Met automatisaties laat je Club Planner terugkerende taken zelf uitvoeren: bankbestanden aanmaken, CodaBox-bestanden inlezen, onbetaalde facturen opvolgen en automatisch e-mails versturen zoals een verjaardagsmail of een herinnering dat een abonnement bijna verloopt. In deze handleiding leer je waar je ze vindt, hoe je ze leest en hoe je er zelf een toevoegt.
Waar vind je de automatisaties?
Stappen
- Ga naar Instellingen.
- Klik in de linkerkolom op Automatiseringen.
- Kies Automatiseringen.
Je ziet drie tabbladen: Betaling, Database en Favorieten.
Betalingsautomatisaties
Hier beheer je alles wat met geld te maken heeft: het genereren van bankbestanden, het verwerken van CodaBox coda-bestanden en de opvolging van onbetaalde facturen.
Stappen
- Open het tabblad Betaling.
- Bekijk in de lijst per automatisatie de titel en de laatste uitvoering. Die datum vertelt je in één oogopslag of de automatisatie effectief loopt.
- Klik op een bestaande automatisatie om ze te openen, of klik onderaan op Nieuwe betalingsautomatisatie toevoegen.
- Stel per automatisatie in wanneer ze loopt, op welke clubs ze van toepassing is en welke meldingen je erover ontvangt.
💡 Tip: controleer de kolom Laatste uitvoering maandelijks. Staat daar een oude datum bij je domiciliëringsautomatisatie, dan zijn er waarschijnlijk incasso's blijven liggen.
Database-automatisaties
Database-automatisaties sturen automatische e-mails en voeren terugkerende taken uit op je ledenbestand. Voorbeelden die veel clubs gebruiken:
- een verjaardagsmail naar het lid;
- een "we missen je"-mail naar slapende leden;
- een verwittiging dat een abonnement over 14 dagen verloopt;
- een melding dat er nog 3 beurten op de beurtenkaart staan;
- een herinnering bij een onbetaald CodaBox-bedrag.
Stappen
- Open het tabblad Database.
- Bekijk per automatisatie de omschrijving, of ze actief is en wanneer ze voor het laatst liep.
- Klik op een automatisatie om ze te openen, of klik op Nieuwe database-automatisatie toevoegen.
- Duid de weekdagen aan waarop de taak mag lopen en vul eventueel een geldigheidsperiode in.
- Sla op.
⚠️ Belangrijk: een automatisatie loopt alleen op de aangeduide weekdagen én binnen de ingestelde geldigheidsperiode. Automatisaties die niet actief staan of waarvan de geldigheidsperiode verstreken is, worden overgeslagen — zonder foutmelding. Dat is de meest voorkomende reden waarom een verwachte mail niet vertrekt.
Favorieten
Onder Favorieten zet je de automatisaties die je het vaakst nodig hebt vooraan, zodat je ze niet telkens moet opzoeken.
Resultaat
Je weet welke taken je club automatisch uitvoert, wanneer ze lopen en waar je ze aanpast. Een automatisatie die niet werkt, herken je nu meteen aan de kolom Laatste uitvoering of aan een uitgeschakelde status.
De e-mails die deze automatisaties versturen, beheer je in E-mailsjablonen beheren. Voor het handmatig trekken van domiciliëringen zie Hoe kan ik manueel mijn domiciliëringen trekken en doorsturen naar de bank? en voor foutcodes SEPA error-codes.