-link die je aanklikt om de rest te zien. Zo blijft ook een volle maand leesbaar.

Lijst zet alle activiteiten van de periode onder elkaar in een tabel, gegroepeerd per dag, met kolommen voor Tijd, Activiteit, Coach, Locatie en Bezetting. Dit is de snelste manier om een week te overlopen of af te drukken.

Resources toont één dag, maar met een kolom per resource — een ruimte of een medewerker, afhankelijk van hoe je het instelt. Daarover hieronder meer, want dit is de weergave die het vaakst verkeerd begrepen wordt, en tegelijk de krachtigste.

Week versus Resources: het verschil

Dit is de belangrijkste keuze in de planner, en ze is eenvoudiger dan ze lijkt:

Week beantwoordt de vraag "wanneer?".
Resources beantwoordt de vraag "waar?" of "wie?".

In de Week-weergave is elke kolom een dag. Je ziet zeven dagen naast elkaar, en alle activiteiten staan door elkaar in die dagkolommen. Perfect om je weekplanning op te bouwen of om te zien hoe vol je week zit.

In de Resources-weergave is elke kolom een resource. En daar zit de vernieuwing: je kiest zelf wat een resource is.

Resources als locatie. Elke kolom is een ruimte of terrein: Zaal 1, Squashterrein 1, Badmintonterrein 2, Boulder, Studio — precies zoals jij ze in je clubinstellingen hebt gezet. Je ziet één dag, en meteen welke ruimte bezet is en welke vrij.

Resources als medewerker. Elke kolom is een coach of medewerker. Je ziet in één blik de volledige dag van je team naast elkaar: wie geeft wat, wie zit vol, wie heeft nog ruimte, en waar valt een gaatje om een PT-sessie in te plannen.

Wanneer gebruik je welke?

Gebruik Week als je je groepslessenrooster opbouwt of nakijkt, als je wil zien hoe druk de komende dagen zijn, of als je een les naar een andere dag wil verplaatsen.

Gebruik Resources op locatie als je club meerdere zalen, terreinen of ruimtes heeft. Voor een club met squash- of badmintonterreinen, een boulderzaal en een studio is dit de weergave waarin je 's ochtends je dag start. Je ziet in één blik waar nog plaats is, en of twee activiteiten per ongeluk in dezelfde ruimte staan.

Gebruik Resources op medewerker als je met een team van coaches werkt. Belt er iemand voor een persoonlijke begeleiding, dan zie je onmiddellijk welke coach die dag nog vrij is — zonder van scherm te wisselen. Valt een coach ziek uit, dan zie je in dezelfde weergave wie zijn lessen kan overnemen.

Tip: de planner onthoudt je keuze. Werk je vooral met terreinverhuur, zet dan Resources op locatie als vaste weergave. Stuur je een team van coaches aan, zet hem op medewerker. Je start elke dag meteen in het juiste beeld.

Zet de planner naar je hand

Hier zit de grootste verandering. De planner is niet langer één vast beeld voor iedereen — je stelt hem in zoals jij werkt.

Dichtheid: hoeveel uren wil je zien?

Rechts van de zoekbalk staan drie kleine knoppen: Compact, Comfort en Ruim. Ze bepalen hoe hoog elk tijdvak is, en dus hoeveel van je dag er op één scherm past.

• Compact — de meeste uren in beeld, zonder te scrollen. Ideaal om snel te zien wat er die dag speelt.
• Comfort — de standaard, een evenwicht tussen overzicht en leesbaarheid.
• Ruim — veel ruimte per activiteit. Handig bij een drukke zaal met veel korte boekingen na elkaar.

Klik gerust eens door de drie: je ziet het verschil onmiddellijk, en je verandert er niets mee aan je planning.

Kies zelf wat er op een event-card staat

Klik op de knop View rechtsboven de kalender. Je krijgt een lijst velden die je elk apart aan- of uitzet:

• Activiteitsnaam — de naam van de les
• Tijd — begin- en einduur
• Coach — wie de les geeft
• Locatie — in welke ruimte
• Bezetting — teller plus statuslabel
• Wachtlijst — of er mensen wachten
• Memo — notitie bij de les
• Deelnemers — voornamen van de ingeschrevenen

Werk je aan de receptie en wil je vooral zien wie er lesgeeft en hoe vol het zit? Zet Memo en Deelnemers uit. Ben je coach en wil je zien wie er komt? Zet Deelnemers aan.

Dit is persoonlijk. Wat jij instelt geldt voor jouw account, niet voor de hele club. Je collega aan de balie en de coach in de zaal kijken naar dezelfde planning, elk met de informatie die voor hun werk klopt.

Filters die tonen wat ze doen

Klik op Filter en je filtert op Activiteitstype, Locatie en Status. Twee dingen die het dagelijks gebruik veel aangenamer maken:

• Op de Filter-knop verschijnt een teller met het aantal actieve filters
• Elke actieve filter komt als een chip naast de knop te staan, met een kruisje om hem meteen weg te halen

Je hoeft dus nooit meer het filterpaneel te openen om te controleren of er nog iets aan staat. Je ziet het.

Zoeken

Typ in het zoekveld en de weergave waar je naar kijkt wordt meteen gefilterd. Je zoekterm verschijnt als chip, en met het kruisje wis je hem in één klik.

Werken met activiteiten

Een activiteit openen

Dubbelklik op een activiteit om ze te openen. Je komt in het reservatiescherm, dat verderop in dit artikel uitgebreid aan bod komt.

Beweeg je met je muis over een activiteit zonder te klikken, dan krijg je een snelkaart te zien met de belangrijkste info: naam, dag en uur, coach, ruimte en bezetting — plus een Open-link als je door wil.

Meerdere activiteiten tegelijk

Eén klik op een activiteit selecteert ze. Onderaan verschijnt een balk met acties, en je kan gewoon verder klikken om meer activiteiten aan je selectie toe te voegen. In die balk vind je onder meer Kopiëren, Herhalen, Annuleer en Bewerken.

Zo pas je in één beweging een hele reeks lessen aan, in plaats van ze één voor één te openen. Met Deselecteren maak je je selectie weer leeg.

Een activiteit verplaatsen

Sleep een activiteit naar een ander tijdstip of een andere dag. Ze wordt meteen opgeslagen.

Let op: een verplaatsing is direct actief. Staan er al reservaties op de activiteit, controleer dan even of je je leden moet verwittigen.

Een activiteit herhalen

Selecteer een activiteit en klik op Herhalen in de actiebalk. Je kiest een herhalingspatroon — dagelijks, wekelijks, maandelijks, jaarlijks of enkel op weekdagen — geeft aan om de hoeveel periodes de activiteit terugkomt, en tot wanneer.

Zo bouw je een volledig seizoensrooster op zonder elke les apart in te geven.

Het reservatiescherm

Klik je een activiteit open, dan kom je in het vernieuwde reservatiescherm. Vroeger stapelden hier vensters zich op elkaar. Nu is het één overzicht waar alles bij de hand ligt.

Alles in tabbladen

Bovenaan vind je de tabbladen van dezelfde activiteit:

• Reservaties — wie is ingeschreven, en wie annuleerde
• Wachtlijst — wie wacht op een vrije plaats
• Instellingen — activiteitstype, uur, locatie, coach, capaciteit, kleur en notitie
• Historiek — welke wijzigingen er zijn gebeurd, en door wie
• Betalingen — de financiële kant van deze activiteit

Je springt ertussen zonder het scherm te verlaten, en zonder je plaats in de planner kwijt te spelen.

Een lid toevoegen in één vloeiende dialoog

Dit is de grootste verbetering voor wie aan de balie staat. Een lid inschrijven loopt nu als één doorlopende reeks stappen: je kiest het lid, dan het abonnement, dan de prijscategorie, en tot slot beantwoord je eventuele extra vragen.

Geen vensters meer die over elkaar openen. Je ziet altijd waar je bent en wat er nog volgt.

Van wachtlijst naar vrije plaats in één klik

Komt er een plaats vrij, dan ga je naar het tabblad Wachtlijst en geef je iemand met één klik die plaats. De persoon verhuist meteen naar de reservaties.

Deelnemers mailen en exporteren

Vanuit de deelnemerslijst mail je alle ingeschrevenen in één beweging — handig als een les verplaatst wordt of de coach wijzigt. Je exporteert de lijst ook, bijvoorbeeld om af te drukken en mee te nemen naar de zaal.

En net als bij de event-cards bepaal je zelf welke kolommen je in die lijst ziet.

Ook op gsm en tablet

Het reservatiescherm werkt nu vlot op een kleiner scherm. Sta je met een tablet in de zaal, dan kan je ter plaatse iemand inschrijven of van de wachtlijst halen.

Wat levert het je op?

Iedereen ziet wat hij nodig heeft. De receptie, de coach en de clubmanager kijken naar dezelfde planning, maar elk met de weergave, velden en filters die voor hun werk kloppen. Personalisatie per medewerker, niet per club — dat is het verschil met vroeger.

Je ziet meer op één scherm. Met Compact past er beduidend meer van je dag in beeld dan vroeger. Minder scrollen, sneller het antwoord.

Je kiest of je naar ruimtes of naar mensen kijkt. Dezelfde dag, twee compleet verschillende vragen beantwoord — zonder van scherm te wisselen.

Inschrijven gaat vloeiend. Eén doorlopende dialoog in plaats van vensters over elkaar. Dat scheelt tijd aan de balie, en fouten bij nieuwe medewerkers.

Volle en geannuleerde lessen springen eruit. Statuslabels staan nu in tekst naast de bezettingscijfers, en geannuleerde activiteiten zijn doorstreept. Ook wie kleuren moeilijk onderscheidt, ziet in één oogopslag wat er aan de hand is.

Meerdere lessen aanpassen kost één handeling. Selecteren, actie kiezen, klaar.

Je kan werken vanaf de vloer. Het reservatiescherm werkt op gsm en tablet, dus je hoeft niet terug naar de balie om iemand in te schrijven.

Je instellingen blijven staan. Weergave, dichtheid en kaartvelden worden bewaard. Je zet het één keer goed, en dat is het.

Veelgestelde vragen

Moet ik alles opnieuw instellen na de update?
Nee. Je gegevens, instellingen en sneltoetsen blijven ongewijzigd. Alles wat nieuw is, komt erbovenop.

Gelden mijn instellingen ook voor mijn collega's?
Nee. Weergave, dichtheid en event-cardvelden zijn persoonlijk en gelden per medewerker, niet per club. Elke collega stelt de planner in zoals het voor zijn of haar werk het beste past.

Ik zie de Resources-weergave, maar er staan niet de kolommen die ik verwacht.
Resources kan je instellen op locatie of op coach. Zie je ruimtes waar je coaches verwacht (of omgekeerd), dan staat de weergave op de andere optie. Kolommen die helemaal ontbreken komen uit je locaties of je medewerkers in de clubinstellingen — voeg ze daar toe en ze verschijnen in de planner.

Kan ik een activiteit plannen zonder activiteitstype?
Ja. Handig voor interne taken zoals poetsen of onderhoud: je blokkeert dan gewoon een tijdslot. Geef de activiteit wel een duidelijke naam, en zet Privé aan als ze niet op je publieke kalender mag verschijnen.

Mijn planner start altijd in de verkeerde weergave.
Wissel één keer naar de weergave die je wil. Vanaf dan start de planner daar.

Waarom zie ik geen activiteiten vroeg in de ochtend?
De zichtbare uren van een kalender zijn een instelling per kalender. Geeft je club vroege lessen, laat die begintijd dan aanpassen zodat ze binnen het venster vallen.

Vragen over de planner? Ons supportteam helpt je graag verder via de gebruikelijke kanalen.