Les modèles d'e-mail constituent la base de chaque e-mail automatique envoyé par votre club : l'e-mail de bienvenue, la confirmation de réservation, le rappel, la facture, l'e-mail d'annulation et tous les autres. Ce guide vous montre où les retrouver, comment les organiser et où ils sont réellement utilisés.
Où trouver vos modèles d'e-mail ?
Étapes
- Allez dans Paramètres.
- Cliquez sur Automatisations dans la colonne de gauche.
- Choisissez Modèles d'e-mail.
💡 Conseil : c'est la question la plus fréquente concernant les e-mails dans Club Planner. Les modèles ne se trouvent pas sous « Communication » mais sous Automatisations, car ils sont avant tout utilisés par des processus automatiques.
À quoi servent les modèles ?
Un modèle est envoyé automatiquement à un moment précis du parcours de votre membre. Les principaux moments sont :
- E-mail de bienvenue — après l'inscription d'un membre ;
- Confirmation de réservation — après la réservation d'une activité ;
- E-mail d'annulation — après une annulation ;
- E-mail de liste d'attente — lorsqu'une place se libère ;
- Confirmation d'achat — après un achat dans la webshop ;
- Rappel — pour un montant ouvert ou un lien de paiement en ligne ;
- E-mail de facture — lors de l'envoi d'une facture ;
- Avis d'expiration — lorsqu'un abonnement touche à sa fin.
Un modèle peut contenir des balises que Club Planner complète à l'envoi, comme le nom du membre, l'abonnement ou la date. Vous n'avez ainsi jamais à saisir de données personnelles manuellement.
Organiser les modèles en dossiers
Étapes
- Ouvrez l'aperçu Modèles d'e-mail.
- Faites glisser un modèle dans un dossier pour l'organiser par scénario d'utilisation, par exemple Financier, Rétention, Newsletter ou Général.
💡 Conseil : créez un dossier Actif et un dossier Ancien. La plupart des clubs accumulent des dizaines de modèles dont seuls quelques-uns servent réellement. Sans structure de dossiers, quelqu'un finira par modifier le mauvais modèle.
Où lier un modèle à une action ?
Un modèle ne fait rien en soi. Vous le liez à l'endroit d'où il doit être envoyé :
- E-mail d'annulation — Paramètres → Planner → Policy, sous Envoyer un e-mail lorsque l'utilisateur annule ;
- E-mails automatiques tels qu'anniversaire, « tu nous manques » ou expiration — Paramètres → Automatisations → Automatisations → Base de données ;
- E-mail d'inscription et de bienvenue — sur le formulaire d'inscription sous Paramètres → Membres → Formulaires ;
- Confirmations de la webshop — dans le paramètre webshop concerné.
⚠️ Important : si vous modifiez un modèle lié à plusieurs actions, le texte change partout en même temps. Pour ajuster un moment précis, faites d'abord une copie et liez celle-ci.
Résultat
Vous savez où se trouvent vos modèles, à quoi ils servent et où ils sont liés. Vous pouvez désormais modifier le bon e-mail en connaissance de cause, sans altérer par accident un autre envoi.
Voir aussi Créer un nouvel e-mail et modifier des e-mails existants, Comment convertir un modèle d'e-mail du format HTML au format texte ?, Comment ajouter une photo à un e-mail ? et Configurer les automatisations.